FileMakerエンジニア
「現在の業務管理に限界を感じている」
そう思いながらも、長年使い慣れた運用を変えることに不安を感じ、改善に踏み切れずにいる企業は少なくありません。
例えばExcelで業務管理を行っている企業は少なくありませんが、業務が増えたり、関わる人が多くなったりするにつれて、属人化や情報の分断、更新ミスといった課題が表面化しやすくなります。
しかし、こうした課題は「Excelが悪い」のではなく、業務の変化に管理方法が追いついていないことが原因であるケースがほとんどです。
本記事では、業務管理で起こりがちな課題を整理したうえで、現場の業務フローや使い慣れた感覚を尊重しながら進める業務改善の考え方を解説します。
さらに、導入して終わりではなく、運用・改善を続けられるシステム構築という視点から、ローコード開発とFileMaker（ファイルメーカー）を活用した現実的な改善アプローチを紹介します。
目次
1. 業務改善が進まない企業に共通する課題
業務改善に取り組もうとしても、思うように成果が出ない企業には共通した課題があります。
ローコード開発やFileMakerのような柔軟なツールは、業務改善を進める強力な手段になりますが、土台となる課題認識が曖昧なままでは効果を発揮しません。
まずは、業務改善が停滞しやすい企業に見られる代表的な課題を整理していきましょう。
1.1. 業務が属人化している
業務改善が進まない大きな要因の一つが、特定の担当者に業務が集中している状態です。
- この作業は〇〇さんしか分からない
- 手順が口頭や個人メモにしか残っていない
- 休職/退職があると業務が止まる
こうした属人化は、業務のブラックボックス化を招きます。
結果として、改善したくても「どこをどう変えればいいのか分からない」状態に陥りやすくなります。
属人化している業務ほど、改善余地が大きい一方で、整理せずにシステム化すると失敗しやすいポイントでもあります。
1.2. Excel・紙・メールが混在している
多くの企業では、業務管理が以下のように分散しています。
- 管理台帳はExcel
- 申請/承認は紙やPDF
- やり取りはメールやチャット
このような状態では、「どれが最新の情報なのか分からない」「確認や転記に時間がかかる」といった非効率が日常的に発生します。
複数の管理方法を前提とした運用では、業務上の負荷も高くなり、限界が出やすいのが現実です。
1.3. 現場改善とシステムが分断されている
業務改善が進まない企業では、現場の工夫とシステムが噛み合っていないケースも多く見られます。
- 現場はExcelで改善しているが、基幹システムは変更できない
- システムはあるが、現場の業務に合っていない
- システム改修のたびに時間とコストがかかる
このような状況では、改善意欲があっても継続的な業務改善が難しくなります。
1.4. 改善したくても「何から手をつけていいかわからない」
業務改善に取り組もうとする企業ほど、次のような悩みを抱えがちです。
- 課題が多すぎて整理できない
- 全体を変えようとして動けなくなる
- システム導入のイメージが湧かない
この状態では、改善そのものが先送りになってしまいます。
まずは「困っている業務」「非効率が目立つ業務」を可視化させ、段階的に改善を積み重ねる必要があります。
2. ローコード開発とは？業務改善に活かされる理由と特徴
業務改善を進める手段として、近年注目されているのがローコード開発です。
ここでは、ローコード開発の基本的な考え方と、なぜ業務改善に活かしやすいのかを整理します。
2.1. 業務改善を前提としたローコード開発の基本
ローコード開発とは、最小限のプログラミングで業務システムを構築・改善できる開発手法です。
画面設計やデータ構造、処理ロジックを視覚的に設計できるため、以下のような特徴があります。
- 業務内容を理解している人が設計に関われる
- 改修や機能追加を短期間で行える
- 小さく作って、使いながら改善できる
業務改善においては、「完成されたシステムを導入する」ことよりも、業務に合わせて調整し続けられることが重要です。
ローコード開発は、改善を前提にした設計を実現しやすい手法といえます。
2.2. フルスクラッチ開発とローコード開発の違い
従来のフルスクラッチ開発と、ローコード開発の違いは以下の点にあります。
| フルスクラッチ開発 |
|
| ローコード開発 |
|
業務改善は、最初から正解を決めきれない取り組みです。
そのため、仕様変更が前提になる業務改善にはローコード開発の方が現実的な選択肢となります。
2.3. ローコード開発が業務改善と相性が良い理由
ローコード開発が業務改善に向いている理由は、大きく分けて3つあります。
- 業務の変化に追従しやすい
改善を進める中で業務フローが変わっても、システム側を柔軟に調整できます。 - 現場を巻き込みやすい
画面や操作がイメージしやすく、現場の意見を反映しながら改善を進められます。 - スモールスタートが可能
一部の業務から始め、効果を確認しながら改善範囲を広げられます。
このように、ローコード開発は「業務を止めずに改善したい」「一度で完成させるのは難しい」と考える企業にとって非常に相性の良い手法です。
3. ローコードによる業務改善ツールとしてFileMakerが選ばれる理由
ローコード開発ツールは数多く存在しますが、その中でも業務改善用途でFileMakerが選ばれるケースは少なくありません。
理由は、単に「開発がしやすい」からではなく、業務改善を前提とした設計・運用に向いている特性を持っているためです。
ここでは、FileMakerがローコードによる業務改善ツールとして評価される理由を整理します。
3.1. 業務フローに合わせたローコード設計ができる
FileMakerの大きな特徴は、業務フローにシステムを合わせられる点にあります。
- 既存の業務手順をベースに画面や項目を設計できる
- 業務ごとの入力/確認・承認の流れをそのまま再現できる
- 「業務を変えるためのシステム」ではなく「業務を支えるシステム」を作れる
業務改善では、現場のやり方を大きく変えすぎると定着しません。
FileMakerは、現状業務を尊重しながら改善点だけをシステム化できるため、ローコード開発との相性が非常に良いといえます。
3.2. 現場の運用を崩さず業務改善を進められる
FileMakerは、導入時のハードルが比較的低く、現場の運用を止めずに改善を進められる点も強みです。
- 既存のExcel運用をベースに段階的に置き換えられる
- 操作画面が直感的で、教育コストを抑えやすい
- 一部の業務からスモールスタートしやすい
業務改善において重要なのは、「完璧なシステム」よりも現場で使われ続けることです。
FileMakerは、現場との摩擦を最小限にしながら改善を進められるツールといえます。
3.3. 部署・業務を横断したデータ管理がしやすい
業務改善を進めると、「部署ごとにデータが分断されている」「同じ情報を何度も入力している」といった課題が浮き彫りになります。
- 複数業務/複数部署のデータを一元管理できる
- 入力/更新情報をリアルタイムで共有できる
- 業務間のつながりをデータとして可視化できる
このような形で業務全体を横断した改善が可能なため、部分最適に終わらない業務改善を進めるうえで大きな強みといえます。
3.4. 改修・追加を前提としたローコード型の業務改善に向いている
業務改善は、一度システムを導入して完了するものではありません。
実際の運用を続ける中で、業務内容やルールは少しずつ変化していきます。
そのため、業務改善を進めるうえでは、改善や変更を前提にシステムを育てていけるかどうかが重要になります。
- 項目追加やレイアウト変更などの改修を柔軟に行える
- 業務フローの変更にも対応しやすい
- 一部業務から始め、他の業務へ段階的に広げやすい
FileMakerは、こうした改善・拡張を前提としたローコード開発に向いており、比較的短期間・低コストで修正や追加を行えるのが特徴です。
そのため、「まずは改善してみる → 使いながら直す → さらに広げる」という、業務改善に理想的なサイクルを無理なく回しやすいツールといえます。
4. FileMakerによるローコード開発で業務改善しやすい業務領域
ローコード開発は、すべての業務に同じ効果をもたらすわけではありません。
中でもFileMakerは、「現場で日常的に行われている業務」「Excelで何とか回している業務」において、特に業務改善効果を発揮しやすいツールです。
ここでは、FileMakerによるローコード開発で、業務改善につながりやすい代表的な業務領域を紹介します。
4.1. 在庫管理・発注管理
在庫管理や発注管理は、FileMakerによるローコード業務改善の代表的な領域です。
特に、Excel管理をベースに運用している企業では、次のような課題が起こりやすくなります。
- 在庫数をExcelで管理している
- 発注タイミングが担当者の経験や勘に依存してい
- 最新の在庫状況が分かりにくい
このような状態では、欠品や過剰在庫が発生しやすく、業務負担やコスト増加につながるリスクがあります。
FileMakerを活用したローコード開発では、属人化しやすい在庫管理を、次のように業務改善できます。
- 在庫データを一元管理し、常に最新の在庫数を把握できる
- 入出庫の履歴をリアルタイムで反映し、状況を可視化できる
- 発注点や発注基準を設定し、判断ルールを見える化できる
FileMakerを使ったローコード開発により、人に依存していた在庫管理を、仕組みで回る業務へと改善できるのが大きなメリットです。
4.2. 顧客管理・案件管理
顧客管理や案件管理も、FileMakerによるローコード業務改善と相性の良い領域です。
特に、Excelや個人管理をベースに運用している企業では、次のような課題が起こりやすくなります。
- 顧客情報が担当者ごとに分散している
- 案件の進捗状況が把握しづらい
- 引き継ぎ時に情報の抜け漏れが発生しやすい
このような状態では、対応の遅れやミスが発生しやすく、顧客満足度の低下につながるリスクがあります。
FileMakerを活用したローコード開発では、分散しがちな顧客・案件情報を、次のように業務改善できます。
- 顧客情報と案件情報を一元管理できる
- 対応履歴や進捗状況をリアルタイムで共有できる
- 部署や担当者をまたいだ情報共有がしやすくなる
FileMakerを使ったローコード開発により、属人化しやすい顧客・案件管理を、組織全体で把握できる業務へと改善できるのが大きなメリットです。
4.3. 申請・承認フロー
申請・承認業務は、紙やExcel、メールに頼った運用が残りやすく、業務改善の余地が大きい領域です。
特に、次のような運用をしている場合は業務が非効率になりがちです。
- 申請書のフォーマットが業務ごとにバラバラ
- 承認状況が分かりにくい
- 差し戻しや修正のやり取りに時間がかかる
このような状態では、業務の停滞や処理漏れが起こりやすくなります。
FileMakerを活用したローコード開発では、申請・承認業務を、次のように業務改善できます。
- 申請内容を入力フォームで統一できる
- 承認状況をリアルタイムで可視化できる
- 申請から承認までの履歴をデータとして蓄積できる
FileMakerを使ったローコード開発により、申請・承認業務の流れを整理し、スムーズで止まりにくい業務へと改善できるのが特徴です。
4.4. 請求・支払・バックオフィス業務
請求や支払などのバックオフィス業務は、定型作業が多く、負担が積み重なりやすい領域です。
特に、次のような課題を抱えている企業は少なくありません。
- 請求データを複数のExcelで管理している
- 支払/入金状況の確認に手間がかかる
- 月次業務が特定の担当者に集中している
このような状態では、確認作業や転記作業が増え、ミスや属人化が発生しやすくなります。
FileMakerを活用したローコード開発では、バックオフィス業務を、次のように業務改善できます。
- 請求/支払データを一元管理できる
- 処理状況を一覧で把握できる
- 定型業務の負担を軽減できる
FileMakerを使ったローコード開発により、毎月の業務負担を減らし、安定して回るバックオフィス業務へと改善できるのがメリットです。
4.5. 複数業務のExcel管理
複数の業務をExcelで管理している企業では、管理の複雑化が進みやすくなります。
特に、次のような状態に心当たりがある場合、業務改善の必要性が高いといえます。
- Excelファイルの数が増えすぎている
- データの整合性が取れなくなっている
- 更新や転記ミスが発生しやすい
このような状態では、業務全体の見通しが悪くなり、改善の判断もしづらくなります。
FileMakerを活用したローコード開発では、複数業務のExcel管理を、次のように業務改善できます。
- 複数業務を一つのシステムで管理できる
- データを使い回せる設計にできる
- Excel管理の限界を超えた業務改善が可能になる
FileMakerを使ったローコード開発により、点在していた業務管理を一本化し、全体を見渡せる業務へと改善できるのが大きな特徴です。
5. FileMakerによるローコード開発で業務改善を成功させるポイント
FileMakerを活用したローコード開発は、業務改善に大きな効果をもたらします。
しかし、ツールの特性を理解せずに導入すると、思うような成果につながらないケースも少なくありません。
ここでは、業務改善を成功させるために押さえておきたい、FileMakerならではの考え方や設計のポイントを整理します。
5.1. 業務をシステムに合わせない設計思想
ローコード開発で最も重要なのは、「業務をシステムに合わせる」のではなく、「システムを業務に合わせる」という考え方です。
業務改善を急ぐあまり、「システムの仕様に業務を寄せる」「現場に無理な運用を強いる」といった進め方をすると、定着しない原因になります。
FileMakerは、業務フローに合わせて柔軟に設計できるローコードツールです。
だからこそ、現場の実態を無視せず、今の業務を起点に設計することが、業務改善成功の第一歩になります。
5.2. 現状業務の棚卸しと業務改善の優先順位付け
業務改善を進める際、いきなり「全部を変えよう」とすると失敗しがちです。
まず取り組むべきなのは、現状業務を整理し、改善の優先順位を明確にすることです。
手作業が多く負担になっている業務や属人化していて引き継ぎが難しい業務、ミスや手戻りが発生しやすい業務などから着手することで、ローコード開発の効果を実感しやすくなります。
FileMakerはスモールスタートがしやすいため、優先度の高い業務から段階的に改善する進め方が向いています。
5.3. 属人化しやすい業務ルールを「見える化」する
業務改善を阻む要因の一つが、「人の頭の中にしかないルール」です。
判断基準が担当者ごとに違ったり、暗黙の了解で業務が回っていたりする状態では、システム化しても効果が限定的になります。
FileMakerによるローコード開発では、入力項目・選択肢・チェック項目として業務ルールを落とし込むことで、判断や手順を自然に統一することが可能です。
結果として、「誰がやっても同じ結果になる業務」へと改善しやすくなります。
5.4. 将来の業務改善・拡張を見据えた設計
業務改善は、一度仕組みを作って終わりというものではありません。
実際の運用を続ける中で、「別の業務にも使いたい」「項目やフローを追加したい」「他システムと連携したい」といった要望が、少しずつ出てくるのが自然です。
FileMakerによるローコード開発では、こうした変化を前提に、最初から完璧を目指さず、拡張できる余地を残して設計することが重要になります。
将来の改善を見据えた設計にしておくことで、大きな作り直しをせずに機能追加や調整を行えるため、業務改善を止めることなく継続的にアップデートしていくことが可能です。
6. FileMaker×ローコード導入で業務改善効果を高める運用のコツ
FileMakerによるローコード開発は、導入して終わりではありません。
ここでは、FileMakerを使ったローコード業務改善を「一時的な改善」で終わらせず、
効果を高め続けるための運用のコツを整理します。
6.1. 運用ルールをシステムとセットで整備する
ローコードでシステムを構築しても、運用ルールが曖昧なままだと、次第に使われなくなってしまいます。
たとえば、「どのタイミングで入力するのか」「誰が更新・確認するのか」「例外的なケースはどう扱うのか」といった点が整理されていないと、システムは形骸化しやすくなります。
FileMakerを活用したローコード開発では、業務ルールを入力項目や画面遷移として組み込みやすいのが特徴です。
そのため、「システムを作る」と同時に「運用の決まりごとを整理する」ことが、業務改善効果を高めるポイントになります。
- 運用ルールはマニュアルではなく、システムの動きに組み込む
- 入力必須/選択肢/画面遷移で「正しい使い方」に自然に誘導する
- 例外ケースも想定し、迷いが生まれない設計にする
6.2. 現場メンバーを巻き込んだ業務改善サイクルをつくる
業務改善を継続させるためには、現場の関与が欠かせません。
一部の担当者や管理部門だけで改善を進めると、現場とのズレが生じやすくなります。
FileMakerのローコード開発では、画面や操作を実際に見せながら意見をもらい、「使いにくい点」「もっとこうしたい点」をその場で反映しやすいという強みがあります。
画面や操作を見せながら現場の意見を取り入れ、すぐに改善へ反映できるという特性を活かすことで、「現場 → フィードバック → 改善 → 運用」というサイクルを回しやすくなり、業務改善が定着しやすくなります。
- 完成後にまとめて説明するのではなく、途中段階から現場に触ってもらう
- 「使いにくい」という声を改善の材料として扱う
- 現場の意見が反映されたことを、きちんと共有する
6.3. 小さな改善を積み重ねる意識を持つ
FileMakerによるローコード業務改善では、最初から完成度の高い仕組みを目指す必要はありません。
むしろ重要なのは、「まず使ってみる」「不便な点を直す」「少しずつ良くする」という姿勢です。
小さな改善を積み重ねることで、現場にとって使いやすい形に近づき、結果として業務改善の効果も高まります。
ローコード開発は、こうした改善の積み重ねを前提とした運用に向いています。
- 最初から完成度を求めすぎない
- 定期的に「ここは不便ではないか」を振り返る
- 軽微な修正はスピーディーに反映する
6.4. 内製・外注を組み合わせた運用を考える
業務改善を継続するためには、内製と外注のバランスも重要です。
日常的な軽微な修正や運用は社内で対応し、設計の見直しや大きな改善については外部の専門家に相談するなど、役割を分けることで無理のない運用体制を築きやすくなります。
FileMakerはローコードツールであるため、社内で触れる部分と、専門的な部分を切り分けやすいという特徴があります。
この特性を活かすことで、業務改善を止めずに続けていくことができます。
- 日常運用/軽微な修正は社内で対応する
- 設計の見直しや大きな改善は外部の専門家に任せる
- 「すべて内製」「すべて外注」に寄せない
7. FileMakerによるローコード業務改善を定着させるためには？
ローコード開発による業務改善を「やって終わり」にしないためには、導入後の状態を定期的に確認し、必要に応じて立て直す視点が欠かせません。
ここでは、FileMakerを活用したローコード業務改善がきちんと定着しているかを判断するためのチェックポイントを整理します。
7.1. 導入後も改善を続けられる体制ができているか
業務改善が止まってしまう原因の多くは、「改善を誰が担うのか」が曖昧なままになっていることです。
FileMakerによるローコード開発は、改善を前提としたツールだからこそ、体制が整っているかどうかが定着を左右します。
- 業務改善の窓口となる担当者/チームが明確になっているか
- 「誰が」「どこまで」改善してよいかが共有されているか
- 改善活動が、通常業務の一部として認識されているか
7.2. 新たな属人化を生んでいないか
ローコードツールは柔軟に改善できる一方で、内容を理解している人が限られると、別の属人化を生む可能性があります。
「この仕組みを分かっているのはあの人だけ」という状態になっていないかを確認することが重要です。
- 画面や項目の目的が、他の人にも分かる状態になっているか
- 大きな変更の理由が、最低限共有/記録されているか
- 担当者が変わっても、改善を続けられる状態か
7.3. 困ったときに相談できる保守・サポート体制があるか
業務改善を続ける中では、「少し直したい」「ここを変えたい」という場面が必ず出てきます。
そのときに相談先がなく、改善が止まってしまうと、システムは徐々に使われなくなっていきます。
- 軽微な修正や相談を気軽に依頼できる窓口があるか
- 自社対応と外部サポートの役割分担が整理されているか
- トラブルや改善要望に対して、放置されない仕組みがあるか
7.4. 業務改善が「一部の取り組み」で終わっていないか
最終的に重要なのは、業務改善が特別なイベントではなく、日常の行動として根付いているかどうかです。
改善が止まっている場合、「提案しづらい」「改善しても評価されない」といった空気が原因になっていることも少なくありません。
- 不便な点を気軽に共有できる雰囲気があるか
- 改善された内容が、きちんと社内で共有されているか
- 小さな改善でも前向きに評価されているか
8. ローコード×FileMakerで業務改善を実現するならブリエ
ローコード開発は、正しく使えば業務改善を強力に後押ししますが、業務の整理や進め方を誤ると、効果を十分に発揮できません。
ブリエでは、FileMakerを活用したローコード開発を通じて、業務改善を「作って終わり」にしない支援を行っています。
- 業務を深く理解したうえで、改善の優先順位を整理する
- 現場の運用に無理のない形で、段階的に改善を進める
- 導入後も、改善/定着まで見据えて伴走する
「とりあえずシステムを作る」のではなく、業務改善が続く仕組みを一緒に考えることを重視しています。
- FileMakerで何ができるのか、業務ベースで知りたい
- 今の業務がローコード開発に向いているか判断したい
- すでにあるFileMakerシステムを見直したい
- 内製と外注のバランスについて相談したい
こんなご相談からでも問題ありません。業務改善は、最初の一歩をどう踏み出すかで、その後が大きく変わります。
成果につながる業務改善をお考えの方は、まずはお気軽にご相談ください。
株式会社ブリエ代表取締役。Webデザイン、WordPress、Elementor、DTPデザイン、カメラマンなどを経て、FileMakerエンジニアとなる。企業の経営課題であるDX化、業務効率化、ペーパーレス化、情報の一元管理など、ビジネスニーズの変化に合わせてFileMakerで業務システムを開発し、柔軟に拡張して解決いたします。
