FileMakerエンジニア
企業の業務では、Excelや紙、複数のシステムを使い分けて情報を管理しているケースも少なくありません。
こうした管理方法は手軽に始められる一方、運用を続けるうちに「担当者しか業務の進め方がわからない」「同じ情報を何度も入力している」といった属人化や二度手間につながることがあります。
属人化や二度手間を放置すると、業務効率が低下するだけでなく、入力ミスや引き継ぎの負担増加、人手不足への対応が難しくなるなど、企業全体の生産性にも影響を及ぼします。
このような課題を解決する方法の一つが、FileMaker（ファイルメーカー）による業務データの一元管理です。
本記事では、属人化や二度手間が発生する理由や企業にもたらす問題、FileMakerが課題解決に適している理由について解説します。
FileMakerを活用した業務改善を検討している企業の方は、ぜひ参考にしてください。
目次
1. 属人化や二度手間が発生する理由
属人化や二度手間は、特定の担当者だけに業務が集中していることだけが原因ではありません。
情報の管理方法やシステムの使い方、社内の業務フローなど、さまざまな要因が重なることで発生します。
まずは、企業の業務で属人化や二度手間が発生する主な理由を見ていきましょう。
1.1. Excelや紙による管理が部署ごとに分散している
Excelや紙による管理は手軽に導入できる反面、部署や担当者ごとに異なる方法で管理されやすい点に注意が必要です。
たとえば、営業部では顧客情報をExcelで管理し、経理部では請求情報を別のExcelに入力しているとします。
同じ顧客に関する情報であってもファイルが分かれているため、必要な情報を探したり、別のファイルへ転記したりする作業が発生します。
さらに、ファイルの保存場所や入力ルールが担当者ごとに異なれば、「どのファイルが最新なのかわからない」「担当者に確認しなければ情報を見つけられない」といった状況にもなりかねません。
情報を部署ごとに分散して管理することが、二度手間だけでなく属人化を招く原因となります。
1.2. 同じ情報を複数のシステムへ入力している
業務ごとに異なるシステムを利用している企業では、同じ情報を複数回入力する作業が発生することがあります。
たとえば、営業担当者が顧客情報を営業管理システムへ登録したあと、受注時には販売管理システムへ同じ会社名や住所を入力し、さらに請求時には会計システムへ情報を転記するといったケースです。
システム同士が連携していなければ、それぞれに手作業で入力しなければなりません。
入力回数が増えるほど担当者の負担が大きくなるだけでなく、転記ミスや入力漏れが発生する可能性も高まります。
1.3. 担当者しか業務内容を把握していない
長期間同じ担当者が業務を担当していると、その人にしかわからない手順や判断基準が増えていくことがあります。
「この顧客の場合は特別な処理が必要」「月末だけ別のファイルを確認する」など、細かなルールが担当者の経験や記憶だけに頼っている状態です。
通常業務では問題なく進められていても、担当者が休職・異動・退職した際に業務が止まる可能性があります。
また、新しい担当者への引き継ぎにも時間がかかります。
業務手順や判断基準を組織として共有できる仕組みがなければ、属人化は徐々に進んでしまいます。
1.4. 情報共有の仕組みが整っていない
社内で情報共有する仕組みが整っていないことも、属人化や二度手間につながる原因です。
必要な情報をメールやチャット、口頭などで個別に共有している場合、情報が複数の場所に分散します。
たとえば、顧客からの問い合わせ内容を営業担当者だけが把握していると、別の担当者が対応する際に改めて状況を確認しなければなりません。
場合によっては、顧客へ同じ内容を再度確認することもあります。
誰でも必要な情報を確認できる環境を整えていなければ、確認作業や情報の再入力といった二度手間が生じやすくなります。
1.5. 業務改善が後回しになっている
日々の業務に追われ、既存の業務フローを見直す機会がないことも属人化や二度手間が残り続ける理由の一つです。
「昔からこの方法で管理している」「多少手間はかかるが業務は進められている」といった理由から、非効率な運用がそのまま続いている企業もあります。
しかし、事業の拡大や従業員の増加によって扱う情報量が増えると、これまで問題にならなかった作業が大きな負担になる場合があります。
小さな二度手間であっても、毎日繰り返せば多くの時間を消費します。
属人化や二度手間を解消するためには、現在の業務フローそのものを見直すことが重要です。
2. 属人化や二度手間がもたらす問題
属人化や二度手間は、単に「仕事に時間がかかる」という問題だけではありません。
ミスの増加や引き継ぎの負担、データ活用の停滞など、日々の業務だけでなく組織全体にも影響を及ぼします。
ここからは、属人化や二度手間によって実際に起こりやすい問題を具体的に解説します。
2.1. 入力ミスや確認漏れが増える
複数のExcelやシステムで同じ情報をそれぞれ入力しなくてはならない場合、入力ミスや更新漏れが発生しやすくなります 。
たとえば、次のような問題が起こります。
- 顧客の住所を変更したが、一部のExcelしか更新していない
- 見積書と請求書で異なる単価が入力されている
- 担当者によって入力内容や表記方法が異なる
- どのデータが最新なのかわからなくなる
一か所でも修正を忘れると、社内に異なる情報が存在する状態となり、正しいデータを確認する作業が必要です。
その結果、入力だけでなく確認や修正にも時間がかかり、本来不要だった業務まで増えてしまいます。
二度手間を減らすことは、作業時間の削減だけでなく、ヒューマンエラーを防ぐうえでも重要です。
2.2. 業務効率が低下する
情報の管理場所や業務の進め方が統一されていないと、実際の作業以外に多くの時間を取られます。
たとえば、次のような状況です。
- 必要な情報がどのファイルにあるのかわからない
- 最新版のExcelを探すのに時間がかかる
- 処理方法を担当者へ毎回確認している
- 一度入力した情報を別システムへ再入力している
一つひとつは数分程度の作業でも、複数の社員が毎日繰り返せば、企業全体では大きな時間的コストが発生します。
さらに、特定の担当者に質問や確認が集中すると、その担当者自身も本来の業務に取り組めなくなります。
属人化と二度手間が重なることで、作業する側だけでなく、確認される側の業務効率まで低下してしまうのです。
2.3. 引き継ぎが難しくなる
業務の進め方が担当者個人の経験や知識に依存していると、異動や退職の際に引き継ぎが難しくなります。
実際には、次のような問題が起こりがちです。
- 前任者に聞かなければ処理方法がわからない
- 一部の顧客だけ異なる対応ルールがある
- 過去の対応内容をメールから探している
- マニュアルに記載されていない作業が多い
マニュアルが用意されていても、過去の対応履歴や例外処理、細かな判断基準まで共有されていなければ、後任者は業務を始めてから困ることになります。
その結果、前任者への確認や資料探しが何度も発生し、引き継ぎそのものが新たな二度手間になってしまいます。
担当者が変わっても同じ情報を確認できる環境を整え、業務情報を組織として管理することが重要です。
2.4. データ活用が進まない
情報がExcelや紙、複数のシステムに分散していると、社内にデータが蓄積されていても十分に活用できません。
たとえば、次のような状態です。
- 売上集計のたびに複数のExcelをまとめている
- 月次報告のために各部署からデータを集めている
- 顧客情報と売上情報を別々に管理している
- 集計担当者しかデータのまとめ方を把握していない
このような環境では、分析を行う前にデータを収集・整理する作業が必要になります。
「どの顧客からの売上が伸びているのか」「どの商品が売れているのか」を確認したくても、毎回データを集め直さなければなりません。
集計に時間がかかるほど分析そのものが後回しになり、蓄積したデータを業務改善や経営判断に活かしにくくなります。
2.5. 人材不足の影響を受けやすくなる
属人化や二度手間が多い状態では、人員が減った際に業務への影響が大きくなります。
特に、次のような状態には注意が必要です。
- 担当者が休むと業務が止まる
- 退職者が出るたびに引き継ぎで現場が忙しくなる
- 特定の社員にしか対応できない業務が多い
- 単純な入力や転記作業に人手を取られている
特定の社員しか対応できない業務が多ければ、一人欠けただけでもほかの社員へ負担が集中します。
さらに、二重入力や手作業による集計などの二度手間が残っていると、限られた人数で多くの作業を処理しなければなりません。
新しい人材を採用するだけでなく、誰でも同じ情報を確認でき、少ない作業で業務を進められる仕組みを整えることが、人材不足への備えにつながります。
3. FileMakerが属人化と二度手間の解消に適している理由
属人化や二度手間を解消するためには、単に新しいシステムを導入するだけではなく、分散している情報や業務フローそのものを整理する必要があります。
FileMakerは、自社の業務に合わせたシステムを構築できるローコード開発プラットフォームです。
ここからは、FileMakerが属人化と二度手間の解消に適している理由を紹介します。
3.1. データを一元管理できる
FileMakerを活用することで、これまでExcelや紙などに分散していたさまざまなデータを一つのシステムに集約できます。
たとえば、以下のような情報をまとめて管理することが可能です。
- 顧客情報
- 案件情報
- 見積情報
- 受注情報
- 請求情報
- 在庫情報
- 問い合わせ履歴
情報の管理場所を統一することで、必要なデータがどこにあるのか分かりやすくなり、複数の部署や担当者が同じ情報を確認できる環境を整えられます。
情報を特定の担当者やファイルに依存せず共有できるため、「担当者に聞かなければ分からない」「どのファイルが最新か分からない」といった状態も防げます。
社内の情報を組織として管理できる仕組みを整えることが、属人化の解消に有効です。
3.2. 一度入力した情報を複数業務で活用できる
FileMakerでは、一度登録したデータを関連する複数の業務で活用できます。
たとえば、次のようなデータ活用が可能です。
- 顧客情報を見積書や請求書へ反映する
- 見積情報を受注情報へ引き継ぐ
- 受注情報をもとに請求データを作成する
- 商品情報や単価を各種帳票へ反映する
業務ごとに同じ情報を入力し直すのではなく、登録済みのデータを後工程でも利用できるため、手入力や転記の回数を減らせます。
たとえば、顧客の会社名や住所、担当者名などを一度登録しておけば、関連する帳票や業務でもその情報を活用できます。
同じ情報を何度も入力する二度手間を減らせるだけでなく、入力内容のばらつきや転記ミスを抑えやすくなる点もメリットです。
3.3. 業務フローに合わせてシステムを構築できる
FileMakerは、企業ごとの業務フローに合わせて柔軟にシステムを構築できます。
たとえば、次のような仕組みを自社の業務に合わせて設計することが可能です。
- 入力項目や入力ルールを統一する
- 業務の進捗状況を可視化する
- 担当者ごとの作業手順を統一する
- 承認や確認のフローをシステム化する
既製の業務システムでは、システム側の仕様に合わせて業務フローを変更しなければならない場合があります。
一方、FileMakerであれば、現在の業務内容や課題を整理したうえで必要な機能や画面を設計できます。
これまで担当者ごとに異なっていた作業を仕組み化することで、経験や記憶に依存した属人化の解消を目指せます。
3.4. 他システムと連携しやすい
企業では、FileMakerだけですべての業務を管理するのではなく、会計システムや販売管理システム、Webサービスなどを併用するケースもあります。
FileMakerは、APIやODBC/JDBCなどを活用して外部システムと連携できます。
たとえば、次のような連携が考えられます。
- Webフォームの問い合わせ情報を取り込む
- 既存システムのデータをFileMakerで活用する
- FileMakerのデータを外部システムへ連携する
- 複数のシステム間で必要なデータを共有する
既存システムをすべて入れ替える必要はなく、現在利用しているシステムを活かしながら必要な情報を連携できます。
システム間の手入力や転記作業を減らすことで、二度手間の解消につながります。
3.5. 現場主体で改善を続けられる
業務システムは、一度構築すれば終わりではありません。
事業内容や組織体制の変化に合わせて、必要な機能や業務フローを見直していくことが重要です。
FileMakerでは、たとえば次のような改善を行えます。
- 入力項目を追加/変更する
- 承認フローを見直す
- 新しい帳票を追加する
- 業務の変化に合わせて機能を追加する
FileMakerはローコードで開発できるため、運用開始後も業務の変化に合わせて機能追加や改修を行いやすいことが特徴です。
現場で感じている使いにくさや新たに発生した二度手間を整理し、必要に応じて機能や運用方法を見直すことで、実際の業務に合ったシステムへ改善を続けられます。
4. FileMakerで属人化や二度手間を解消した活用事例
FileMakerは、特定の業務だけでなく、企業内のさまざまな業務に活用可能です。
ここでは、FileMakerを活用することで属人化や二度手間の解消につながる代表的な事例を紹介します。
4.1. 顧客情報を一元管理した事例
営業担当者ごとにExcelで顧客情報を管理している場合、担当者以外が最新の情報を確認できず、顧客対応が属人化しやすくなります。
営業担当者ごとに管理していた顧客情報をFileMakerへ集約。
会社名や担当者などの基本情報に加えて、商談履歴や問い合わせ履歴、対応状況まで一元管理します。
営業担当者が入力した情報をほかの社員も確認できるため、担当者が不在の場合でも過去の対応履歴を確認しながら顧客対応を進められるようになります。
情報を個人ではなく組織で共有することで、顧客管理の属人化を防ぎやすくなります。
4.2. 見積書・請求書作成を効率化した事例
見積書や請求書をExcelで個別に作成していると、顧客名や住所、商品情報、金額などを何度も入力する二度手間が発生します。
FileMakerに登録した顧客情報や商品情報を利用して、見積書を作成できる仕組みを構築。
確定した見積情報を受注データへ引き継ぎ、さらにその情報をもとに請求書を作成できるようにします。
見積書を作成するたびに顧客情報を入力したり、請求時に同じ内容を転記したりする必要がありません。
見積から受注、請求まで同じデータを活用することで、入力作業の二度手間だけでなく、転記ミスの削減にもつながります。
4.3. 問い合わせ対応を効率化した事例
電話やメール、Webフォームなど複数の窓口から問い合わせを受け付けていると、担当者ごとに情報が分散し、対応状況を把握しにくくなることがあります。
顧客からの問い合わせ内容をFileMakerへ集約し、受付日時や問い合わせ内容、担当者、対応状況、過去の回答などをまとめて管理します。
別の担当者でも対応状況を確認できるため、「誰が対応しているのかわからない」「以前どのような回答をしたのかわからない」といった問題を防げます。
対応履歴を組織として蓄積することで、重複対応や確認作業を減らし、問い合わせ対応の属人化も防ぎやすくなります。
4.4. 在庫・受発注管理を効率化した事例
受注情報と在庫情報を別々のExcelで管理している場合、注文を受けるたびに在庫数を確認したり、受注後に在庫表を更新したりする必要があります。
FileMaker上で受注情報と在庫情報を関連付け、受注内容と現在の在庫状況を同じシステム上で確認できる仕組みを構築します。
営業担当者と在庫管理担当者が共通の情報を確認できるため、電話やメールで在庫状況を問い合わせる回数も減らせます。
部署をまたいで情報を共有することで、在庫確認やデータ転記といった二度手間を減らし、受発注業務をスムーズに進められるようになります。
4.5. 日報・報告書の入力を効率化した事例
日報や作業報告書を紙やExcelで作成し、その内容を管理者が別の集計表へ転記している場合、現場と管理者の双方に入力作業が発生します。
現場担当者がスマートフォンやタブレットからFileMakerへ日報や作業内容を直接入力できる仕組みを構築。
登録されたデータを、そのまま集計や報告書作成に活用します。
現場で入力した内容を管理者が改めてExcelへ転記する必要がなくなり、集計作業にかかる時間を削減できます。
報告から集計まで同じデータを利用することで、二度手間を減らすとともに、日報・報告業務の効率化につながります。
5. FileMaker導入を成功させるポイント
FileMakerを導入すれば、自動的に属人化や二度手間がなくなるわけではありません。
現在の業務を整理せずにシステム化すると、非効率な業務フローをそのままシステム上で再現してしまう可能性があります。
FileMakerを活用して業務改善につなげるために、導入時に意識したいポイントを解説します。
5.1. 属人化している業務を洗い出す
まずは、社内のどの業務が特定の担当者へ依存しているのかを整理しましょう。
「担当者が休むと進まない業務」「手順を知っている人が一人しかいない業務」「担当者へ頻繁に確認が発生する業務」などを洗い出します。
そのうえで、担当者が持っている情報や判断基準、作業手順を整理し、どの部分をFileMakerで共有・仕組み化できるかを検討します。
属人化している原因を把握してからシステムを設計することが、効果的な業務改善につながります。
5.2. 二度手間になっている業務を整理する
次に、同じ情報を複数回入力・確認している業務がないかを確認します。
たとえば、「Excelに入力した内容を基幹システムへ再入力している」「紙の日報を管理者がExcelへ転記している」といった作業です。
業務フローを一連の流れとして可視化すると、どこで重複作業が発生しているのかを把握しやすくなります。
一度入力した情報をどの工程まで活用できるかを考えながらFileMakerを設計することで、二度手間を効率的に削減できます。
5.3. 現場の運用に合わせて設計する
システムを実際に使用するのは現場の社員です。
経営層やシステム担当者だけで仕様を決めると、実際の業務フローと合わず、システムが使われなくなる可能性があります。
導入前に現場へのヒアリングを行い、現在どのような手順で業務を進めているのか、どの作業に負担を感じているのかを確認することが重要です。
現場の意見を取り入れながらFileMakerを設計することで、日常業務に定着しやすいシステムを構築できます。
5.4. 段階的に導入する
すべての業務を一度にFileMakerへ移行しようとすると、開発範囲が大きくなり、現場の負担も増加します。
まずは二度手間が多い業務や、属人化による影響が大きい業務から導入する方法も有効です。
たとえば、最初に顧客管理をFileMakerへ移行し、運用が定着したあとに見積・請求管理や問い合わせ管理へ対象を広げていきます。
段階的に導入すれば、実際の運用で見つかった課題を次の開発へ反映しながら、自社に合ったシステムへ改善できます。
5.5. 保守・運用を前提に改善を続ける
FileMakerを導入したあとも、業務内容や組織体制の変化に応じてシステムを見直すことが重要です。
導入当初は効率的だった業務フローでも、新しい業務が増えたり担当部署が変わったりすることで、新たな二度手間が発生する可能性があります。
また、システムの仕様や改修内容を一部の担当者しか把握していなければ、FileMaker自体が属人化することにも注意が必要です。
定期的に運用状況を確認し、必要に応じて機能や業務フローを改善するとともに、仕様や改修履歴を共有できる保守体制を整えましょう。
6. FileMakerで属人化と二度手間を解消するなら株式会社ブリエへ
属人化や二度手間は、日々の業務のなかでは小さな問題に見えることがあります。
しかし、「担当者に確認する」「別のExcelへ転記する」「同じ情報を複数回入力する」といった作業が積み重なると、企業全体では大きな時間的コストになります。
FileMakerを活用して分散している情報を一元管理し、一度入力したデータを複数の業務で活用できる仕組みを構築することで、属人化や二度手間の解消が期待できます。
一方で、FileMakerを導入する際は、現在の業務フローを整理し、自社の課題に合わせてシステムを設計することが重要です。
株式会社ブリエでは、FileMakerを活用したシステム開発をはじめ、既存システムの改修や保守・運用まで幅広くサポートしています。
「Excelや紙による管理から脱却したい」「同じデータを何度も入力する業務をなくしたい」「特定の担当者に依存している業務を改善したい」とお考えの場合は、ぜひ株式会社ブリエへご相談ください。
株式会社ブリエ代表取締役。Webデザイン、WordPress、Elementor、DTPデザイン、カメラマンなどを経て、FileMakerエンジニアとなる。企業の経営課題であるDX化、業務効率化、ペーパーレス化、情報の一元管理など、ビジネスニーズの変化に合わせてFileMakerで業務システムを開発し、柔軟に拡張して解決いたします。
