FileMakerエンジニア
「業務システムを導入したものの、思ったような成果が出ない……改善が必要だと思うけれど、何を改善すればいいの?」
「長年同じ業務システムを使用しているけれど、使いにくさを感じている。今まで改善して来なかったけれど、改善するならどのような方法を検討できる?」
日々の業務に使用する、勤怠管理システムや営業管理システムなどの業務システム。
何となく使いにくさや負担感を感じているものの、何を改善すればいいのか分からない担当者は多いのではないでしょうか。
業務システムは「システム自体の改善」と「システムの運用方法の改善」の2軸で改善を検討できます。
ただし、業務システムの改善内容によってはシステムに関する知識や、業務システム改善のノウハウが必要です。
信頼できる開発会社とともに進めたほうが、失敗を避けながら効率よく改善できるでしょう。
自社の課題に応じて業務システムの改善を具体的にどのように進めるのか決めるためにも、事前に具体的な改善方法と進め方を把握しておきましょう。
そこで、この記事では、業務システムの改善策と業務システムを改善するためのステップを解説していきます。
とくに、業務システムの改善策は、どのようなことをするべきか分かりやすくまとめているので必見です。
この記事を最後まで読めば業務システムの改善方法が分かり、自社でどのように改善すればいいのか検討できます。
業務システムは、業務効率化や自社の利益拡大に一役買ってくれるシステムです。
成果を最大化するためにも、どのような改善が必要なのか確認してみましょう。
目次
業務システムの改善策一覧
業務システムを導入したものの「どこか運用がうまくいっていない」「システムに課題を感じる」など、改善の予知があると認識している担当者は多いでしょう。
業務システムの運用時に抱えやすい課題と改善策は、下記のとおりです。
課題 | 課題の例 | 改善策 |
古い業務システムが弊害になっている | ・業務システムが古く現在の業務と合わない ・最新の技術が使用できない | 古い業務システムを使わない |
業務システム間の連携ができない | ・同じ情報を業務システムごとに入力している ・現状の把握に複数システムにログインする必要がある | 業務システム間の連携を検討する |
業務システムが複雑化している | ・複数の業務システムを導入しているものの使いこなせない ・重複した機能を持つ業務システムがある | 本当に必要な業務システム、機能を見極める |
業務システムの操作が難しい | ・業務システムの動線やデザインが悪く使いにくい ・業務システムの操作性が悪くミスが起こる | ユーザビリティを向上させる |
運用の課題 | ||
セキュリティに不安がある | ・多様な働き方に対応したがセキュリティを担保できるのか不安 ・業務システムのセキュリティの強化方法が分からない | セキュリティ対策を強化する |
業務システムが浸透しない | ・業務システムの利用率が低い ・業務システムの使い方がわからない社員が多い | 社員研修を実施する |
業務システムの改善策は、「システム自体の課題」と「運用の課題」によって具体例な対策が変わります。
業務システムの課題に応じた改善策を把握することで、まずは何をするべきか理解できます。
次の章からは、業務システムの解決策を詳しく解説していくので、参考にしてみてください。
改善策1:古い業務システムを使わない
1つ目は、古い業務システムを使わないことです。
古くから使用している業務システムは、下記のような課題を抱えることがあります。
【古い業務システムが抱える課題】
- 他のシステムと連携できない
- サポートが終了しておりメンテナンスができない、もしくはメンテナンスに費用がかかる
- AIなどの最新技術を活用できない
古い業務システムは運用やセキュリティ、機能面で課題を抱えやすく、時代に応じたシステムの活用ができないケースが多いです。
- 他のシステムと連携できない古い業務システムがある
- 機能性やセキュリティ面に不安がある業務システムがある
- 複数の機能を継ぎ足しして使いにくい業務システムがある
など、古い業務システムが弊害になっている場合は、思い切って古い業務システムを使わない方法を検討しましょう。
ここでは、古い業務システムを使わない2つの改善策をご紹介します。
- 新しい業務システムに置き換える
- クラウド化を検討する
1-1.新しい業務システムに置き換える
まずは、古い業務システムを廃棄して、新しい業務システムに置き換えることを検討してみてください。
古い業務システムが抱える課題をまとめて解決でき、業務しやすい環境を目指せます。
新しい業務システムを決めるときには、下記の点を確認しておくと安心です。
【新しい業務システム導入時に確認しておきたいこと】
- 古い業務システムからのデータ移行は可能か
- 古い業務システムと同じような機能が使用できるか
- システム導入にどれくらい時間がかかるか
- 他の業務システムとの連携は可能か
古い業務システムのデータをそのまま引き継ぎたい場合は、データ移行ができるか確認が必要です。
また、新しい業務システム導入に伴い「顧客管理システムが使えない」「旅費精算ができない」など、業務に支障が出ることが考えられます。
新しい業務システム導入の計画を立てて、無理なく導入できそうか検討することも大切です。
1-2.クラウド化を検討する
古い業務システムを廃棄するときに、業務システムのクラウド化(ネットワーク経由で業務システムサービスを利用する)を検討するのも1つの方法です。
古い業務システムの運用や機能に課題がある場合は、クラウド化により課題を解消できる可能性があります。
メリット | ・導入コストを削減できる ・運用管理がしやすくなる ・多様な働き方に対応できる ・導入後にすぐに使用できる |
デメリット | ・サービス提供事業者のセキュリティに依存する ・機能のカスタマイズが難しい ・オフライン環境で使用できない |
例えば、自社に合う顧客管理のクラウドサービスがあれば、古い業務システムを廃止して移行を検討できるでしょう。
古い業務システムを廃止してクラウド化する場合も、データ移行や他のシステムとの連携の有無を確認しておくと導入しやすくなります。
【古い業務システムの一部機能だけを残す運用はできる限り避ける】
古い業務システムを廃止するときに「この業務システムにしかない機能を残したい」と考えるケースもあるでしょう。
古い業務システムの機能を残していると、今後その機能が足かせとなり業務が複雑化するリスクがあります。
また、使用するだろうと思い機能を残しても、新しい業務システムが導入されたら使用しなくなるケースも見受けられます。
今後の運用を考えてできる限り古い業務システムを残さずに運用する方法を検討したほうがいいでしょう。
改善策2:業務システム間の連携を検討する
2つ目は、業務システム間の連携を検討することです。
複数の業務システムを導入している場合、下記のような課題を抱えることがあります。
【複数の業務システムを導入するときの課題】
- 同じ情報の入力を繰り返している(顧客管理システムと契約管理システムに同じ情報を入力するなど)
- 業務の流れを確認するために複数のシステムを確認しなければならない
- システムが増えて業務が複雑化している
例えば、顧客管理システムと契約管理システムの両方に顧客情報を入力している場合は、顧客情報を2回確認する手間が発生します。
また、営業管理システムと業務管理システムが独立している場合は、双方のシステムにログインして進捗状況を把握しなければなりません。
こうした業務システム間の課題は、独立している業務システムを連携すると改善できます。
ここでは、2つの連携方法を紹介するので、参考にしてみてください。
- API連携を使用する
- 統合プラットフォームを使用する
2-1.API連携を使用する
API(Application Programming Interface)とは、システムやサービス、プログラム同士をつなぐ仕組みのことです。
業務システム同士をAPI連携できれば、下記のような使い方ができます。
【業務システムのAPI連携の例】
- 業務システム間で同じ顧客情報を使用する
- 他の業務システムのデータを使い分析をする
- リアルタイムで他のシステムに入力した情報を反映できる
例えば、給与管理システムと出勤システムをAPI連携できれば、出勤状態を給与管理システムと共有できます。
また、営業管理システムとスケジュール管理システムを連携できれば、営業の情報をリアルタイムでスケジュールに反映させることも可能です。
API連携ができるかどうかは、業務システムにより異なります。
場合によってはAPI連携ツールを活用した連携もできるため、どのような方法でAPI連携ができそうか確認してみるといいでしょう。
2-2.統合プラットフォームを使用する
統合プラットフォームとは、複数のシステムやツールを1つのプラットフォームに集約して共有、管理できるシステムのことです。
業務システムの統合プラットフォームには、主に下記の種類があります。
ERP | 会計管理システムや人事給与管理システム、人事管理システムなど企業の基盤となるシステムを一元管理するシステム |
CRM | 顧客情報や顧客行動など行動との関係を一元管理するシステム |
iPaaS | 複数の業務システムを統合するクラウドサービス |
一例として、ERPでは、会計管理や人事、生産管理など企業の基盤となるシステムを一元管理できます。
会計管理システムと給与管理システムにログインするときにはそれぞれ別のシステムにログインする必要がなく、業務効率化が図れます。
また、顧客情報や売上情報などをシステム間で共有できるため、何度も同じ情報を入力する必要がありません。
統合プラットフォームは自社に合うソリューションを選定して、業務システムの切り替えやデータ移行を行う方法で導入します。
自社の既存システムとの相性や必要な機能などに応じて、適切な統合プラットフォームの選定が大切です。
【自社専用の業務システムを開発するのも1つの方法】
API連携や統合プラットフォームの活用が難しい場合やより自社に合う方法で改善したい場合は、自社専用の業務システムを開発するのも1つの方法です。
基本的には業務システムの開発会社に依頼をして、統合したい機能や現状の課題を相談しながら開発を進めていきます。
より自社の業務や課題に合う業務システム改善がしたい場合に、おすすめの方法です。
改善策3:本当に必要な業務システム、機能を見極める
3つ目は、本当に必要な業務システム、機能を見極めることです。
導入している業務システムが増えてくると、下記のような課題を抱えることがあります。
【業務システムが増えてきたときの課題】
- 様々な業務システムを導入しているものの使いこなせない
- 機能がありすぎて誤操作につながっている
- 似たような機能が重複していてどれを使えばいいのか分からない
例えば、給与管理システムと旅費精算システムの両方に、請求書管理機能が備わっているとしましょう。
連携しないで使用している場合、どちらで請求書をするのか判断できず管理しにくくなる可能性があります。
また、顧客管理システムに機能を増やし過ぎて、どの機能を活用するべきか悩んでしまうケースもあるでしょう。
業務システムは増やせば効率化できるわけではないため、業務内容や会社の規模に応じて見直すことが重要です。
ここでは、本当に必要な業務システム、機能に絞り込むための改善策をご紹介します。
どのように改善すればいいのか、参考にしてみてください。
- 使用していない業務システムを廃止する
- 本当に必要な機能のみを使用する
3-1.使用していない業務システムを廃止する
業務システムが増えている場合は、使用していないシステムや機能が重複しているシステムの廃止を検討しましょう。
【業務システムの廃止を検討する例】
- 顧客管理システムとクラウドの顧客管理ツールの機能が重複している
- 経費精算システムと旅費精算システムの機能が重複している
例えば、経費精算システムと旅費精算システムの機能が重複している場合は、双方を使用しなくても経費の精算ができる可能性があります。
業務が複雑化しないためにも、旅費精算システムの廃止が検討できるでしょう。
また、ソフトウェアの業務システムとクラウドサービスの業務システムが混在している場合は、ソフトウェアとクラウドサービスで機能が重複しているケースも見受けられます。
どちらか片方の廃止が検討できるでしょう。
このように、社内の業務システムと機能を洗い出し、重複している部分がある場合は思い切って業務システムを減らす決断をすることも大切です。
3-2.本当に必要な機能のみを使用する
多機能な業務システムがミスや業務効率の低下につながっている場合は、本当に必要な機能のみを使用するフローを検討しましょう。
・業務システムを使うときに本当に必要な機能を社員からヒアリングする
・業務システムを使うときに使いにくいと感じている部分をヒアリングする
などの方法で、必要な機能のみに絞り込んでいくことがおすすめです。
例えば、顧客管理システムを使用するときに、機能が充実しているからといって入力項目を増やすと負担増加と入力ミスにつながります。
また、入力ミスを防ぐために承認機能やチェック機能などを追加し過ぎると、業務が滞りやすいです。
本当に必要な項目、確認のみを実施するフローに変えたほうが、運用しやすくなるでしょう。
【機能の見直しと併せて業務システムのフローの見直しも検討できる】
業務システムの機能の見直しをするときに、平行して業務フローの見直しも検討できます。
本当に必要な機能のみに絞り込むとどのような業務フローになるのか検討すると、改善が必要のか判断しやすくなるでしょう。
改善策4:ユーザビリティを向上させる
4つ目は、ユーザビリティを向上させることです。
業務システムのUI・UXを意識しないと、下記のような課題を抱えやすいです。
【業務システムのUI・UXを意識しないときの課題】
- 操作がしにくく業務効率が低下する
- 操作が難しくミスが発生する
- 社員が使えるようになるまで時間がかかる
業務システムのUI・UXとは、社員が直感的に操作でき、快適に使用できることを指します。
UI (User Interface) | システムと利用者との接点のこと ・どのページからもトップページに戻れる ・見やすいカラーやデザインを採用している |
UX (User Experience) | 使用者が得られる体験のこと <例> ・必要な項目にすぐにたどり着ける ・システム内の動線が分かりやすい |
UI・UXが悪い業務システムは社員によって使いにくく、業務効率の低下やミスを招く恐れがあります。
使用している業務システムが社員にとって使いにくい場合は、下記の方法でUI・UXを見直しユーザビリティを向上させる必要があるでしょう。
【業務システムのUI・UXを見直す方法】
- 社員が使いやすいUI・UXの業務システムに変更する
- 社員が使いやすい業務システムを開発する
社員のユーザビリティを向上させるには、業務フローや使用する機能に応じた動線、デザインが重要です。
理想のUI・UXに近い業務システムがある場合は、入れ替えを検討するのも1つの方法でしょう。
ただし、業務システムのフローや社員からの要望は業種や会社によって異なるので、既存システムでは解
決できない場合があります。
既存システムで必要な機能と使いやすさなどを満たせない場合は、自社独自の業務システムを開発することも検討できるでしょう。
改善策5:セキュリティ対策を強化する
5つ目は、セキュリティを強化することです。
セキュリティに不安のある業務システムは、下記のような課題を抱えることがあります。
【セキュリティに不安のある業務システムの課題】
- 情報漏洩のリスクがある
- ウイルス感染のリスクがある
- テレワークや出張など外部での使用にリスクがある
実際に業務システムを狙った不正アクセスなども起きているので、トラブルが起きないようにセキュリティを強化する必要があるでしょう。
業務システム自体のセキュリティ強化の方法は、下記のように導入方法によって異なります。
業務システムの種類 | セキュリティを強化する方法 |
自社システム・ソフトウェア | ・ソフトウェア:最新の脅威に対応できるセキュリティ対策を取り入れている ・独自開発:最新の脅威に対応できる構築をする |
クラウドサービス | ・クラウドサービスのセキュリティポリシーに依存する |
例えば、クラウドサービスの業務システムを導入している場合は、提供元のクラウドサービスのセキュリティ対策を確認して最新の脅威に対応できるのか検討する必要があるでしょう。
また、業務システムのセキュリティはシステム側だけでなく、利用する社員や利用環境を含めて強化しなければなりません。
セキュリティ強化方法 | 例 |
社員ができるセキュリティ強化 | ・多要素認証(2つ以上の要素を組み合わせて認証する)を行う ・業務システム利用時のルールを守る |
利用環境のセキュリティ強化 | ・使用する端末にウイルス対策ソフトを導入する ・ネットワークのセキュリティを強化する ・アクセス権限を設けて情報にアクセスできる人を制限する |
このように、業務システムのセキュリティに課題を感じる場合は、システム自体とシステムを利用する環境の2つの軸で改善を検討するといいでしょう。
改善策6:社員研修を実施する
6つ目は、社員研修を実施することです。
業務システムを導入しただけで満足してしまうと、下記のような課題を抱えやすいです。
【業務システムを導入しただけで止まっているときの課題】
- 社員に業務システムが浸透しない
- 業務システムに関する不満が出てくる
- 業務システムの使い方が統一されていない
業務システムを導入しても社員が活用しなければ、業務システム導入の目的が達成できません。
業務システムを有効活用するためにも、下記のような社員研修を実施するといいでしょう。
【社員研修の例】
- 業務システムを導入した目的を共有して納得感を持ってもらう
- 業務システムの使い方を共有する
- 業務システムを活用するルールを共有する
例えば、経費精算システムを導入したときに、導入の目的と使い方を共有する研修をすると、社員が活用しやすくなります。
また、社員研修は1度実施して終わりではなく定期的に実施して、社内に浸透するようサポートできるといいでしょう。
業務システムの改善で成果を出すためにも信頼できる開発会社に相談する
ここまで、業務システムの課題を改善する方法を詳しく解説してきました。
業務システムを改善するには「運用方法」と「業務システム自体」の2つの軸で改善策を模索する必要があるでしょう。
運用方法は社内でも改善できる点がありますが、業務システム自体の改善は知識がないと難しいです。
【業務システム自体の改善は自社では難しい理由】
- 専門的な知識が求められるので自社だけでは判断できないことが多い
- 的確な判断ができないと時間とコストを無駄にしてしまう
業務システムの改善は課題に応じて最適な解決策を見出し、実行するノウハウが求められます。
ノウハウと知識のない状況で取り組むと「システム間の連携ができない」「自社の環境下で作動しない」などのトラブルが起き、結果的に時間とコストを浪費します。
そのため、業務システムの改善を始めた段階から開発会社と共に進めたほうが、短期間で効率よく意義のある改善ができるのです。
【開発会社が実現できる業務システムの改善例】
- 自社に合う業務システムを開発する
- 将来を見据えた業務システムの改善、開発提案を受ける
「新しい業務システムを導入したい」「業務システムの統廃合を検討している」など開発会社とともに進めたほうがいい業務システム改善を検討中の場合は、下記のような視点で自社に合う開発会社を選択してみてください。
【開発会社を選ぶときのチェックポイント】
- 同じ業界や同じ内容の案件実績がある
- システムの改善に特化した実績、事例がある
- 自社のことを考えた提案をしてもらえる
- サポート体制が整っている
- 自社に寄り添った提案、サポートをしてもらえる
- 十分なセキュリティ対策ができる
- UIとUXに関する知識やノウハウがある
とくに、自社のことを考えた提案をしてもらえるかどうかは非常に重要なポイントです。
例えば、あなたの企業が業務システムの改善時に多くの要望や課題があるとしましょう。
下記のようなことが起こり得るため、これらの要望を一度に実現することが得策だとは限りません。
【一度に多くの要望を聞くと起こり得ること】
- 今は最適な方法であっても3年後、5年後には使えなくなる可能性がある
- 多機能を目指しても使用しない機能が増える可能性がある
- ユーザビリティと機能の両立ができない可能性がある
プロの視点から、本当に企業にとって最良な判断ができる「提案力」が必要なのです。
信頼できる開発会社を選ぶときには、自社の意見を聞くだけでなく中長期的な視点で本当に必要な提案をしてもらえるか確認してみてください。
業務システムの改善をするための5つのステップ
業務システムの改善策が分かったところで、どのように改善をすればいいのか気になるところです。
ここでは、業務システムの改善をするためのステップをご紹介します。
どのような工程で業務システムの改善をすればいいのか分かるので、参考にしてみてください。
ステップ1.現状の業務システムの課題を明確にする
まずは、自社に導入している業務システムの課題を明確にしましょう。
業務システムの課題が分からないと、どのような改善をすべきか判断できません。
下記のような方法を用いて、どのような課題を抱えているのか分析してみましょう。
【業務システムの課題の確認例】
- 業務システムを使用している社員にヒアリングやアンケートを実施する
- 業務システムの使用状況や管理データを確認する
- システム診断を受ける
例えば、業務システムを使用している社員にアンケートを実施して「操作が複雑で分からない」という声が多ければ、操作性が課題になると考えられます。
自社だけでは判断が難しい場合は知見のある外部業者と協力しながら、客観的な視点で課題を抽出してもらうといいでしょう。
ステップ2.業務システムの改善点を検討する
業務システムの課題を踏まえて、改善するべきポイントを検討します。
業務システムの課題は、大きくシステム自体の課題と運用方法の課題に分かれます。
現状の課題から「業務システム自体の改善は必要か」「運用方法の改善は必要か」2軸で考えてみるといいでしょう。
改善ポイント | 課題例 | 改善策 |
システム自体の改善 | 古い業務システムと新しい業務システムが連携できない | 業務システム同士の連携を検討する |
運用方法の改善 | 社員からシステムの使用が難しいという声がある | 社員研修を実施する |
このときに重要なのは、業務システム自体は一度改善すると簡単に変更できないケースがあることです。
とくに、業務システムの統廃合や新規導入はコストと労力がかかるため、本当に必要なのか多角的な視点から検討する必要があるでしょう。
また、複数の改善点がある場合は優先順位をつけておくと、計画的に進めやすくなります。
ステップ3.改善策の実現方法を検討する
業務システムの改善策が把握できたら、改善策を実現する方法を決めましょう。
改善策によって、下記のような取り組み方が検討できます。
改善策 | 改善策の実現方法 |
システム自体の改善 | ・社内で改善する ・開発会社に委託する |
運用方法の改善 | ・社内で改善する |
業務システム自体の改善方法は自社の改善と開発会社への委託の2パターンがありますが、基本的には開発会社への委託がおすすめです。
開発会社に依頼する場合は、開発会社選びが非常に重要です。
「業務システムの改善で成果を出すためにも信頼できる開発会社に相談する」で触れたチェックポイントを参考にしながら、自社に合う開発会社を選定しましょう。
ステップ4.業務システムの改善を実施してテストを行う
前章で決めた方法で、業務システムの改善を実施します。
業界システムの改善を実施するときのポイントは、下記のとおりです。
【業務システムの改善を実施するときのポイント】
- 業務に支障が出る場合は事前に周知する
- 複数システムを導入する、もしくは廃止する場合はスモールスタートをする
(まずは1つのシステムを廃止するなど) - 本格導入する前にテストを実施する
とくに、業務システムの改善では、本格導入する前にテストをするようにしましょう。
いざ業務システムを改善してみても「課題が残る」「課題を解決できていない」などが起こり得るからです。
例えば、新しい業務システムを導入した場合は、特定の部署のみで使用して「課題が改善できているか」「問題なく使用できているか」「社員の負担感はないか」などを確認してください。
テストを実施して課題が解決されていると確認できた場合に、全体導入するスケジュールを組むといいでしょう。
ステップ5.業務システムの研修を実施する
業務システムの改善が完了したら、必要に応じて社研修を実施しましょう。
業務システムの改善のみで終わると社員に浸透せず「思ったように活用できなかった」「使い方が分からなかった」など新たな課題を生むリスクがあるからです。
一例として、下記のようなケースでは、業務システムを使用する社員に向けて使い方の研修をするといいでしょう。
【社員研修をしたほうがいい例】
- 新しい業務システムを導入した場合
- クラウドサービスへの移行や統廃合など業務システムの使い方が変わった場合
- 使用しない機能など運用方法が変わった場合
例えば、業務システムの統廃合をした場合は、業務システムの使い方が今までと変わります。
どのような点が変わったのか、今後はどのように使用すればいいのか共有することで、社内で活用しやすくなります。
社員から「使いやすい!」と声が上がる業務システムを導入したいなら、「ブリエ」にお任せください
ここまで、業務システムの具体的な改善策と改善するステップをご紹介しました。
業務システムの改善はどの課題をどのように改善するのか的確に判断し、自社に合う方法で進めることが重要です。
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まとめ
この記事では、業務システムの改善策と改善のためのステップをまとめて解説しました。
最後に、この記事の内容を簡単に振り返ってみましょう。
〇業務システムの改善策
システム自体の課題 | |
課題 | 改善策 |
古い業務システムが弊害になっている | 古い業務システムを使わない |
業務システム間の連携ができない | 業務システム間の連携を検討する |
業務システムが複雑化している | 本当に必要な業務システム、機能を見極める |
業務システムの操作が難しい | ユーザビリティを向上させる |
運用の課題 | |
課題 | 改善策 |
セキュリティに不安がある | セキュリティ対策を強化する |
業務システムが浸透しない | 社員研修を実施する |
〇業務システムの改善をするステップ
ステップ1:現状の業務システムの課題を明確にする
ステップ2:業務システムの改善点を検討する
ステップ3:改善策の実現方法を検討する
ステップ4:業務システムの改善を実施してテストを行う
ステップ5:業務システムの研修を実施する
業務システムの改善は、業務効率化や利益拡大につながります。
自社にとって意味のあるシステムとして稼働させるためにも、成果につながる改善が重要です。
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