営業担当者：物件台帳と顧客管理を一画面で参照

物件台帳には、販売物件ごとの所在地・価格・面積・構造・現況・担当者・商談状況を登録します。顧客管理には、購入希望者の氏名・連絡先・希望エリア・希望価格帯・希望条件・商談ステータス・対応履歴をすべて一画面で確認できる設計にしました。以前は別々のExcelファイルを行き来しなければ確認できなかった情報が、FileMaker上で物件と顧客を紐付けた状態で瞬時に参照できるようになりました。

営業担当者：双方向マッチング検索機能

本システムの中核となるのが、双方向のマッチング検索機能です。

物件側からの検索

特定の物件を選択すると、その物件の条件（エリア・価格帯・広さなど）に希望がヒットする購入希望者を自動で抽出します。「この物件、誰か興味を持ちそうなお客様は? 」という問いに、担当者の記憶に頼ることなくシステムが答えを出します。

顧客側からの検索

特定の顧客を選択すると、その顧客の希望条件に合致する物件を絞り込んで表示します。「このお客様に提案できる物件はどれか? 」を瞬時に確認でき、商談の質と速度が大幅に向上しました。

営業担当者：進捗管理・アラート機能

顧客管理画面には、契約フローに沿ったチェックボックスとステータス管理を実装しました。各フェーズ（初回接触・物件案内・与信審査・契約・決済・引き渡し）のステータスが一目でわかるほか、次のタスクに対するアラートが顧客一覧画面に表示される設計です。担当者は一覧画面を見るだけで「今日対応すべき案件はどれか」「滞っている案件はどれか」を瞬時に把握できます。

経営者・管理職：ダッシュボードで全案件を一目把握

社長・管理職向けのダッシュボードでは、商談中で進捗が滞っている案件の一覧と担当者、受注前・受注後の重要フェーズにある案件、担当者別の案件件数・ステータス分布を一画面で確認できます。担当者に個別確認しなくても経営判断に必要な情報がすべて揃う状態を実現しました。

事務担当：HPへの物件情報連携データ出力

物件台帳に登録した情報をもとに、自社HPの物件情報を更新するためのデータを出力する機能も実装しました。FileMakerで物件情報を更新すればHP連携用のデータも同時に最新化できるため、物件情報の二重入力・転記作業がなくなり、掲載情報の鮮度を保てるようになりました。

導入後の効果

システム導入の結果、次のような改善が実現しました。

特に大きな効果として表れたのが、進捗漏れの完全解消です。月に約5件発生していた対応漏れ・タスク抜けが0件になりました。不動産の売買取引では、対応の遅れが購入希望者の検討意欲の低下や他社への流出に直結するため、この改善が成約率の向上にも貢献したと考えられます。

また、情報がFileMaker上に集約されたことで、担当者間の情報共有が大幅にスムーズになりました。社長にとっては、ダッシュボードで全案件の状況を把握できるようになったことで、経営判断の優先順位をデータに基づいてつけられるようになっています。

FileMakerが選ばれる理由

カスタマイズ性の高さ

FileMakerはノーコード・ローコードで開発できるプラットフォームでありながら、レイアウトや機能のカスタマイズ性が非常に高いのが特長です。「物件の種別によって表示する項目を変える」「マッチング条件を自社の営業ルールに合わせて設定する」といった細やかなニーズにも柔軟に対応できます。現場の実務に合ったインターフェースを構築できるため、使いやすさ・定着率が高くなるのもメリットです。

スモールスタートが可能

FileMakerなら最小限の機能から短期間でリリース可能です。その後、運用しながら機能を拡張していく「段階的導入」ができるため、初期投資を抑えつつスピーディに現場の課題を解決できます。

内製化・運用のしやすさ

FileMakerは専門的なプログラミング知識がなくても、基本的な設計・修正が社内担当者でおこなえるという利点があります。「フィールドの追加」「出力条件の変更」「レイアウトの調整」など、ちょっとした改修が外注に頼らず対応することが可能です。業務の変化にも即時に対応できるため、運用コストの削減とスピード感のある改善サイクルを実現できます。

プロジェクト概要

費用については要件・規模によって異なります。まずはお気軽にお問い合わせください。現在の運用状況をお伺いしたうえで、費用感の目安をご案内します。

この記事を読んでいる方、いくつ当てはまりますか？

まとめ