FileMakerエンジニア
業務の現場では、こんなやりとりが日常的に起きていないでしょうか。
「来週のA案件、誰かアサインできる人いたっけ？」
「〇〇さんに打診したんだけど、返事どうだったかな……」
コンサルティングや専門家派遣など、人を動かすことがビジネスの中心にある企業では、こうした確認作業が毎日のように発生します。
スタッフごとの稼働状況をExcelや口頭で管理している限り、打診の抜け漏れ、ダブルブッキング、「あの件どうなった？」という追いかけ確認はなくなりません。
このようなExcelでの稼働管理の課題は、FileMaker（ファイルメーカー）で「スタッフ稼働管理カレンダー」を構築することで一気に解決できます。
株式会社ブリエでは、FileMakerを活用し、スタッフの稼働状況と打診ステータスをビジュアルで一元管理できるカレンダー機能を開発した事例があります。
本記事では、その具体的な機能や導入効果をご紹介します。
目次
Excelでの稼働管理が限界に
今回ご紹介するのは、複数のクライアント案件を同時進行で抱えるコンサルティング会社A社様での事例です。
A社様では、社内スタッフの稼働スケジュールをExcelシートで管理していましたが、案件数・スタッフ数が増えるにつれ、以下のような問題が顕在化しました。
- 打診状況の把握が困難
誰にどの案件を打診済みで、返答がどうだったか、追いかけないと分からない
- 空き状況の確認に手間がかかる
「来週空いているスタッフ」を確認するだけで複数のシートを横断する必要があった
ダブルブッキングのリスク
複数の担当者が個別に動いていたため、同じスタッフへの重複依頼が発生することがあった
「スタッフの空き状況と打診の進捗を、一画面で把握できるようにしたい」というご要望を受け、FileMakerによるカレンダー機能の開発をご提案しました。
実装した機能
人×日付のマトリクス型カレンダー
縦軸にスタッフ一覧、横軸に日付を並べたレイアウトを実装しました。画面を開いた瞬間に「誰がどの日に空いているか」が一目でわかる設計になっており、Excelで複数シートを行き来していた確認作業が不要になりました。
週単位での表示を基本としており、当該週のスタッフ全員の稼働状況を俯瞰しながら、各スタッフの予定欄には案件名・時間・場所などの詳細情報も直接入力できます。
打診ステータスの視覚的管理
各予定には「確認中」「OK」「NG」などの打診ステータスを設定でき、稼働調整の進捗が一目でわかります。「まだ返答が来ていない打診」をひと目で拾えるため、確認漏れを防ぐことができます。
既存の案件・スタッフ情報との連携
A社様がFileMakerですでに管理していた案件情報・スタッフ情報と連携しており、案件側から「この日程で打診する」操作をするだけでカレンダーに反映される仕組みです。入力の二度手間がなく、常に最新の状態が保たれます。
導入後の効果
「誰が空いているか」の確認作業がゼロに
従来はExcelの複数シートを横断して確認していた空き状況が、カレンダーを開くだけで即座に把握できるようになりました。
打診の抜け漏れがなくなった
ステータス管理により「打診したまま放置」という状況がなくなり、案件への対応スピードが向上しました。マネージャーの管理負担が軽減
全スタッフの稼働状況をリアルタイムで確認できるため、「誰に何を頼むか」の判断が格段にしやすくなりました。
まとめ
人材の稼働管理は、Excelや口頭での対応に限界が訪れやすい領域です。
FileMakerの強みは、カレンダー表示単体ではなく、案件管理・スタッフ情報・実績管理などと一体で構築できる点にあります。
「うちでも似たような課題を抱えている」とお感じの方は、ぜひお気軽にご相談ください。
株式会社ブリエのプロジェクトマネージャー。将来的な可能性やリスクを考慮した幅広い視野を持ち、最適な選択肢を提案できるプロフェッショナル。FileMakerをはじめとするローコード開発に精通し、豊富な専門知識を活かして顧客に最善のサービスを提供する。常に冷静で的確な判断を下し、複雑な問題に対しても高度な分析力で解決策を導き出す。
