FileMakerエンジニア
通訳・翻訳業界では、同じクライアントから類似案件が繰り返し発生し、営業担当者は毎回似たような入力作業に時間を取られていました。
今回ご紹介するA社では、既存のFileMaker（ファイルメーカー）システムに「案件複製機能」を追加することで、この課題を根本的に解決。
月間案件の50%で活用され、起票時間を1/4以下に短縮した業務効率化の実例をご紹介します。
- 時間のかかる重複入力：
過去の似た案件を別画面で確認しながら、手作業で一から入力
- 外出先での作業負担：
クライアント先や移動中のテザリング環境での複雑な入力作業
- 入力ミスのリスク：
見積明細が複雑になるほど増える転記ミス
- 営業効率の低下：
本来の営業活動に割くべき時間が事務作業に圧迫される
「参考にしたい過去案件はあるのに、結局一から入力し直し…」という現場の声が日常的に聞かれる状況でした。
目次
「また同じような案件の入力...」営業現場の悩み
通訳・翻訳業界では、同じクライアント企業から似たような案件依頼が繰り返し発生することは珍しくありません。
定期的な会議の通訳、同業他社との類似プロジェクト、継続取引先からの定型的な翻訳業務など、過去の案件とほぼ同じ内容の新規案件を何度も入力する必要があります。
今回事例をご紹介するA社では、既存のFileMakerシステムで案件管理を運用していましたが、月間で800件を超える案件を処理する中で、営業担当者は以下のような課題に直面していました。
既存システムの改善で実現した「案件複製機能」
現場からの「同じような案件を何度も入力するのが大変」という声を受けて、A社では既存のFileMakerベースの案件管理システムに機能強化を実施。
この課題を解決するために新たに開発したのが「案件複製機能」です。
新機能の概要
既存のFileMakerシステムに追加した「案件複製機能」は、営業担当者が案件一覧画面で「案件複製」ボタンをワンクリックするだけで、過去の類似案件の情報を関連データも含めて自動複製し、新しい案件として登録する機能です。
システムが自動的に、過去案件の基本情報から詳細な見積明細まで関連するデータを一括複製し、同時に担当者や日付などの情報を最新の状態に更新します。
新規案件には不要な進行中の記述なども自動で除外されるため、すぐに新しい案件として活用できます。
４つの課題への解決策：
- 時間のかかる重複入力：
ワンクリックで過去案件の全データを自動複製
- 外出先での作業負担：
サーバサイド処理により、テザリング環境でも高速動作
- 入力ミスのリスク：
手作業転記を排除し、自動複製で正確性を確保
- 営業効率の低下：
起票時間を1/4以下に短縮し、本来の営業活動に集中可能
外出先でも快適な処理速度を実現
多数の営業社員が社内外から同時にアクセスする環境を考慮し、処理速度を重視したサーバサイドでの実装を採用。
テザリング環境でも快適に利用できる高速処理を実現しました。
驚きの活用実績と効果
圧倒的な利用率
2025年8月の実績では、A社の全800件の案件のうち400件（50%）が複製機能を使って作成されました。
月間案件の約半数が複製機能で処理されているという数字は、この機能がいかに現場で必要とされているかを物語っています。
業務効率の劇的改善
- 過去案件を別画面で確認しながら手作業入力
- 見積明細が複雑な案件ほど時間がかかる
- 外出先での入力作業が負担
- ワンクリックで基本情報から詳細明細まで一括複製
- 確認・修正が必要な項目のみに集中
- 同種案件の起票時間が1/4以下に短縮
継続的な改善で現場に最適化
導入後もA社の現場から「この項目も複製対象にしたい」「こうしたらもっと使いやすい」といった改善要望が継続的に寄せられ、実際の業務に合わせてブラッシュアップを重ねてきました。
50%という高い利用率と相まって、現場で本当に愛用されている機能であることがうかがえます。
まとめ
A社で実証された案件複製機能は、既存のFileMakerシステムに機能追加することで実現した、営業担当者の働き方を変革するツールとなりました。
- 既存システムを活かした機能強化
- 月間案件の50%で活用される実用性
- 外出先でも快適な処理速度
- 継続的改善による現場最適化
「また同じような入力作業…」という営業現場の悩みを、既存のFileMakerシステムへの機能追加で根本的に解決した事例です。
すでにFileMakerをお使いの企業様でも、同様の課題をお持ちであれば、システムの機能強化によって大幅な業務効率改善が期待できます。
業務効率化や既存システムの改善をご検討の際は、ぜひお気軽にブリエへお問い合わせください。
貴社の課題に合わせた最適なFileMakerソリューションをご提案いたします。
株式会社ブリエのプロジェクトマネージャー。将来的な可能性やリスクを考慮した幅広い視野を持ち、最適な選択肢を提案できるプロフェッショナル。FileMakerをはじめとするローコード開発に精通し、豊富な専門知識を活かして顧客に最善のサービスを提供する。常に冷静で的確な判断を下し、複雑な問題に対しても高度な分析力で解決策を導き出す。
