FileMakerエンジニア
経理業務では、請求書の発行や入金確認、経費精算、売上管理など、さまざまな業務を正確に処理する必要があります。
一方で、「特定の担当者しか処理方法がわからない」「Excelファイルが複雑化している」「担当者が不在になると業務が止まってしまう」といった属人化に悩む企業も少なくありません。
経理業務の属人化を解消するためには、業務フローを整理したうえで、情報や処理方法を共有できる仕組みを整えることが重要です。
FileMaker（ファイルメーカー）を活用すれば、経理に必要な情報を一元管理し、入力や集計などの業務を仕組み化することで、特定の担当者に依存しにくい環境を構築できます。
本記事では、経理業務が属人化する原因やリスク、FileMakerを活用して属人化を解消する方法、導入時のポイントについて解説します。
目次
1. 経理業務で属人化が起こる原因
経理業務は専門的な知識が求められるうえ、日々の処理方法や社内独自のルールが蓄積されやすい業務です。
そのため、長期間同じ担当者が業務を行っているうちに、その人にしかわからない作業が増え、属人化につながることがあります。
まずは、経理業務で属人化が起こる主な原因を見ていきましょう。
1.1. 特定の担当者しか業務手順を把握していない
経理業務の属人化が起こる原因の一つが、特定の担当者しか業務手順を把握していないことです。
たとえば、以下のようなケースが挙げられます。
- 請求書の発行手順を担当者しか知らない
- 入金確認の方法が担当者ごとに異なる
- 取引先ごとの対応方法を担当者の記憶に頼っている
- 月次処理の進め方を特定の担当者しか把握していない
- イレギュラーな処理を担当者の経験だけで判断している
日常的には問題なく業務を進められていても、担当者が休職・退職した場合、ほかの従業員では対応できない可能性があります。
このように、業務手順や判断基準が特定の担当者にしか共有されていない状態では、その担当者への依存度が高まり、経理業務の属人化が進みやすくなります。
1.2. Excelや紙による管理が複雑化している
Excelや紙を使った管理が複雑になっていることも、経理業務が属人化する原因です。
Excelは手軽に利用できる一方、業務に合わせてシートや関数を追加していくうちに、作成した担当者にしか仕組みがわからない状態になることがあります。
たとえば、以下のようなケースです。
- 複雑な関数やマクロを特定の担当者しか理解していない
- 複数のExcelファイルに同じ情報を入力している
- 紙の伝票とExcelのデータを照合している
- ファイルの保存場所や更新ルールが統一されていない
- 担当者ごとに異なる管理表を使用している
「どのファイルを確認するのか」「どのセルへ入力するのか」といった手順まで担当者の知識に依存すると、ほかの従業員が業務を引き継ぐことが難しくなります。
1.3. 業務ルールが明文化されていない
経理業務には、企業ごとにさまざまなルールがあります。
しかし、こうしたルールがマニュアルなどに明文化されていない場合、担当者が経験をもとに判断する場面が増えてしまいます。
たとえば、以下のようなケースが挙げられます。
- 経費精算の申請方法や承認手順が決まっていない
- 請求書の発行時期が担当者の判断に任されている
- 入金遅延が発生した際の対応方法が統一されていない
- 書類の確認項目やチェック方法が決まっていない
- 例外的な取引の処理方法が共有されていない
担当者ごとに処理方法や判断基準が異なる状態では、業務品質を一定に保つことも難しくなるでしょう。
業務ルールを整理し、誰でも同じ基準で処理できる状態にすることが、属人化を防ぐための第一歩です。
1.4. 情報が複数の場所に分散している
経理に必要な情報が複数の場所に分散していることも、属人化につながります。
たとえば、以下のような状態です。
- 売上情報は販売管理システムで確認する
- 請求情報はExcelで管理する
- 入金情報はインターネットバンキングで確認する
- 経費申請は紙で提出する
- 取引先情報は別のExcelファイルで管理する
情報が分散していると、「どこを確認すれば必要な情報があるのか」を把握している担当者に業務が集中しやすくなります。
必要な情報へ誰でもアクセスできる環境を整えることが、属人化の解消につながります。
2. 経理業務の属人化によって生じるリスク
経理業務が属人化していても、担当者が問題なく対応できている間は、大きな課題として認識されないことがあります。
しかし、担当者の不在や退職などをきっかけに、業務へ大きな影響が出る可能性もあるため注意が必要です。
ここでは、経理業務の属人化によって生じる主なリスクを解説します。
2.1. 担当者の不在によって業務が滞る
特定の担当者しか業務内容を把握していない場合、その担当者が不在になるだけで経理業務が滞る可能性があります。
特に請求書の発行や入金確認、支払いなどには期限があるため、対応が遅れると取引先とのやり取りにも影響しかねません。
また、担当者が急に休職・退職した場合、業務内容を確認するところから始めなければならないケースもあります。
経理業務の停滞は、請求漏れや支払遅延などにつながり、取引先からの信用を損なう原因にもなりかねません。
2.2. 入力ミスや確認漏れが発生しやすくなる
経理業務が属人化すると、作業手順や確認方法が担当者個人に依存し、入力ミスや確認漏れが発生しても、ほかの従業員が気づきにくくなる可能性があります。
たとえば、売上情報を確認して請求管理用のExcelへ転記し、さらに別のファイルへ入力するといった作業では、同じ情報を何度も入力しなければなりません。
作業量が増えるほど、金額の入力間違いや転記漏れなどのリスクも高まります。
こうしたミスが見過ごされると、請求金額の誤りや売上の計上漏れなどが発生し、経理情報の正確性が損なわれる可能性があります。
2.3. 引き継ぎに時間がかかる
属人化した経理業務では、担当者が変更になる際の引き継ぎにも時間がかかります。
業務手順が整理されていない場合、使用するファイルや確認する項目、取引先ごとの対応などを一つずつ説明しなければなりません。
さらに、業務の一部が担当者の経験や記憶だけで処理されていると、すべてを正確に引き継ぐことが難しい場合もあります。
引き継ぎが十分に行われないまま担当者が変更になると、処理方法がわからず業務が停滞したり、対応漏れが発生したりするおそれがあります。
2.4. 経理業務の状況を把握しにくくなる
経理業務が特定の担当者に集中すると、管理者や経営者が現在の状況を把握しにくくなる場合があります。
たとえば、未入金の請求がどの程度あるのか、今月の売上はいくらなのか、どの支払いが完了しているのかなどを確認するたびに、担当者へ問い合わせなければならないケースです。
必要な情報をすぐに確認できない状態では、経営判断に必要なデータを取得するまでに時間がかかります。
売上や支払いの状況を適切なタイミングで把握できないと、資金繰りの見通しや経営判断にも影響を及ぼす可能性があります。
3. FileMakerが経理業務の属人化解消に適している理由
経理業務の属人化を解消するためには、単にマニュアルを作成するだけでなく、誰でも同じ流れで業務を進められる環境を整えることが重要です。
FileMakerを活用すれば、経理に必要な情報をまとめて管理し、業務フローに合わせたシステムを構築できます。
ここでは、FileMakerが経理業務の属人化解消に適している理由を解説します。
3.1. 経理に必要な情報を一元管理できる
FileMakerでは、経理業務に必要なさまざまな情報を一つのシステムに集約できます。
たとえば、以下のような情報です。
- 顧客/取引先情報
- 売上情報
- 見積情報
- 受注情報
- 請求情報
- 入金/支払情報
- 経費情報
これまで複数のExcelファイルや紙などで管理していた情報をまとめることで、必要な情報を探す手間を減らせます。
「どのファイルを確認すればよいか」を特定の担当者だけが把握している状態を防ぎ、経理に必要な情報を社内で共有しやすくなることがメリットです。
3.2. 業務フローをシステム化できる
FileMakerは、企業ごとの業務フローに合わせてシステムを構築できます。
たとえば、「受注→売上計上→請求→入金確認」といった一連の流れをシステム上で管理することも可能です。
具体的には、以下のような仕組みを構築できます。
- 受注情報をもとに売上データを登録する
- 売上情報から請求データを作成する
- 請求書の発行状況をステータスで管理する
- 入金確認が必要な案件を一覧表示する
- 承認が必要な処理を担当者へ通知する
業務の進捗状況や次に必要な処理がわかる仕組みを構築すれば、担当者の記憶だけに頼る必要がありません。
業務の流れを標準化することで、担当者が変わっても同じ手順で処理できる環境を整えられます。
3.3. 入力や集計などの作業を自動化できる
FileMakerでは、スクリプトや計算機能などを活用して、経理業務で発生する定型作業を自動化できます。
たとえば、以下のような作業の自動化が可能です。
- 登録された売上データから請求金額を計算する
- 顧客情報を請求書へ自動反映する
- 期間を指定して売上や経費を集計する
- 請求金額と入金額の差額を計算する
- 月次集計に必要なデータを自動で抽出する
手作業による入力や集計を減らせば、担当者ごとの作業方法の違いを抑えることも可能です。
また、同じ情報を何度も入力する二度手間を減らせるため、経理担当者の負担軽減や入力ミスの防止にもつながります。
3.4. 担当者以外でも必要な情報を確認できる
FileMakerに経理情報を集約することで、特定の担当者だけでなく、必要な権限を持つ従業員が同じ情報を確認できる環境を構築できます。
たとえば、以下のような情報共有が可能です。
- 営業担当者が自分の案件の請求状況を確認する
- 管理者が売上や未入金の状況を確認する
- 経理担当者同士で入金・支払状況を共有する
- 承認者が経費申請の内容や処理状況を確認する
- 経営者が月次の売上や経費の集計結果を確認する
担当者へ確認しなければ情報がわからない状態を減らせるため、社内での確認作業もスムーズになります。
また、FileMakerではユーザごとにアクセス権限を設定できるため、必要な情報を共有しながら、機密性の高い経理データへのアクセスを制限することも可能です。
4. FileMakerで属人化を解消できる経理業務
FileMakerは、企業ごとの業務に合わせてシステムを構築できるため、さまざまな経理業務に活用できます。
これまでExcelや紙、担当者の手作業で行っていた業務をシステム化することで、業務手順を統一し、属人化の解消につなげることが可能です。
ここからは、FileMakerを活用できる代表的な経理業務を紹介します。
4.1. 売上・請求管理
FileMakerでは、案件や受注情報と紐づけて売上・請求情報を管理できます。
顧客名や案件名、売上金額、請求日、支払期限などをまとめて管理することで、複数のファイルを確認する必要がなくなります。
また、「請求前」「請求済み」「入金済み」といったステータスを設定すれば、現在の処理状況も把握しやすくなるでしょう。
売上から請求までの流れをシステム上で管理することで、担当者の記憶に頼った請求管理を減らせます。
4.2. 入金・支払管理
入金や支払いの状況をFileMakerで管理することも可能です。
請求情報に入金日や入金額を登録し、未入金の案件を一覧表示できる仕組みを構築すれば、確認漏れを防ぎやすくなります。
支払いについても、支払先や金額、支払予定日、処理状況などを管理できます。
「いつ・どこへ・いくら支払うのか」をシステム上で確認できるため、担当者が個別に管理する必要がなくなり、業務の見える化にもつながります。
4.3. 経費精算
紙やExcelで行っている経費精算をFileMakerへ移行することもできます。
従業員が経費の内容や金額を入力し、上司や経理担当者が確認・承認するといったフローを構築することで、申請から処理までの状況を一元管理できます。
申請内容や承認状況をシステム上で確認できれば、「誰の申請が止まっているのか」「処理済みなのか」といった状況も把握しやすくなります。
紙の申請書を回覧したり、経理担当者がExcelへ転記したりする作業を減らせる点もメリットです。
4.4. 見積書・請求書などの帳票作成
FileMakerに登録したデータを利用して、見積書や請求書などの帳票を作成できます。
たとえば、顧客情報や案件情報、商品名、単価などをあらかじめ登録しておけば、帳票を作成するたびに同じ情報を入力し直す必要がありません。
帳票の形式や入力ルールを統一することで、担当者による作成方法の違いも抑えられます。
一度登録したデータを複数の業務で活用できるため、転記作業や入力ミスを減らしながら経理業務を効率化できます。
4.5. 月次集計・経営資料の作成
FileMakerに蓄積された売上や請求などのデータを活用し、月次集計や経営資料の作成を効率化することもできます。
たとえば、期間や担当者、顧客などの条件を指定して売上を集計したり、月ごとの推移を確認したりする仕組みを構築できます。
必要なデータが一元管理されていれば、月末になるたびに複数のExcelファイルから数字を集めて集計する作業を減らすことが可能です。
経理担当者の集計作業を効率化できるだけでなく、管理者や経営者が必要な情報を確認しやすい環境づくりにもつながります。
5. FileMakerで経理業務の属人化を解消するポイント
FileMakerを導入するだけで、経理業務の属人化が自動的に解消されるわけではありません。
現在の業務を整理し、属人化している部分を明確にしたうえで、業務に合ったシステムを構築することが重要です。
ここでは、FileMakerを活用して経理業務の属人化を解消するためのポイントを紹介します。
5.1. 現在の経理業務を洗い出す
まずは、現在行っている経理業務を洗い出しましょう。
売上管理や請求書の発行、入金確認、経費精算など、日常的に行っている業務を整理します。
その際は、業務内容だけでなく、以下のような項目も確認しておくことが大切です。
- 誰が担当しているか
- どのような手順で処理しているか
- どのファイルやシステムを使用しているか
- どのタイミングで処理しているか
- ほかの部署とのやり取りが発生するか
- 同じ情報を複数回入力していないか
現在の業務を可視化することで、FileMakerでシステム化すべき範囲を判断しやすくなります。
5.2. 属人化している業務を特定する
経理業務を洗い出したら、その中から属人化している業務を特定します。
特に、担当者が不在になると処理できない業務や、特定の従業員しか操作できないExcelファイルなどは、優先的に見直す必要があります。
属人化の状況を把握するために、以下の項目を確認しましょう。
- 特定の担当者しか対応できない業務がないか
- 業務手順を説明できる従業員が複数いるか
- 担当者が不在でも必要な情報を確認できるか
- 複雑なExcelの関数やマクロが特定の担当者に依存していないか
- 例外的な処理の判断基準が共有されているか
- 引き継ぎに時間がかかる業務がないか
すべての業務を一度にシステム化するのではなく、属人化による影響が大きい業務から改善する方法もあります。
課題の優先順位を整理することで、必要な機能を判断しやすくなり、過剰なシステム開発を防ぐことにもつながります。
5.3. 業務ルールを統一してからシステム化する
担当者ごとに異なる方法で業務を進めている場合は、システム化する前に業務ルールを整理することが重要です。
たとえば、請求書の発行時期や承認方法、経費精算の締め日などが担当者によって異なっている状態では、そのままシステムへ反映しても複雑な仕組みになってしまいます。
業務ルールを統一する際は、以下の項目を確認しましょう。
- 請求書の発行時期や締め日が統一されているか
- 経費精算の申請方法や承認手順が明確になっているか
- 入力項目やデータの登録ルールが決まっているか
- 確認作業や承認を行う担当者が決まっているか
- 例外的な処理が発生した場合の対応方法が整理されているか
- 業務手順がマニュアルなどで共有されているか
「誰が」「いつ」「何をするのか」を明確にし、共通のルールを定めることが大切です。
標準化した業務フローをFileMakerへ反映することで、担当者が変わっても同じ手順で処理しやすい環境を構築できます。
5.4. 必要に応じて既存システムと連携する
経理業務では、会計ソフトや販売管理システム、Webサービスなど、すでに複数のシステムを利用している企業もあります。
その場合、すべての業務をFileMakerへ置き換える必要はありません。
FileMakerでは、APIやODBCなどの接続機能を活用し、対応する外部システムとデータを連携することも可能です。
既存システムの仕様や利用環境に応じて連携方法を検討すれば、現在の仕組みを活かしながら必要な情報を共有できます。
既存システムとの連携を検討する際は、以下の項目を確認しましょう。
- 現在利用しているシステムの種類と用途
- FileMakerと連携する必要があるデータ
- 既存システムがAPIなどの連携機能に対応しているか
- データを連携する頻度やタイミング
- 連携時のデータ形式や項目の違い
- 連携エラーが発生した場合の確認/対応方法
たとえば、販売管理システムの情報をFileMakerで利用したり、FileMakerで管理しているデータをほかのシステムへ受け渡したりする仕組みを検討できます。
既存環境を確認したうえで、FileMakerで管理する範囲と外部システムに任せる範囲を整理することが重要です。
5.5. 導入後も継続的に業務を改善する
経理業務は、事業の拡大や取引先の増加、社内ルールの変更などによって変化します。
そのため、FileMakerでシステムを構築した後も、実際の運用状況を確認しながら改善していくことが大切です。
導入後は、以下のような項目を定期的に確認しましょう。
- システム導入後も手作業が残っていないか
- 入力項目や操作手順が複雑になっていないか
- 担当者が変わっても業務を進められるか
- 新しい業務や社内ルールの変更に対応できているか
- 現場から改善要望が出ていないか
- システムの操作方法や管理方法が共有されているか
FileMakerは業務の変化に合わせて機能を追加・変更できるため、現場の課題に応じてシステムを改善していくことが可能です。
定期的に業務フローやシステムの使い方を見直すことで、属人化しにくい状態を維持しながら、経理業務の効率化を進められます。
6. FileMakerを活用して経理業務の属人化を解消するなら株式会社ブリエへ
経理業務が属人化すると、担当者の不在によって業務が滞ったり、入力ミスや確認漏れが発生したりするリスクがあります。
特に、Excelや紙など複数の方法で情報を管理している場合、業務が複雑になり、「どこに何の情報があるのか」「どのように処理するのか」を特定の担当者だけが把握している状態になりがちです。
FileMakerを活用すれば、売上や請求、入金、経費などの情報を一元管理し、企業の業務フローに合わせた仕組みを構築できます。
入力・集計などの定型作業を自動化したり、必要な情報を社内で共有したりすることで、担当者個人の経験や記憶に依存しない経理業務を目指せます。
株式会社ブリエでは、FileMakerを活用した業務システムの開発・運用をサポートしています。
企業ごとの業務フローや課題に合わせて、売上・請求情報の一元管理や経費精算のシステム化、入力・集計作業の自動化など、経理業務の効率化につながる仕組みをご提案します。
「経理業務が特定の担当者に集中している」「Excelによる管理が複雑になっている」「現在の業務に合ったシステムを構築したい」とお悩みの場合は、ぜひ株式会社ブリエへご相談ください。
株式会社ブリエ代表取締役。Webデザイン、WordPress、Elementor、DTPデザイン、カメラマンなどを経て、FileMakerエンジニアとなる。企業の経営課題であるDX化、業務効率化、ペーパーレス化、情報の一元管理など、ビジネスニーズの変化に合わせてFileMakerで業務システムを開発し、柔軟に拡張して解決いたします。
