FileMakerエンジニア
企業を取り巻く環境が大きく変化するなか、業務効率化や生産性向上を目的としてDXに取り組む企業が増えています。
しかし、紙やExcel、複数のシステムに情報が分散している状態では、必要なデータを十分に活用できず、思うようにDXを進められないことがあります。
データを「保管するもの」から「活用するもの」へ変えていくためにも、必要な情報を一元的に管理・活用できる仕組みを整えることが、DXを進めるうえで重要です。
顧客情報や案件情報、在庫情報などを一つのシステムで管理することで、情報共有やデータ活用がしやすくなり、業務全体の改善につなげられます。
そこで活用できるのが、ローコード開発プラットフォームのFileMaker（ファイルメーカー）です。
FileMakerは自社の業務に合わせてシステムを構築できるため、既存の業務を活かしながら一元管理を進められます。
本記事では、DXを実現するうえで一元管理が重要な理由から、FileMakerがDXに適している理由、一元管理によるメリット、具体的な活用事例、導入時のポイントまで詳しく解説します。
目次
1. DXを実現するために一元管理が重要な理由
DXとは、単に紙の書類をデジタル化したり、新しいシステムを導入したりすることではありません。
デジタル技術やデータを活用し、業務の進め方そのものを変革していくことが重要です。
そのためには、社内のさまざまな場所に存在する情報を整理し、必要なときに活用できる環境を整える必要があります。
ここでは、DXを実現するために一元管理が重要な理由を解説します。
1.1. 情報が分散すると業務改善が進まないから
企業では、顧客情報はExcel、案件情報は営業担当者ごとのファイル、在庫情報は専用システムといったように、業務ごとに異なる方法で情報を管理しているケースがあります。
情報が複数の場所に分散していると、必要な情報を探すだけでも時間がかかります。
さらに、同じ情報を複数のシステムへ入力したり、Excelから別のシステムへ転記したりする作業が発生することも少なくありません。
このような状態では、一部の業務をデジタル化しても、業務全体の効率化にはつながりにくくなります。
DXを進めるためには、個別の業務だけを見るのではなく、情報の流れを整理し一元管理できる環境を整えることが重要です。
1.2. データを活用しやすくなるから
DXでは、蓄積されたデータを業務改善や経営判断に活用することも重要です。
しかし、部署やシステムごとにデータが分散している場合、必要な情報を集めるだけでも大きな手間がかかります。
また、データの形式や更新時期が異なれば、正確な分析が難しくなる可能性もあります。
情報を一元管理すれば、必要なデータを同じ環境から確認できるようになり、集計や分析にも活用しやすくなります。
データを「保管するもの」から「活用するもの」へ変えていくためにも、一元管理できる仕組みを整えることがDXの土台となります。
1.3. 属人化の解消につながるから
担当者ごとに異なる方法で情報を管理していると、「どこに情報があるのかわからない」「担当者がいなければ業務を進められない」といった属人化が起こりやすくなります。
特にExcelや個人フォルダを中心に管理している場合、ファイルの保存場所や更新方法を特定の担当者しか把握していないケースもあります。
一元管理によって情報の保存場所や管理方法を統一すれば、担当者以外でも必要な情報を確認しやすくなります。
担当者の異動や退職があった場合でも、引き継ぎに伴う負担を軽減できるでしょう。
DXを継続的に進めるためにも、個人に依存しない情報管理の仕組みを構築することが大切です。
1.4. 継続的な業務改善を実現できるから
DXは、一度システムを導入すれば完了するものではありません。
業務環境や顧客ニーズの変化に合わせて、継続的に業務を見直していく必要があります。
情報が一元管理されていれば、業務の進捗状況や蓄積されたデータを確認しながら、課題を把握しやすくなります。
たとえば、特定の工程に時間がかかっていることがわかれば、業務フローを見直したり、自動化を検討したりすることが可能です。
一元管理によって業務の状況を可視化することは、継続的に改善を繰り返しながらDXを進めるための基盤となります。
2. FileMakerがDXの実現に適している理由
DXを実現するためには、自社の業務に適したシステムを選ぶことが重要です。
既製のシステムでは自社独自の業務フローに対応できず、かえって現場の負担が増えてしまうケースもあります。
FileMakerは、自社の業務に合わせたシステムを比較的柔軟に構築できるローコード開発プラットフォームです。
ここでは、FileMakerがDXの実現に適している理由を5つ紹介します。
2.1. 自社業務に合わせてシステムを構築できるから
企業によって業務フローや管理したい情報は異なります。
そのため、既製の業務システムを導入しても、自社の運用方法と合わないことがあります。
FileMakerでは、顧客管理や案件管理、在庫管理、見積管理など、自社に必要な機能を組み合わせてシステムを構築できます。
現在の業務フローを踏まえながら必要な機能を設計できるため、現場の運用に合わせたDXを進めやすい点が特徴です。
また、業務に不要な機能を無理に使う必要がなく、必要な情報や機能を中心にシステムを設計できます。
2.2. 複数の業務データを一元管理できるから
顧客管理や営業管理、在庫管理などを別々のツールで行っていると、業務をまたぐたびに情報を確認したり転記したりする必要があります。
FileMakerでは、複数の業務で使用するデータを関連付けながら一元管理することが可能です。
たとえば、顧客情報に案件情報や見積情報、対応履歴などを紐付けておけば、一つの画面から関連する情報を確認できます。
顧客・案件・見積など、業務ごとに発生する情報を関連付けて管理できるため、部署や業務をまたいだデータ管理の基盤を構築できます。
2.3. 他システムと連携しやすいから
DXを進めるからといって、現在利用しているすべてのシステムを入れ替える必要があるとは限りません。
FileMakerはAPIやODBC/JDBCなどを活用し、外部のシステムやサービスと連携することも可能です。
たとえば、Webフォームから送信された情報をFileMakerへ取り込んだり、既存システムに蓄積されているデータと連携したりする方法が考えられます。
既存のシステムを活用しながら必要な部分をFileMakerで補うことで、大規模なシステム変更を避けながら段階的にDXを進めることができます。
2.4. ローコード開発で短期間に導入できるから
大規模なシステムをゼロから開発する場合、要件定義から設計、開発、テストまで長い期間を要することがあります。
FileMakerはローコード開発プラットフォームであり、従来のシステム開発と比較して少ないコーディングで業務システムを構築できるケースがほとんどです。
必要な機能から段階的に開発することもできるため、まずは特定の部署や業務で導入し、その後対象範囲を広げるといった進め方も可能です。
DXに取り組みたいものの、大規模なシステム開発に踏み切れない企業にとっても検討しやすい選択肢といえるでしょう。
2.5. 導入後も柔軟に改善できるから
業務システムに求められる機能は、導入時から変わらないとは限りません。
事業の拡大や組織変更、業務フローの見直しなどによって、新しい機能が必要になることもあります。
FileMakerは、導入後も機能追加や画面変更などのカスタマイズを行いやすい点が特徴です。
実際にシステムを利用するなかで見つかった課題をもとに改善を重ねられるため、業務の変化に対応しながら継続的なDXを進められます。
3. FileMakerによる一元管理でDXを実現するメリット
FileMakerを活用して情報を一元管理することで、単に情報の保存場所をまとめるだけではなく、日々の業務そのものを効率化できます。
ここでは、FileMakerによる一元管理でDXを実現することで得られる主なメリットを紹介します。
3.1. 業務の重複や二度手間を削減できる
情報を複数のExcelやシステムで管理していると、同じ情報を何度も入力したり、それぞれのデータを照合したりする作業が発生しやすくなります。
たとえば、営業担当者が顧客情報をExcelへ入力したあと、見積システムや請求管理システムへ同じ内容を入力しているケースです。
FileMakerでデータを一元管理すれば、一度登録した情報を複数の業務で活用できるようになります。
導入前後の業務を比較すると、次のような変化が期待できます。
- 顧客情報を複数のExcelやシステムへ入力する
- 必要な情報を複数のファイルから探す
- システム間でデータを手作業で転記する
- 一度登録した顧客情報を複数の業務で活用する
- 必要な情報をFileMaker上でまとめて確認する
- データの転記や重複入力を減らす
これまで入力や確認に使っていた時間を削減できるため、営業活動や顧客対応など、より重要な業務に時間を使いやすくなります。
3.2. リアルタイムで情報共有できる
Excelファイルなどを個別に管理している場合、担当者ごとに異なるファイルを使用していたり、更新内容の共有が遅れたりして、どの情報が最新なのかわからなくなることがあります。
FileMakerで情報を一元管理すれば、担当者が登録・更新した情報をほかの利用者も確認できるため、組織内で最新の情報を共有する環境を整えられます。
導入前後では、情報共有の方法にも次のような違いが生まれます。
- 担当者に最新の進捗を確認する
- メールやチャットで更新内容を共有する
- 部署ごとに異なる情報を確認している
- FileMaker上で最新の進捗を確認する
- 更新された情報を関係者で共有する
- 部署をまたいで同じデータを確認する
担当者への確認や情報共有にかかる時間を減らせるため、顧客対応や社内の意思決定をスピーディーに進めやすくなります。
3.3 入力ミスや転記ミスを防止できる
手作業による入力や転記が多いほど、入力漏れや数字の間違い、コピー＆ペーストによる転記ミスなどが発生する可能性も高くなります。
FileMakerでは、入力項目や選択肢をあらかじめ設定したり、登録済みの情報を別の画面へ反映したりする仕組みを構築できます。
たとえば、次のような業務改善が可能です。
- 同じ情報を何度も手入力する
- Excelから別システムへデータを転記する
- 入力内容を目視で確認する
- 登録済みのデータを再利用する
- 必要な情報を自動で反映する
- 入力項目や選択肢を統一する
人が入力・転記する作業そのものを減らすことで、人的ミスの発生を抑えられます。修正や確認にかかる時間も削減でき、正確なデータを蓄積しやすくなる点もメリットです。
3.4. 業務の標準化を実現できる
担当者ごとに業務の進め方が異なる状態では、作業品質にばらつきが生じたり、担当者が変わるたびに引き継ぎに時間がかかったりすることがあります。
FileMakerでは、入力項目や処理手順、承認フローなどをシステム上で統一することが可能です。
業務の進め方を比較すると、次のような変化が期待できます。
- 担当者ごとに異なる手順で業務を進める
- 必要な情報や管理方法が統一されていない
- 引き継ぎの際に担当者から業務を説明する必要がある
- 決められた手順に沿って業務を進める
- 入力項目や管理方法を統一する
- システム上で業務の流れや必要な情報を共有する
担当者の経験や知識だけに依存せず、一定の手順で業務を進められるようになるため、業務品質を安定させやすくなります。
さらに、新しい担当者への引き継ぎや教育にかかる負担の軽減にもつながります。
3.5. データを経営判断に活用しやすくなる
日々の業務で蓄積されるデータは、企業にとって重要な経営資源です。
しかし、情報が複数のExcelやシステムに分散していると、必要なデータを集めて集計するだけでも時間がかかります。
FileMakerで情報を一元管理することで、売上や案件数、顧客対応履歴、在庫状況など、さまざまなデータを集計・確認しやすくなります。
- 複数のファイルから必要なデータを集める
- Excelなどを使って手作業で集計する
- 担当者が作成した資料をもとに状況を判断する
- 一元管理されたデータから必要な情報を確認する
- 蓄積したデータを集計・分析する
- 最新のデータを業務改善や経営判断に活用する
たとえば、案件の受注状況や顧客ごとの取引履歴から営業戦略を検討したり、在庫・受発注データから適正在庫を判断したりできます。
必要な情報を確認しやすい環境を整えることで、経験や感覚だけに頼るのではなく、データに基づいた意思決定を行いやすくなる点が大きなメリットです。
4. FileMakerでDXを実現した一元管理の活用事例
FileMakerによる一元管理は、顧客管理や営業管理、在庫管理など、さまざまな業務で活用できます。
複数の情報を関連付けて管理することで、一つの業務を効率化するだけでなく、部署をまたいだ情報共有や業務の連携も可能になります。
ここでは、実際の業務をイメージしやすいよう、具体的な活用シーンとあわせてFileMakerの活用事例を紹介します。
4.1. 顧客情報の一元管理
顧客情報を担当者ごとのExcelや名刺、メールなどで管理していると、社内で情報を十分に共有できない場合があります。
FileMakerを活用すれば、顧客の基本情報だけでなく、問い合わせ履歴や商談履歴、契約情報などを一元管理することが可能です。
顧客に関する情報をまとめて確認できるため、担当者以外でも過去の対応状況を把握しやすくなります。
顧客から問い合わせが入った際、担当者が不在でもFileMakerから過去の問い合わせ内容や商談履歴、契約内容を確認。
別の担当者でもこれまでの経緯を把握したうえで対応できるため、担当者の確認や折り返しを待たずにスムーズな顧客対応ができます。
顧客情報を個人で管理するのではなく組織全体で共有することで、対応品質の向上や営業活動の効率化にもつながります。
4.2. 営業・案件情報の一元管理
営業活動では、顧客情報だけでなく、商談状況や見積、受注予定など多くの情報を管理する必要があります。
FileMakerで営業・案件情報を一元管理すれば、「誰が」「どの顧客に」「どのような提案をしているのか」を把握しやすくなります。
案件ごとに商談履歴や見積書、進捗状況などを紐付ける仕組みを構築することも可能です。
営業担当者が商談後にFileMakerへ進捗や提案内容、次回の対応予定を登録。
管理者は各担当者へ個別に進捗を確認しなくても、FileMakerから案件の状況を確認できます。
対応が止まっている案件や受注予定の案件も把握しやすくなり、フォローが必要な案件の発見や売上予測に活用できます。
営業活動を個々の担当者だけで管理せず、組織全体で案件の状況を把握できることもFileMakerを活用するメリットです。
4.3. 在庫・受発注管理の一元化
在庫管理と受発注管理を別々に行っていると、注文が入るたびに在庫数を確認したり、受注内容を在庫管理表へ転記したりする作業が必要になる場合があります。
FileMakerで在庫と受発注の情報を一元化すれば、受注情報と在庫データを関連付けて管理することが可能です。
商品の入出庫履歴や現在の在庫数を確認できる仕組みを構築することで、在庫確認にかかる手間を削減できます。
営業担当者が注文内容をFileMakerへ登録すると、受注情報と在庫情報を紐付けて管理。
担当者は別の在庫管理表を開かなくても、受注内容とあわせて商品の在庫状況を確認できます。
さらに、発注管理と連携すれば、在庫が少なくなっている商品を把握して仕入れを検討するなど、受注から在庫、発注までの業務を一つの流れで管理することも可能です。
部署ごとに異なる管理表を確認する必要がなくなり、受発注業務全体の効率化につながります。
4.4. 勤怠・日報・作業報告の一元管理
勤怠や日報、作業報告を紙やExcelで管理している場合、管理者が内容を確認したり集計したりする作業に時間がかかります。
FileMakerを活用すれば、従業員が入力した勤怠情報や日報、作業内容などを一元管理できます。
また、日報と案件情報を紐付けることで、案件ごとの作業状況を把握することも可能です。
従業員がその日の作業内容や作業時間をFileMakerへ入力。
管理者は提出された日報を一つずつ集めなくても、システム上から各従業員の作業状況を確認できます。
案件情報と紐付けておけば、「どの案件にどれだけの作業時間がかかったのか」も確認できるため、業務量の偏りや工数を把握し、人員配置や業務改善の検討にも活用できます。
日々の報告を単に記録するだけでなく、蓄積したデータを業務管理に活かせる点もFileMakerによる一元管理の特徴です。
4.5. 社内申請・ワークフローのデジタル化
経費申請や稟議、各種承認を紙やメールで行っていると、現在どこまで承認が進んでいるのかわからなくなることがあります。
FileMakerでは、申請内容の登録から確認、承認までをシステム上で管理するワークフローを構築できます。
申請者と承認者の双方が進捗を確認できるようにすることで、申請状況の確認にかかる手間も削減可能です。
従業員がFileMakerから経費申請を行うと、承認者が申請内容を確認してシステム上で承認。
申請者も現在の承認状況を確認できるため、「申請は確認されていますか？」と担当者へ問い合わせる必要がありません。
承認後の情報もそのまま蓄積できるため、過去の申請内容を探したり、紙の書類を保管したりする負担も軽減できます。
申請から承認、履歴管理までを一つの仕組みにまとめることで、社内ワークフロー全体のデジタル化につなげられます。
5. FileMakerによる一元管理でDXを実現するためのポイント
FileMakerを導入するだけで、自動的にDXを実現できるわけではありません。
現在の業務課題を整理し、どのような状態を目指すのかを明確にしたうえでシステムを構築することが大切です。
ここでは、FileMakerによる一元管理でDXを実現するために押さえておきたいポイントを解説します。
5.1. DXで解決したい課題を明確にする
FileMakerの導入を検討する際は、最初にDXによって解決したい課題を明確にしましょう。
「Excelでの二重入力をなくしたい」「営業情報を社内で共有したい」「紙で行っている申請業務をデジタル化したい」など、企業によって抱えている課題は異なります。
目的が曖昧なままシステムを構築すると、必要以上に機能が増え、かえって現場で使いにくいシステムになる可能性があります。
- 現在、特に時間がかかっている業務は何か
- 二重入力や転記が発生している業務はないか
- 情報共有に時間がかかっている業務はないか
- FileMakerの導入によって何を改善したいのか
現在抱えている課題とDXによって実現したい状態を整理することで、FileMakerで一元管理すべき情報や業務の範囲を決めやすくなります。
5.2. 現在の業務フローを整理する
システムを構築する前に、現在どのような流れで業務が行われているのかを整理しましょう。
業務フローを可視化することで、担当者や部署、使用しているツール、情報の流れなどを把握しやすくなります。
- 誰が情報を入力・更新しているか
- どのExcelやシステムを使用しているか
- どのタイミングで情報共有や承認が必要か
- 二重入力や手作業が発生している工程はどこか
- 不要になっている作業や工程はないか
現在の業務をそのままFileMakerへ移すのではなく、不要な作業や重複している工程を見直してからシステム化することが重要です。
業務そのものを整理したうえでFileMakerを設計することで、一元管理による業務改善の効果を高められます。
5.3. 小規模な業務から段階的に導入する
DXを進める際、最初から社内すべての業務を一元管理しようとすると、開発範囲が大きくなり、導入までに時間がかかる可能性があります。
そのため、まずは課題が明確な業務や部署からFileMakerを導入し、段階的に対象範囲を広げる方法も有効です。
- 課題が明確な業務から導入する
- 利用する部署や担当者を限定して開始する
- 実際に運用して使いやすさを確認する
- 効果を確認してから対象業務を広げる
たとえば、最初に顧客管理をFileMakerへ移行し、運用が安定してから案件管理、見積管理、請求管理へと対象を広げる方法があります。
小さく導入して効果を確認しながら改善を重ねることで、現場の負担や導入時のリスクを抑えながらDXを進められます。
5.4. 現場の意見を反映しながら改善を続ける
システムを実際に利用するのは現場の担当者です。
経営層やシステム担当者だけで仕様を決めてしまうと、実際の業務に合わず、導入したシステムが十分に活用されない可能性があります。
FileMakerは導入後も機能や画面を変更できるため、実際に使用しながら改善を重ねていくことが大切です。
- 現場の担当者から定期的に意見を集める
- 使いにくい入力項目や画面がないか確認する
- 新たに発生した業務課題を把握する
- 必要に応じて機能や業務フローを見直す
たとえば、「入力項目を減らしたい」「この情報も同じ画面で確認したい」といった意見を反映することで、実際の業務に合ったシステムへ改善できます。
導入して終わりにするのではなく、利用者の声を取り入れながら継続的に改善することが、FileMakerをDXにつなげるポイントです。
5.5. 保守・運用まで見据えて開発会社を選ぶ
FileMakerの開発会社を選ぶ際は、システムを構築できるかどうかだけではなく、導入後の保守・運用体制も確認することが重要です。
業務内容は時間の経過とともに変化するため、システムにも機能追加や仕様変更が必要になる場合があります。
また、FileMakerのバージョンアップやトラブルへの対応が求められることもあるでしょう。
- FileMakerの開発実績があるか
- 導入後の保守/運用に対応しているか
- 機能追加や仕様変更を相談できるか
- トラブル発生時のサポート体制が整っているか
- 業務改善について継続的に相談できるか
開発後も相談できる会社であれば、業務の変化に合わせてFileMakerを改善しながら長期的に活用できます。
FileMakerによる一元管理を継続的なDXにつなげるためにも、開発だけではなく、保守・運用や将来的な改善まで支援できる会社を選びましょう。
6. FileMakerによる一元管理でDXを実現するなら株式会社ブリエへ
DXを実現するためには、単に新しいツールを導入するのではなく、社内に分散している情報や業務の流れを整理し、データを活用できる環境を構築することが重要です。
FileMakerを活用すれば、顧客情報や案件情報、在庫情報など、複数の業務データを一元管理できます。
また、自社の業務に合わせてシステムを構築できるため、既存の業務を活かしながら段階的にDXを進めることも可能です。
株式会社ブリエでは、FileMakerを活用したシステム開発から、既存システムの改修、保守・運用まで幅広くサポートしています。
「社内のExcelを一元管理したい」「複数のシステムに分散している情報をまとめたい」「FileMakerを活用してDXを進めたい」といった課題にも、現在の業務状況を確認したうえで適切な方法をご提案します。
FileMakerによる一元管理やDXをご検討の際は、株式会社ブリエへお気軽にご相談ください。
株式会社ブリエ代表取締役。Webデザイン、WordPress、Elementor、DTPデザイン、カメラマンなどを経て、FileMakerエンジニアとなる。企業の経営課題であるDX化、業務効率化、ペーパーレス化、情報の一元管理など、ビジネスニーズの変化に合わせてFileMakerで業務システムを開発し、柔軟に拡張して解決いたします。
