FileMakerエンジニア
FileMaker（ファイルメーカー）は、企業ごとの業務に合わせて柔軟にシステムを構築できるローコード開発プラットフォームです。
顧客管理や案件管理、在庫管理、見積・請求管理など、さまざまな業務システムの構築に活用されています。
しかし、FileMakerで業務システムを構築したからといって、そのまま長期間安定して利用できるとは限りません。
業務内容の変化やOS・FileMakerのアップデート、不具合やトラブルなどに対応しながら、継続的にシステムを保守していく必要があります。
適切な保守を行わないまま運用を続けると、突然システムが利用できなくなったり、業務に合わない状態になったりする可能性もあります。
本記事では、FileMakerで構築した業務システムに保守が必要な理由や主な保守内容、安定運用するためのポイントについて解説します。
これからFileMakerを導入する企業はもちろん、現在利用している業務システムの保守体制を見直したい方も、ぜひ参考にしてください。
目次
1. FileMakerで構築した業務システムに保守が必要な理由
FileMakerで業務システムを構築した後は、日々の業務で問題なく利用できる状態を維持するために、継続的な保守が必要です。
システムそのものに問題がなくても、業務内容や利用環境は時間とともに変化していきます。
ここでは、FileMakerで構築した業務システムに保守が必要な主な理由を解説します。
1.1. 業務システムは導入後も継続的な対応が必要だから
業務システムは、一度構築すれば終わりというものではありません。
- システムに発生した不具合への対応
- データ量の増加による動作状況の確認
- 利用者からの操作方法に関する問い合わせ対応
- 設定や権限の変更
- 業務に合わせた機能の修正や調整
こうした問題や変更に対応できる体制が整っていなければ、トラブルが起きるたびに業務へ影響が及ぶリスクがあります。
FileMakerで構築した業務システムを安定して利用し続けるためには、導入後もシステムの状態を確認し、必要に応じて対応できる保守体制を整えることが大切です。
1.2. 業務内容や運用方法は時間とともに変化するから
企業の業務内容や運用方法は、事業の成長や組織変更などによって変化します。
- 管理する項目が増えた
- 新しい部署や拠点が増えた
- 承認フローが変更された
- 帳票のフォーマットが変わった
- 新しい業務をシステムで管理することになった
導入当初の状態を維持したままでは、次第に現在の業務とシステムの間にズレが生じる可能性があります。
FileMakerは業務に合わせて機能を追加・変更できるため、保守とあわせて必要な改修を行うことで、現場に適した業務システムを維持しやすくなります。
1.3. FileMakerやOSのアップデートへの対応が必要だから
FileMaker自体はもちろん、WindowsやmacOS、iOSなどのOSも継続的にアップデートされます。
- 既存の機能が正常に動作するか
- レイアウトや画面表示に問題がないか
- 外部サービスとの連携に影響がないか
- 利用しているプラグインが対応しているか
- 各端末から問題なくシステムを利用できるか
新しいバージョンが公開されたからといって、十分な確認をせずに本番環境へ適用すると、既存の業務システムが正常に動作しなくなる可能性があります。
FileMakerで構築した業務システムを安定して利用するためには、アップデートによる影響を事前に確認し、必要な対応を行うことが重要です。
2. FileMakerの業務システムで保守を行わないリスク
FileMakerで構築した業務システムの保守を行わずに運用を続けると、さまざまな問題が発生する可能性があります。
問題が表面化してから対応しようとすると、復旧に時間や費用がかかるケースもあるため注意が必要です。
ここでは、FileMakerの業務システムで保守を行わない場合に考えられる主なリスクを紹介します。
2.1. システムの不具合によって業務が止まる
FileMakerを受注管理や在庫管理、顧客管理など日常的な業務に利用している場合、システムの不具合は業務そのものに影響します。
たとえば、システムへログインできない、必要なデータを表示できない、帳票を出力できないといった問題が発生すると、復旧するまで作業を進められない可能性があります。
保守体制を整えておけば、トラブルの早期発見や原因の特定につなげることができます。
業務への影響をできる限り抑えるためにも、不具合が発生した場合の対応方法や連絡先をあらかじめ決めておくことが重要です。
2.2. OSやFileMakerのアップデートに対応できない
OSやFileMakerのバージョンが変わると、既存の業務システムに影響が生じることがあります。
動作検証を行わずにアップデートした結果、一部の機能が正常に利用できなくなる可能性も考えられます。
一方、影響を懸念して古いバージョンを使い続ければ、新しいOSや端末へ移行できないなど、別の問題につながることもあるでしょう。
保守を通じてバージョン情報や利用環境を把握し、適切なタイミングでアップデートを検討することが大切です。
2.3. 業務の変化にシステムが合わなくなる
導入当初は使いやすかった業務システムでも、数年後には現場の業務と合わなくなっている場合があります。
必要な項目が足りない、現在は使わない機能が残っている、新しい業務だけExcelで管理しているなどの状態が続けば、システムを導入していても二重入力や手作業が増えてしまいます。
その結果、業務効率が低下するだけでなく、現場でFileMakerが使われなくなることも考えられます。
定期的に運用状況を確認し、現在の業務に合わせてシステムを見直すことが必要です。
2.4. セキュリティ上のリスクが高まる
古いバージョンのソフトウェアやOSを長期間利用していると、セキュリティ上のリスクが高まる可能性があります。
また、退職した従業員のアカウントが残っていたり、必要以上のアクセス権限が設定されていたりするケースにも注意が必要です。
FileMakerで顧客情報や取引情報など重要なデータを管理している場合、適切なアクセス権限の設定や利用環境の見直しが欠かせません。
保守を通じて定期的に設定や利用状況を確認し、安全に利用できる環境を維持することが重要です。
2.5. トラブル発生時の対応が遅れる
保守担当者や問い合わせ先が決まっていない場合、トラブルが発生してから対応できる人を探さなければなりません。
特に、システムを開発した担当者が退職している場合や、開発会社との契約が終了している場合は、システムの仕様を把握するところから始める必要があります。
原因の特定に時間がかかれば、その分だけ業務への影響も長引きます。
「問題が起きたときに誰へ相談するのか」を事前に明確にしておくことも、FileMakerの業務システムを安定運用するうえで重要です。
3. FileMakerで構築した業務システムの主な保守内容
FileMakerの保守には、不具合が起きた際の対応だけでなく、安定した運用を維持するためのさまざまな業務が含まれます。
具体的な対応範囲は保守会社や契約内容によって異なりますが、主な保守内容は以下のとおりです。
3.1. システムの稼働状況や不具合の確認
業務システムが正常に利用できているか確認し、不具合が発生した場合には原因を調査します。
エラーが発生する、特定の画面だけ動かない、処理速度が遅くなったなど、日々の運用で発生する問題への対応も保守の一つです。
不具合を放置すると業務への影響が大きくなる可能性があるため、問題を早期に把握し、必要な対応を行うことが重要となります。
3.2. FileMakerやOSのバージョンアップ対応
FileMakerやOSをアップデートする際は、現在利用している業務システムへの影響を確認します。
必要に応じて検証環境で動作を確認し、問題がないことを確かめてから本番環境へ反映します。
外部サービスやプラグインを利用している場合は、それぞれの互換性も確認が必要です。
事前検証を行うことで、バージョンアップによって突然業務システムが利用できなくなるリスクを抑えられます。
3.3. バックアップ・復旧体制の整備
業務システムでは、不具合や誤操作などによるデータ消失に備えて、バックアップを取得することが重要です。
ただし、バックアップファイルを保存しているだけでは十分とはいえません。
必要なデータが適切な頻度で保存されているか、バックアップから実際に復旧できるか、保存先に問題がないかなども確認する必要があります。
万が一のトラブルに備え、バックアップと復旧方法をセットで整備しておくことが大切です。
3.4. ユーザやアクセス権限の管理
FileMakerでは、利用者ごとにアカウントやアクセス権限を設定できます。
人事異動や入退社などに合わせてアカウントを追加・削除したり、担当業務に応じて閲覧・編集できる情報を変更したりすることも保守業務の一つです。
必要以上の権限を付与したままにすると、情報管理上のリスクにつながる可能性があります。
組織や業務内容の変化に合わせて、適切なアクセス権限を維持しましょう。
3.5. 機能追加・改修への対応
FileMakerを運用していると、「入力項目を追加したい」「検索しやすくしたい」「新しい帳票を出力したい」といった改善要望が出てくることがあります。
こうした要望に合わせて機能を追加・改修することで、業務システムを現在の運用に適した状態へ更新できます。
FileMakerは柔軟にカスタマイズできるため、業務の変化に合わせて段階的に改善していくことが可能です。
ただし、機能追加や大規模な改修は通常の保守契約に含まれない場合もあるため、対応範囲を事前に確認しておきましょう。
3.6. 操作方法やトラブルに関する問い合わせ対応
業務システムを利用するなかでは、操作方法や設定について疑問が生じることもあります。
「操作方法が分からない」「データを誤って登録した」「これまで表示されていた情報が見つからない」といった問い合わせに対応することも、保守サービスの一つです。
相談先が明確になっていれば、利用者が問題を抱えたまま業務を進める必要がありません。
現場が安心してシステムを利用できる環境を整えるという点でも、問い合わせ対応は重要です。
4. FileMakerの業務システムを保守しながら改善するメリット
FileMakerの保守は、単に現在のシステムを維持するためだけのものではありません。
日々の運用状況を確認しながら必要な改善を行うことで、業務システムをより使いやすい状態へ変えていくことができます。
ここでは、FileMakerの業務システムを保守しながら改善するメリットを紹介します。
4.1. システムを安定して利用し続けられる
定期的にシステムの状態を確認し、不具合や利用環境の変化へ対応することで、安定した運用につながります。
特に、日常業務の中心となるシステムでは、小さな不具合でも多くの従業員へ影響する可能性があります。
問題を早期に把握して対応できる体制を整えることで、大きなトラブルへ発展するリスクを抑えやすくなります。
4.2. 業務停止やデータ消失のリスクを抑えられる
バックアップや復旧体制を整えておけば、万が一トラブルが発生した場合にも早期復旧を目指せます。
また、アップデート前の動作検証や定期的なシステム確認によって、トラブルの発生リスクを抑えることもできます。
業務停止による損失を抑えるためにも、問題が起きてから対応するのではなく、日頃から備えておくことが重要です。
4.3. 現場の変化に合わせてシステムを改善できる
業務システムを継続的に保守することで、現場から出てくる改善要望をシステムへ反映しやすくなります。
たとえば、入力項目の追加や画面レイアウトの変更、帳票の修正など、実際の運用に合わせた改善が可能です。
現場の業務とシステムのズレを小さいうちに修正していけば、使いにくさを抱えたまま運用を続けることを防げます。
4.4. 業務効率化を継続的に進められる
業務のなかには、システム導入後に新たな手作業や二重入力が発生することもあります。
定期的に運用状況を見直せば、こうした非効率な作業を発見し、FileMakerの機能追加や外部システムとの連携などによって改善を検討できます。
一度のシステム開発ですべてを完成させるのではなく、実際の利用状況をもとに改善を重ねることで、継続的な業務効率化につなげられます。
4.5. システムを長期的に活用しやすくなる
業務に合わなくなったシステムを放置すると、最終的には大規模な改修やシステムの入れ替えが必要になる可能性があります。
一方、定期的に保守・改善を行えば、大きな問題になる前に必要な対応を進められます。
業務や利用環境の変化に合わせてシステムを更新することで、既存の資産を活かしながら長期的にFileMakerを活用しやすくなります。
5. FileMakerの業務システムを安定運用するためのポイント
FileMakerで構築した業務システムを長く利用するためには、トラブルが発生した際の対応だけでなく、日頃から安定運用を意識することが重要です。
ここでは、FileMakerの業務システムを安定して運用するために押さえておきたいポイントを解説します。
5.1. 定期的にシステムの状態を確認する
システムに大きな問題が発生していなくても、定期的に利用状況や不具合の有無を確認しましょう。
具体的には、次のような項目を確認します
- システムの動作が遅くなっていないか
- 特定の操作でエラーが発生していないか
- データの登録や更新が正常に行われているか
- 利用者から同じ問い合わせが繰り返されていないか
- 使用していない機能や改善が必要な機能がないか
「最近処理が遅くなった」「特定の操作でエラーが出る」といった小さな変化が、トラブルの兆候となることもあります。
現場から寄せられる問い合わせや不具合の内容も記録し、問題が深刻化する前に対応できるようにしましょう。
5.2. バックアップと復旧方法を整備する
バックアップは、取得するだけではなく、必要なときに復旧できる状態にしておく必要があります。
バックアップ体制を整える際は、次のような項目を明確にしておきましょう。
- バックアップを取得する頻度
- バックアップデータの保存先
- データを保存しておく期間
- トラブル発生時の復旧手順
- バックアップから正常に復旧できるかの確認方法
バックアップが残っていても、復旧方法が分からなければ、トラブル発生時にすぐ対応できない可能性があります。
万が一の事態に備え、定期的にバックアップの状態や復旧手順まで確認しておくことが大切です。
5.3. バージョンアップ前に動作検証を行う
FileMakerやOSの新しいバージョンが公開されても、すぐに本番環境をアップデートするのは避けたほうがよい場合があります。
バージョンアップ前には、次のような項目を確認しましょう。
- 既存システムとの互換性に問題がないか
- 主要な機能が正常に動作するか
- レイアウトや帳票が正常に表示されるか
- 外部サービスとの連携に影響がないか
- 利用しているプラグインが新しい環境に対応しているか
特に、外部サービスとの連携やプラグインを利用している場合は、アップデートによって一部の機能が利用できなくなる可能性もあります。
事前に動作検証を行い、問題がないことを確認してからアップデートすることで、業務への影響を抑えられます。
5.4. 現場から改善要望を収集する
業務システムを実際に利用している現場だからこそ気づける課題があります。
たとえば、次のような声が業務改善のきっかけになります。
- 入力に時間がかかる
- 必要な情報を探しにくい
- 同じ情報を何度も入力している
- Excelや紙への転記作業が残っている
- 同じ画面で確認したい情報が分かれている
こうした声を放置すると、システムを導入していても手作業や二重入力が増え、業務効率が低下する可能性があります。
定期的に現場から改善要望を収集し、優先順位をつけながらシステムへ反映することで、実際の業務に合った使いやすい状態を維持できます。
5.5. 保守内容や対応範囲を明確にする
FileMakerの保守を社内担当者や外部の保守会社へ任せる場合は、誰がどこまで対応するのかを明確にしておきましょう。
特に、次のような項目は事前に確認しておくことが大切です。
- 保守契約に含まれる対応内容
- 問い合わせの受付方法や対応時間
- 不具合発生時の対応方法
- バージョンアップへの対応範囲
- 機能追加や改修が保守に含まれるか
- 追加費用が発生する作業や条件
保守契約を結んでいても、すべての作業が契約内で対応できるとは限りません。
対応範囲や費用をあらかじめ明確にしておくことで、トラブルや改修が必要になった際の認識のズレを防ぎ、スムーズに対応しやすくなります。
6. FileMakerの業務システム保守を外部へ依頼する場合の選び方
社内にFileMakerの知識を持つ担当者がいない場合や、担当者だけでは十分な対応が難しい場合は、外部の保守会社へ依頼する方法があります。
ただし、保守会社によって対応できる内容やサポート体制は異なります。
ここでは、FileMakerの業務システム保守を外部へ依頼する際の選び方を解説します。
6.1. FileMakerの開発・保守実績を確認する
まずは、FileMakerを使用した業務システムの開発・保守実績を確認しましょう。
FileMakerに関する知識だけでなく、実際の業務システムをどのように構築・運用してきたかも重要なポイントです。
自社と近い業種や業務内容のシステムに携わった実績があれば、業務上の課題も理解してもらいやすくなります。
公式サイトの開発事例や対応実績などを確認し、安心して相談できる会社か判断しましょう。
- FileMakerを使用した開発実績があるか
- FileMakerの保守・運用実績があるか
- 自社と近い業種や業務システムの実績があるか
- 具体的な開発事例や保守事例を確認できるか
6.2. 既存システムの保守に対応できるか確認する
FileMakerの保守を依頼する際は、その会社が開発したシステムだけでなく、他社が構築した既存システムにも対応できるか確認することが重要です。
「開発会社と連絡が取れなくなった」「社内で開発した担当者が退職した」といった理由から、新しい保守会社を探すケースもあります。
既存システムの仕様や構造を調査したうえで保守を引き継げる会社であれば、現在利用しているFileMakerを活かしながら運用を続けられる可能性があります。
- 他社が開発したFileMakerでも保守を依頼できるか
- 仕様書がないシステムでも調査してもらえるか
- 現在のシステムの状態を事前に確認してもらえるか
- 既存システムを活かしたまま保守を引き継げるか
6.3. 不具合対応だけでなく改修・改善も相談できるか確認する
FileMakerを長期間利用するためには、不具合を修正するだけでなく、業務の変化に合わせた改善も必要です。
そのため、機能追加や画面変更、外部システムとの連携などについて相談できるか確認しておきましょう。
保守と開発を同じ会社へ相談できれば、既存システムの仕様を理解したうえで改修を進めてもらいやすくなります。
現在の状態を維持するだけではなく、業務改善まで相談できる会社を選ぶことがポイントです。
- 機能追加や既存機能の改修を依頼できるか
- 画面や帳票などの変更に対応できるか
- 外部システムやサービスとの連携を相談できるか
- 業務内容を踏まえた改善提案をしてもらえるか
6.4. 対応範囲や料金体系を確認する
保守サービスの料金だけで判断するのではなく、どこまでの作業が含まれているか確認しましょう。
月額料金に問い合わせや軽微な修正が含まれている場合もあれば、作業ごとに別途費用が発生する場合もあります。
また、対応時間や連絡方法、緊急時の対応なども会社によって異なります。
契約後のトラブルを防ぐためにも、自社が必要とするサポート内容と料金体系が合っているか確認することが重要です。
- 月額料金や年間料金に何が含まれているか
- 別途費用が発生する作業は何か
- 問い合わせ方法や受付時間はどうなっているか
- 緊急時やトラブル発生時の対応範囲はどこまでか
- 機能追加や改修にかかる料金はどのように決まるか
6.5. 長期的に相談できるサポート体制を確認する
業務システムは長期間利用することが多いため、継続して相談できる保守会社を選ぶことも大切です。
担当者がシステムだけでなく自社の業務内容や運用方法まで理解していれば、新しい課題が発生した際にも相談しやすくなります。
また、単に依頼された修正を行うだけではなく、業務状況を踏まえて改善方法を提案してもらえるかも確認したいポイントです。
FileMakerを長期的に活用するためにも、保守から改修・業務改善まで継続して相談できるパートナーを選びましょう。
- 継続的に相談できる担当者や窓口があるか
- 自社の業務内容や運用方法まで理解してもらえるか
- 定期的にシステムの状況を相談できるか
- 保守だけでなく将来的な改修や改善も相談できるか
- 長期的な運用を見据えた提案をしてもらえるか
7. FileMakerの業務システム保守なら株式会社ブリエへ
FileMakerで構築した業務システムを安定して利用し続けるためには、導入後の継続的な保守が重要です。
不具合への対応だけでなく、バックアップやバージョンアップ、利用環境の変化への対応などを行うことで、業務停止やデータ消失などのリスクを抑えられます。
さらに、現場の要望に合わせて機能を追加・改修していけば、FileMakerを単に「維持する」のではなく、業務の変化に合わせて継続的に改善していくことが可能です。
株式会社ブリエでは、FileMakerを活用した業務システムの開発・保守をサポートしています。
現在利用しているFileMakerの保守に不安がある場合や、既存システムの改修・改善を検討している場合もご相談いただけます。
「開発した担当者が退職して保守できる人がいない」「現在のシステムが業務に合わなくなってきた」「FileMakerのバージョンアップについて相談したい」などのお悩みがある場合は、ぜひ株式会社ブリエへお問い合わせください。
株式会社ブリエ代表取締役。Webデザイン、WordPress、Elementor、DTPデザイン、カメラマンなどを経て、FileMakerエンジニアとなる。企業の経営課題であるDX化、業務効率化、ペーパーレス化、情報の一元管理など、ビジネスニーズの変化に合わせてFileMakerで業務システムを開発し、柔軟に拡張して解決いたします。
