FileMakerエンジニア
「今日もExcelが固まった！扱うデータの量が増えるごとにイライラすることが増えた」
「いつエラーが出てファイル破損するんじゃないかとヒヤヒヤ⋯もう限界なのかもしれない」
Excelでデータ管理をされている方の中には、このようなストレスを抱えているケースも多いのではないでしょうか。
結論から申し上げると、Excelの機能や扱えるデータの大きさには4つの限界があります。
| Excelの4つの限界 |
| 1. 扱えるデータの大きさは、最大1,048,576 行×16,384 列まで |
| 2. 複数人での同時編集ができない ※ |
| 3. 更新内容がリアルタイムに反映されない ※ |
| 4. 他のツール・システムと連携が困難 |
※パッケージ版Excelの場合
あなたがExcelでの業務に限界を感じているのであれば、より多くのデータをより効率的・安全に管理するためにできることは「脱Excel」「活Excel」のどちらかです。
| 脱Excel | Excelでのデータ管理をやめ、より業務内容に適したツールやシステムに乗り換える |
| 活Excel | Excelの利用を継続しつつ、業務の一部を代替ツール・システムに振り分ける |
脱Excelと活Excelのどちらを選ぶべきかは、企業の業務内容や状況によって異なるため、自社にとってどちらが最適解かをよく考えて決断する必要があります。
本記事では、Excelでのデータ管理に限界を感じている方に向けて、「脱Excel」「活Excel」についてわかりやすく解説します。
最後まで読めば、どうすればExcelに限界を感じている現状を打破すれば良いかが明確になり、今より効率的で安全なデータ管理が実現することでしょう。
- Excelの限界（仕様面・機能面）
- 脱Excelか活Excelかを判断する基準
- 脱Excel・活Excelする方法
- 脱Excel・活Excelにおすすめの代替ツール
目次
1. Excelの限界
まずは、Excelの限界について
・仕様面の限界
・機能面の限界
の順に解説します。
冒頭でも申し上げたように、Excelの機能や扱えるデータの大きさには限界があるため、前提知識として「そもそもExcelでできることの限界はどこなのか」を理解しておきましょう。
さらに、本章の最後には
・多くの企業がExcelでのデータ管理に限界を感じている
というExcelでのデータ管理における現状についても触れています。
貴社の置かれている状況を正確に把握するために、こちらも併せてご覧ください。
1-1. 仕様面の限界
Excelには、行数や列数・計算できる数字の大きさといった仕様の限界があります。
| 項目 | 最大数 |
| 行数 | 1,048,576 行 |
| 列数 | 16,384 列 |
| ファイルサイズ | 32ビット版：2GB 64ビット版：無制限 |
| シート数 | 使用可能メモリに依存 |
| 計算できる桁数 | 15桁 |
参考：Microsoft「Excel の仕様と制限」
上記の数値を超える大きなデータは、原則取り扱えません。
また、限界の範囲内でもデータの容量が大きくなるほど
・読み込みに時間がかかる
・エラーが出る
といった不具合が発生するケースもあります。
あなたがExcelを使う際に「動作が重い」等のストレスを感じているのであれば、それらの不具合は仕様面の限界が近いことが原因である可能性が高いと言えるでしょう。
A. いくつか手段はありますが、いずれも非推奨です。
Excelで「100万行×1万6,000列」を超えるデータを取り扱いたい場合、
・フィルタリング（必要な情報のみを絞り込む）を行う
・データを分割してPower Queryで集計する
・データベースソフト（Accessなど）と連携させる
といった手段を取ることで限界を超えるのを回避できる可能性があります。
しかしこれらの方法は、操作が複雑・一時的な対処療法にならない可能性が高い・ファイル破損のリスクがある等のデメリットがあるため、おすすめしません。
基本的には、Microsoftが定める制限の範囲内のデータを取り扱うのが原則だと認識しておきましょう。
1-2. 機能面の限界
Excelの機能面の限界には、次のようなものがあります。
| Excelの機能の限界 |
| 複数人での同時編集ができない ※パッケージ版の場合 |
| 更新内容がリアルタイムに反映されない ※パッケージ版の場合 |
| 他のツール・システムと連携が困難 |
Excelのデメリットとしてよく挙げられる「複数人での同時編集ができない」「更新内容がリアルタイムに反映されない」ですが、これらはパッケージ版のExcelの限界です。
・Microsoft365（サブスクリプションサービス）
・Excel Online（クラウドサービス）
をご利用の場合は、共同編集機能が使えるうえに、更新内容もリアルタイムで自動保存されます。
他のツール・システムと連携が困難な点については、クラウド版・パッケージ版どちらにも言えるExcelの限界です。
Excelは表形式のデータ構造であることから、外部のツールやシステムとの互換性が低く
・CSV連携を手動で行う必要がある
・API自動連携が困難
といった問題が生じるケースがあります。
複雑で手間のかかる外部連携を行う際、高いExcelスキルを持つ担当者が必要になるため、業務の標準化がしづらい性質があると言えるでしょう。
1-3. 多くの企業がExcelでのデータ管理に限界を感じている
ここまでExcelの仕様面・機能面の限界をお伝えしてきましたが、日本では多くの企業がExcelでのデータ管理に限界を感じているというのが実情です。
株式会社KUIXが1,287名のExcel利用者を対象に2023年に実施した調査では、「Excelでのデータ管理には限界やメリットを感じますか？」という項目に対し、およそ70％が限界を感じていると回答しています。
- 大容量のデータが処理できない（26.3％）
- 複数人による同時編集ができない（35.5％）
- ファイルが複数発生し最新版がわからない（27.8％）
- 管理が属人化してしまう（28.2％）
参考：PR TIMES「Excel利用状況調査」
Excelは本来表計算ソフトであり、データベースのように「大量のデータの蓄積や管理」そのものを主な目的としたツールではありません。
Excelの仕様や性能の限界を感じながらも利用し続けることにより、
・業務効率の低下
・エラーにより正常に保存されなかったデータが破損する
・属人化された業務フローの確立により、後任への引き継ぎが困難になる
といったリスクがあります。
このようなリスクを回避するためには、より多くのデータをより効率的・安全に管理できる代替ツールへの乗り換え（＝脱Excel）を目指すのがベターですが、脱Excelに踏み切る企業は半数にも満たないというのが実情です。
- Excelの利便性を手放したくない（37.9％）
- 既存Excelデータを整理できない（32.2％）
- マクロや関数の移行ができない（26.4％）
- 何に置き換えるべきかわからない（29.5％）
参考：PR TIMES「Excel利用状況調査」
実際に、「脱Excel」と言われても、かかるコストや手間を考えるとすぐに実行するのはためらわれるというケースがほとんどではないでしょうか。
Excelに限界を感じている企業が現状を打破する方法は、次のうちのどちらかです。
1. 時間とコストをかけて「脱Excel」に踏み切る
→Excelの利用をやめ、より適したツールやシステムを導入する
2. 業務内容を見直し「活Excel」で業務効率を上げる
→Excelの利用を継続しつつ、業務の一部を代替ツール・システムに振り分ける
上記の2つの選択肢のうち、あなたの会社にとってより適しているのはどちらか、次章で詳しくお話しします。
2. あなたの会社に必要なのは「脱Excel」？「活Excel」？判断する基準
あなたの会社のデータ管理に適しているのは「脱Excel」か、それとも「活Excel」か、判断する基準となるのが
「将来的にどちらが現場の新しいルールとして定着しやすいか」
です。
脱Excelを検討する際に最も注意したいのが、「代替ツールに社員が適応できず、結局使い慣れたExcelに戻ってしまわないか」という点です。
Excelでのデータ管理に限界を感じている以上、代替ツールを活用して何かしらの対策を講じる必要はあるものの、必ずしもすべての業務からExcelを無くす必要はありません。
まずは問題の生じている業務を特定し課題を洗い出し、その課題を解決するために代替ツールが本当に必要なのか・代替ツールの導入で現場がどう変化するかをシミュレーションしてみることが重要です。
| 脱Excel・活Excelかを決断する流れ |
| 1. 問題の生じている業務を特定する |
| 2. 対象業務の課題を洗い出す |
| 3. 課題に応じた解決策を立案する ※代替ツールの導入が本当に必要なのか、代替ツールに移行する業務の範囲を精査 |
| 4. 導入後現場がどう変化するかをシミュレーションする |
| 5. 費用対効果があると判断できる代替ツールがあれば導入する |
上記の流れに沿って検討すれば、自社にとって必要なのは脱Excelなのか活Excelなのか、自然と見えてきます。
具体的にどのようなことをすれば良いかは次章で詳しくお話しするので、本章では
・必ずしも完全に脱Excelする必要はない
・脱Excel、活Excelは、将来的に現場に定着するかどうかが鍵
というポイントを押さえておきましょう。
3. Excelに限界を感じた企業が脱Excel・活Excelする手順【簡単6ステップ】
続いては、Excelに限界を感じた企業が脱Excel・活Excelする手順について、6つのステップで解説します。
STEP1. 問題の生じているExcel業務を特定する
STEP2. 対象業務の課題を洗い出す
STEP3. 課題に応じた解決策を立案する
STEP4. Excelの代替ツール・システムを選定する
STEP5. 導入後現場がどう変化するかをシミュレーションする
STEP6. 費用対効果があると判断できる代替ツールがあれば導入する
具体的にどのようなことをすれば良いのか、各ステップごとに詳しく見ていきましょう。
STEP1. 問題の生じているExcel業務を特定する
まずは、問題の生じているExcel業務を特定しましょう。
Excelを利用した業務フローをすべて書き出し、それらを「問題なく進行できている業務」と「問題のある業務」に仕分けます。
このとき、「問題のある業務」に仕分けられたものが、あなたが「Excelはもう限界」と感じている原因です。
本ステップの注意点は、あなた一人の裁量で問題のある業務を特定しないことです。
Excelでの業務に携わっている社員全員に「どんなシーンで困っているか」をヒアリングし、現場の声を取り入れながら行うと良いでしょう。
STEP2. 対象業務の課題を洗い出す
問題の生じているExcel業務を特定したら、その業務が具体的にどのような課題を抱えているかを洗い出します。
以下の例を参考に、課題の洗い出しを行ってみましょう。
| 業務内容 | 単純なデータ入力業務 |
| 課題 | 本当は複数人で分担して短時間で終わらせたいが、共同編集ができないため時間がかかる |
| 業務内容 | 社員の勤怠管理業務 |
| 課題 | 責任者の1人が複雑なマクロを用いたフォーマットを使っているため、他の社員が管理できず業務が属人化している |
| 業務内容 | 顧客管理業務 |
| 課題 | データの容量が増えてくるにつれ、読み込みに時間がかかる・フリーズするといったExcelの不具合が増えてきた |
業務中に不便に感じたことや、実際にトラブルが発生したシーンなどを振り返りながら、できるだけ具体的な課題を言語化するのがポイントです。
STEP3. 課題に応じた解決策を立案する
続いては、課題に応じた解決策を立案します。
STEP2で洗い出した課題の一つ一つに対して、
・Excelの利用を中止し代替ツールに置き換える
・Excelの使い方を改善する
のどちらが良いかをジャッジしましょう。
この作業を行うことで、「脱Excelか活Excelか」の社内での方針が明確になります。
さらに、活Excelの場合は代替ツールに移行する業務の範囲を精査することができます。
解決策の立案はどのように行えばいいのか、例を見てみましょう。
| 課題 | 共同編集ができないため作業に時間がかかる |
| 解決策 | パッケージ版のExcelの利用を中断し、クラウド版の「Excel Online」を利用してみる →活Excel |
| 課題 | 複雑なマクロを用いたデータ管理業務が属人化している |
| 解決策 | 標準化したテンプレートを作成し、誰でも自由に編集・管理ができるようにする →活Excel |
| 課題 | データ容量が大きく、フリーズする等の不具合が増えてきた |
| 解決策１ | フィルタリングや集計によって1シートあたりのデータ量を減らす →活Excel |
| 解決策２ | 大きなデータが扱える他のツールに乗り換える →脱Excel |
このように、課題ごとの解決策を立案することで、脱Excel・活Excelの判断が迷いなくできます。
STEP4. Excelの代替ツール・システムを選定する
STEP3で脱Excelすることになった場合は、代替ツールの選定をしましょう。
Excelの代替ツール・システムには、次のようなものがあります。
| オンラインスプレッドシート | Web上で複数人が同時に編集できる表計算ソフト 【解決できる課題】
|
| Webデータベース | ブラウザで利用できるデータ管理用のアプリケーション 【解決できる課題】
|
| データベース管理システム | データベースの管理・検索・更新・共有等を行うシステム 【解決できる課題】
|
上記のような代替ツール・システムを
・機能（課題を解決してくれるか・要件にマッチしているか）
・使いやすさ
・カスタマイズ性
・セキュリティ対策
といったポイントに基づいて選び、自社にマッチする製品の候補を3つ程度にまで絞り込みます。
代替ツールについて詳しくは「4.脱Excelを目指す企業におすすめの代替ツール」でお話ししますので、ここでは「代替ツールを選定するステップが必要である」ということを認識しておくと良いでしょう。
STEP5. 導入後現場がどう変化するかをシミュレーションする
続いて、STEP4で選定したツールを実際に導入した場合、現場がどう変化するかをシミュレーションします。
このステップを経ることで、脱Excelを試みる際に最も陥りやすい失敗、「代替ツールに現場の人間が適応できず、結局使い慣れたExcelに戻ってしまう」のリスクを最小化できます。
具体的には、以下のようなポイントに注意して代替ツールの機能やコストについて調査しましょう。
導入コストに見合う利益が見込めるか
（作業スピードの向上・人手不足の解消など）教育コストはどのくらいかかるのか
代替ツールが定着するまでにどのくらいの期間かかるのか
代替ツールの機能は現場の人間が使いこなせる難易度のものか
代替ツールを導入して脱Excel化を実施した場合、当然ながら業務の内容や流れは今までとは異なるものになります。
シミュレーションをしてみて、本当に上手く機能するのか不安な点があれば、契約前に製品の開発元へしっかりと確認しておくと良いでしょう。
STEP6. 費用対効果があると判断できる代替ツールがあれば導入する
シミュレーションの結果、費用対効果があると判断できる代替ツールが見つかれば、いよいよ導入となります。
導入から稼働までにかかる期間は代替ツールの種類や製品によって異なりますが、新しい業務フローが定着するまでには一定の時間が必要になるため、導入は業務量が少ない閑散期に行うと良いでしょう。
また、脱Excelが成功かどうかを見極めるために、成果（何をもって成功とするかの基準）と期限をあらかじめ決めておくことをおすすめします。
万が一、代替ツールを使った業務が期限を過ぎてもうまく稼働しない場合は、損失を拡大しないために早めに撤退するのも一つの選択肢だと言えるでしょう。
4. 脱Excel・活Excelを目指す企業におすすめの代替ツール
最後は、脱Excel・活Excelを目指す企業におすすめの代替ツールをご紹介します。
・オンラインスプレッドシート
・Webデータベース
・データベース管理システム
それぞれどのようなツールなのか、どんな製品があるのか、一つずつ詳しく見ていきましょう。
4-1. オンラインスプレッドシート
脱Excel・活Excelを目指す企業におすすめの代替ツールとして、最も手軽なものと言えるのが、オンラインスプレッドシートです。
| どんなツール？ | Web上で複数人が同時に編集できる表計算ソフト |
| 解決できる課題 |
|
| 製品一例 |
オンラインスプレッドシートはクラウド上で情報を管理するサービスであるため、パッケージ版Excelでネックになりやすい「複数人で同時編集ができない」や「変更内容がリアルタイムで反映できない」といった課題をクリアできます。
パッケージ版のExcelを利用しており、機能面に限界を感じている場合は、まずはクラウド版の「Microsoft Excel Online」への乗り換えを検討してみると良いでしょう。
※Excelで扱えるデータの容量の限界はパッケージ版もクラウド版も同じなので、容量オーバーが課題である場合は「4-2.Webデータベース」「4-3.データベース管理システム」への乗り換えをおすすめします。
4-2. Webデータベース
オンラインスプレッドシートでは解決できない課題をお持ちの場合は、「Webデータベース」の導入を検討すると良いでしょう。
| どんなツール？ | ブラウザで利用できるデータ管理用のアプリケーション |
| 解決できる課題 |
|
| 製品一例 |
Webデータベースは、膨大なデータを一元管理できるツールであるため、Excelの代替ツールとして活用することで管理できるデータの容量が大幅に増えます。
社内のデータを一元管理したい・大容量データを管理したい・Excelの遅延やエラーが気になるといったあらゆる課題を比較的低コストで解決できる手段です。
4-3. データベース管理システム
脱Excel・活Excelを目指す企業におすすめの代替ツールとして、最後の手段とも言えるのが、「データベース管理システム」です。
| どんなツール？ | データベースの管理・検索・更新・共有等を行うシステム |
| 解決できる課題 |
|
Webデータベースのようなブラウザ上で操作するアプリケーションとは異なり、データベース管理専用のシステムを新たに社内に導入するという、本格的に脱Excelに踏み切りたい企業向けの手段です。
データベース管理システムを導入する手段としては、
・パッケージ化された製品を購入する
・一から自社専用のシステムを開発する
といった2つのパターンが一般的です。
パッケージ化された製品を購入する場合には
・顧客管理システム
・プロジェクト管理システム
・予算管理システム
・在庫管理システム
など、業務内容とマッチするジャンルの製品を選んで導入すると良いでしょう。
既存のシステムでは操作性や機能が不十分である場合は、一から自社専用のシステムを開発する必要がありますが、パッケージ化された製品を導入するよりも自由度が高い分時間やコストがかかります。
そこで本記事でおすすめしたいのは、自社専用のシステムをローコード開発することです。
FileMaker等のローコード開発であれば、プログラミングの専門知識もいらず短期間・ローコストでシステム開発ができます。
「本格的に脱Excelしたいと考えているが、コストや現場に定着するかが不安」
と考えている企業様は、データ管理システムのローコード開発を検討してみてはいかがでしょうか。
5. 脱Excelの成功実績有り！ブリエのFileMakerシステム開発
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2. 密なコミュニケーションで発注者と「伴走」するシステム開発
プロジェクトをスタートさせる前に
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を行い、システム開発の知識がない方にもわかりやすい打ち合わせ・提案を行います。
発注者様と伴走するようなプロジェクトの進行で、「出来上がったシステムが要望と違う」といったトラブルを防ぎます。
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【なぜ短期間での開発が実現できるの？】
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5. 直感的な使いやすさを追求した、優れたデザイン性
説明書がなくてもユーザーが快適・直感的に操作できることを目指したUI・UXデザインが、ブリエのシステム開発の大きな特長です。
【UIの例】
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- フォームに入力補助の機能がある
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といった場合は、まずは一度、お気軽にお問い合わせください。
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6. まとめ
最後に、本記事の重要ポイントをおさらいします。
【性能面の限界】
- 最大行数：1,048,576 行
- 最大列数：16,384 列
- ファイルサイズ：2GB（32ビット版）
【機能面の限界】
- 複数人での同時編集ができない（パッケージ版）
- 更新内容がリアルタイムに反映されない（パッケージ版）
- 他のツール・システムと連携が困難
→多くの企業がExcelでのデータ管理に限界を感じている
- 時間とコストをかけて「脱Excel」に踏み切る
- 業務内容を見直し「活Excel」で業務効率を上げる
→どちらが現場の新しいシステムとして定着しやすいかを慎重に検討することが重要
STEP1. 問題の生じているExcel業務を特定する
STEP2. 対象業務の課題を洗い出す
STEP3. 課題に応じた解決策を立案する
STEP4. Excelの代替ツール・システムを選定する
STEP5. 導入後現場がどう変化するかをシミュレーションする
STEP6. 費用対効果があると判断できる代替ツールがあれば導入する
→STEP3の段階で脱Excelか活Excelかが定まる
- オンラインスプレッドシート
- Webデータベース
- データベース管理システム
→おすすめは自由度が高く高度な専門知識も必要ない「ローコードのシステム開発」
本記事の内容を参考に、貴社にとって最適なデータ管理方法が確立され、あなたの日々の業務が快適になることを祈っています。
株式会社ブリエ代表取締役。Webデザイン、WordPress、Elementor、DTPデザイン、カメラマンなどを経て、FileMakerエンジニアとなる。企業の経営課題であるDX化、業務効率化、ペーパーレス化、情報の一元管理など、ビジネスニーズの変化に合わせてFileMakerで業務システムを開発し、柔軟に拡張して解決いたします。
