2. 車両管理で担当者が抱えやすい課題

ETCカード・燃料カードの明細処理が手作業になっている

ETCカードや燃料カードの明細はカード会社のウェブサイトやCSV（表形式のデータファイル）で提供されますが、それを自社の車両台帳と照合して転記する作業は多くの場合、手作業で行われています。車両台数や利用明細が増えるほど、月末の照合・集計作業に多くの時間を要するようになります。

また、どの利用がどの工事現場・配送案件に対応するのかを紐付ける作業も、Excelでは限界が生じます。

車検・免許の期限管理が属人化している

車検の期限や運転免許の有効期限は、担当者が個人のメモや手帳で管理していることが多く、担当者の異動や退職によって管理が途切れるリスクがあります。法令上、期限切れの車両を業務で運行することや、失効した免許でドライバーを乗務させることは重大な問題となるため、組織として確実に管理できる仕組みが必要です。

現場・案件ごとの車両コストが見えない

「A工事の燃料費がいくらかかったか」「B路線の走行コストはどのくらいか」を把握しようとすると、複数のExcelを横断しながら手動で集計する必要があります。そのため月次の原価管理が後手に回り、気づいた時には予算を大幅に超えていた、というケースも発生します。

3. 課題の解決方法と各アプローチの比較

車両管理の課題に対するアプローチは主に3種類に分けられます。それぞれのメリット・デメリットを整理します。

	パッケージソフト	Excelでの自作管理	FileMakerカスタム開発
初期コスト	△ 中〜高	○ 低	△ 中
自社業務への適合度	△ 標準機能のみ	○ 柔軟に対応	◎ 個別要件に対応しやすい
保守・更新の容易さ	◎ ベンダー対応	× 担当者依存	○ 継続サポートあり
複数業務との連携	△ 連携制限あり	△ 設計・運用次第	○〜◎ 連携仕様による
ETC・燃料CSV取込	△ 製品による	△ 工夫により対応可能	◎ 自動化可能

車両台数が少なく管理項目も限定的ならExcel、標準的な車両管理機能で十分ならパッケージソフト、自社独自の案件管理や既存システムとの連携まで必要な場合はFileMakerによるカスタム開発が候補になります。

FileMakerによるカスタム開発は初期費用がかかるものの、自社の業務フローにそのままフィットするシステムを構築できる点が最大のメリットです。特に、自社独自の現場コードや案件番号との紐付けなど、標準的なパッケージでは業務に合わせにくい処理がある場合、FileMakerによるカスタム開発が選択肢になります。

4. FileMakerによる車両管理システムの実現イメージ

株式会社ブリエではFileMakerを使った車両管理システムの開発実績があります。主な機能として実現できることをご紹介します。

ETC・燃料カード明細の自動取り込みと紐付け

カード会社から発行されるCSVファイルをFileMakerに読み込むことで、利用日時・金額・利用箇所のデータを自動で取り込みます。取り込んだデータは車両マスタおよびドライバーマスタと紐付けられ、どの車両がいつどこで使ったかを一覧で確認できます。さらに現場コードや案件番号を紐付けることで、案件ごとの燃料費・高速費を即座に集計できます。