FileMakerエンジニア
バックオフィス業務の属人化は、「今は回っているから」と考えられがちで、対応が後回しにされやすい課題です。
しかし、担当者の不在や退職による業務停止、ミスや不正の見逃し、引き継ぎ・教育コストの増大など、企業の土台を揺るがすリスクにつながります。
そこで有効なのが、業務に合わせて柔軟に設計できるローコードツール「FileMaker（ファイルメーカー）」を活用した改善です。
情報や手順をデータベース化し、進捗や履歴を見える化することで、属人化の解消と業務効率化を同時に進められます。
本記事では、属人化が起きる背景を整理したうえで、FileMakerによる具体的な改善方法と、定着させるための設計・運用ポイントを解説します。
目次
1. なぜバックオフィスの「属人化」は放置してはいけないのか
バックオフィス業務の属人化は、「今は回っているから大丈夫」「忙しくて改善まで手が回らない」といった理由で、つい後回しにされがちです。
しかし、属人化は静かにリスクを蓄積し続ける問題であり、ある日突然、経営や現場に深刻な影響を与えることがあります。
ここでは、バックオフィスの属人化を放置した場合に起こり得る代表的なリスクを整理します。
1.1. 担当者の不在・退職で業務が停止するリスク
バックオフィス業務が特定の担当者に依存している状態では、その人が休んだり退職したりした瞬間に業務が止まる可能性があります。
- 請求書の出し方が分からない
- 支払い処理の手順が不明
- 契約書の保管場所が分からない
こういった状況は、属人化したバックオフィスでは決して珍しくありません。
特に中小企業では、「長年担当してきたベテラン社員が一人で抱えている」ケースも多く、結果として業務がブラックボックス化してしまいます。
属人化は、人材リスクをそのまま経営リスクに変えてしまう要因なのです。
1.2. ブラックボックス化して不正やミスの温床になる
属人化したバックオフィス業務では、業務内容や判断基準が外から見えにくくなります。
その結果、チェック機能が働きにくくなり、不正やミスが発生しやすい環境が生まれます。
- 処理内容を誰も把握していない
- 数値や書類の根拠を説明できない
- 間違いがあっても気づくのが遅れる
このような状態では、「問題が起きてから初めて属人化に気づく」というケースも少なくありません。
属人化は担当者を守るためのものではなく、組織全体のリスク管理を弱めてしまう構造でもあります。
1.3. 引き継ぎや教育に膨大な時間がかかり続ける
属人化した業務を引き継ぐ際、多くの企業が次のような課題に直面します。
- マニュアルが存在しない、または古い
- 業務の全体像が整理されていない
- OJTに頼らざるを得ず、教育が長期化する
結果として、新しい担当者が一人前になるまでに多くの時間と労力がかかり、教える側・教わる側の双方に負担が生じます。
さらに問題なのは、引き継ぎが終わっても属人化の構造自体は変わらないことです。
担当者が変わるたびに同じ問題が繰り返され、「いつまでも改善されない業務」として残り続けてしまいます。
2. バックオフィス業務で属人化が起きやすい背景
バックオフィスの属人化は、最初から「属人化しよう」として生まれるものではありません。
多くの場合、日々の業務を回すための“合理的な判断”の積み重ねが、結果として属人化を生んでいます。
ここでは、「なぜ気づかないうちに属人化が進んでしまうのか」を、現場でよくある背景から見ていきます。
2.1. 業務内容が可視化されにくい
バックオフィス業務は、「やっていること」が成果として表に出にくい業務です。
そのため、業務の中身がブラックボックス化しやすいという特性があります。
月末になると経理担当が毎回忙しそうにしているものの、請求や支払いは問題なく終わっているため「ちゃんと回っている」と判断されてしまう。
この状態では、何を、どんな手順で、どこまでやっているのかが共有される機会はほとんどありません。
- 業務フローは頭の中だけに存在する
- 「聞けば分かるから」と可視化されない
- 気づいたときには誰も全体を説明できない
業務が可視化されないことで、このような構造が自然に出来上がっていきます。
2.2. 法改正や社内ルールの変更にマニュアル更新が追いつかない
バックオフィス業務は、法改正や制度変更、社内ルールの見直しなど、運用が頻繁に変わる業務領域でもあります。
しかし現場では、変化のスピードにマニュアル更新が追いつかないケースが少なくありません。
制度変更があった際、「あとでマニュアルを直そう」と思いながら、実際には口頭やメモでの共有だけで運用が続いてしまう。
結果として、「実際のやり方」と「書かれている内容」にズレが生じます。
- 正しい手順が人によって違う
- 「このケースだけは例外」という暗黙ルールが増える
- 最新のやり方を知っている人に業務が集中する
マニュアルが存在していても、運用が人に依存する状態が続くことで、属人化が進んでいきます。
2.3. 共有・同時編集に向かないツールが混在している
バックオフィス業務では、長年の運用の中でExcel、紙、メール、個人フォルダなど、複数のツールが混在しがちです。
それぞれのツールは便利でも、全体を見渡す仕組みにはなっていないことが多くあります。
経理はExcelで管理し、申請は紙やメール、契約書は担当者の個人フォルダ、進捗は口頭で共有されている。
このように情報が分散していると、業務の全体像を把握できるのは限られた人だけになります。
- 最新情報がどれか分からない
- 同時編集できず、更新が止まる
- 「その人に聞かないと分からない」状態が常態化する
ツールの混在は、結果的に担当者への依存を前提とした業務構造を生み出してしまいます。
3. FileMakerがバックオフィスの属人化解消に選ばれる理由
バックオフィスの属人化を解消するためには、単に業務を整理するだけでなく、属人化が再発しない仕組みをつくる必要があります。
その選択肢として多くの企業に選ばれているのが、FileMakerです。
ここでは、FileMakerがバックオフィスの属人化解消に向いている理由を、詳しく整理していきます。
3.1. 属人化解消と業務効率化を同時に進められる
属人化を解消しながら業務効率も高められる点が、FileMakerの大きな特長です。
属人化対策というと、チェック工程を増やしたり、ルールを厳しくしたりと、現場の負担が増える施策になりがちです。
しかしFileMakerでは、業務情報を一元管理し、入力や確認の流れを整理することで、属人化を防ぎながら無駄な作業を減らす設計が可能になります。
そのため、「属人化対策＝業務が大変になる」という状況を避けることができるのです。
3.2. 業務に合わせて柔軟に設計できる
バックオフィス業務は、企業ごとに進め方や判断基準が異なります。
この違いは、属人化を発生させる原因であるだけなく、パッケージ型システムでは対応しにくい原因にもなっています。
FileMakerは、業務フローに合わせて設計できる柔軟性を持っているため、既存の業務を理解したうえで、属人化している部分だけを仕組みに置き換えられます。
業務を無理に変える必要がなく、現場に受け入れられやすい点も、属人化解消を進めやすい理由です。
3.3. 属人化しやすい業務ルールをシステム化できる
属人化の多くは、「判断基準」や「例外対応」が人に依存していることから生まれます。
FileMakerでは、入力ルールや処理の流れをシステム側に組み込むことで、判断を人に委ねない業務設計が可能になります。
「詳しい人がいないと分からない」「担当者が変わると品質が落ちる」といった状態を防ぎ、業務品質を一定に保ったまま属人化を解消することができます。
3.4. バックオフィス改革を段階的に進められる
バックオフィスの属人化は、一度にすべてを解消しようとすると失敗しやすい課題です。
FileMakerは、属人化が特に強い業務から小さく導入して、改善しながら広げるといった、段階的な改革に向いています。
そのため、現場への負担を抑えつつ、着実に属人化を解消していくことが可能です。
3.5. バックオフィス全体をFileMakerで横断管理できる
属人化は、業務が分断されているほど起こりやすくなります。
経理・総務・申請・契約などが別々に管理されていると、全体像を把握できる人が限られてしまうためです。
FileMakerでは、バックオフィス業務を横断的に管理できるため、情報が特定の人に集中しにくい構造をつくることができます。
「あの人に聞かないと分からない」という状態を減らせます。
3.6. 将来の事業拡大にも対応できるから
属人化は、事業が拡大するほど表面化しやすくなります。
特に人や業務が増えたとき、属人化した仕組みは一気に限界を迎えます。
FileMakerは業務の追加や変更を前提に設計できるため、将来の拡張を見据えた属人化対策としても有効です。
今の課題だけでなく、今後の成長を見据えて使い続けられる点も、FileMakerが選ばれる理由の一つです。
4. FileMakerで属人化したバックオフィス業務を見える化する方法
バックオフィスの属人化を解消するためには、まず「誰が・何を・どのように行っているのか」を見える状態にする必要があります。
ここでは、FileMakerを使って、属人化したバックオフィス業務をどのように見える化していくのかを、方法ごとに整理します。
4.1. FileMakerでバックオフィス業務フローを一元管理する
属人化が進んでいるバックオフィスでは、業務の流れが人ごとにバラバラになっているケースが少なくありません。
- どこから始まり、どこで終わるのか分からない
- 誰が次の工程を担当するのか不明確
- 途中経過が共有されない
こうした状態では、業務が特定の担当者に集中しやすくなります。
FileMakerでは、バックオフィス業務の流れを画面上で整理し、業務フローを一元的に管理することができます。
業務の開始から完了までを一つの流れとして把握できるようになることで、「今どこで止まっているのか」「次に何をすべきか」
4.2. 属人化した情報をFileMakerでデータベース化する
属人化した業務では、情報がさまざまな場所に散在しています。
- Excelファイルが複数存在する
- 紙の書類が個人の机やフォルダに保管されている
- 履歴がメールやメモに残っている
このような状態では、情報を把握できるのは限られた人だけになります。
FileMakerを使えば、これらの情報を一つのデータベースに集約し、誰でも同じ情報を参照できる状態をつくることが可能です。
情報の所在を探す必要がなくなり、「どれが最新か分からない」「聞かないと分からない」といった属人化の原因を取り除けます。
4.3. FileMakerによる進捗・履歴管理で属人化を防ぐ
属人化を見える化するうえで重要なのが、進捗と履歴が残る仕組みをつくることです。
- どこまで対応したのか
- 誰がいつ処理したのか
- なぜその判断をしたのか
バックオフィス業務は、こういった情報が共有されないまま業務が進むことがあります。
FileMakerでは、処理状況や更新履歴を自動的に残すことで、業務の経過を後から確認できる状態をつくれます。
担当者が不在でも状況を把握できたり、引き継ぎ時の説明負担が減ったりするなどの効果が生まれ、属人化に依存しないバックオフィス運用が可能になります。
5. FileMakerで属人化を解消できるバックオフィス業務の具体例
バックオフィスの属人化は、「業務全体」の問題として捉えると抽象的になりがちですが、実際には特定の業務から少しずつ生まれているケースがほとんどです。
ここでは、FileMakerを活用することで属人化を解消しやすい、代表的なバックオフィス業務を紹介します。
5.1. 請求書作成・入金管理・履歴確認を一元化
請求業務は、属人化が起きやすい代表的なバックオフィス業務の一つです。
- 請求書の作り方が人によって違う
- 入金確認のタイミングや方法が担当者任せ
- 過去の請求履歴を探すのに時間がかかる
このような状態では、担当者が変わるたびに確認や修正が発生し、業務の引き継ぎやチェックにも余計な工数がかかります。
FileMakerで請求書作成から入金状況、履歴確認までを一元管理することで、「誰がやっても同じ手順・同じ品質」で業務を進められるようになり、属人化と同時に業務効率の改善も期待できます。
5.2. 勤怠・社内手続き・人事情報管理の標準化
勤怠管理や社内手続き、人事情報は、慣れている人だけが分かる業務になりやすい領域です。
- 申請方法が部署ごとに微妙に違う
- 人事情報が複数のファイルに分散している
- 最新情報がどれか分からない
こうした状況では、担当者への依存が強まり、問い合わせや確認が特定の人に集中しやすくなります。
FileMakerを使って情報を一本化し、手続きを標準化することで、誰でも同じルールで対応できる状態をつくり、属人化を防ぎながら管理負担を軽減できます。
5.3. 紙・メール依存からワークフロー化
申請や承認業務が紙やメールに依存している場合、業務の流れが見えにくくなりがちです。
- 誰のところで止まっているのか分からない
- 過去の承認履歴を追えない
- 口頭確認や催促が増える
このような状況では、進捗管理が担当者任せになり、結果として属人化が進行します。
FileMakerで申請・承認フローをワークフロー化することで、進捗状況や履歴が自然に可視化され、「聞かないと分からない」「追いかけないと進まない」状態を解消できます。
5.4. 保管場所・期限管理・検索性の改善
契約書や各種文書の管理は、属人化が進むとリスクが表面化しやすい業務です。
- 書類の保管場所が人によって違う
- 更新期限を担当者が個別に管理している
- 必要な書類がすぐに見つからない
これらは一見すると些細な問題に見えますが、確認漏れや対応遅れにつながり、トラブルの原因になることもあります。
FileMakerで文書情報を管理することで、保管場所・期限・関連情報をまとめて把握でき、特定の担当者に頼らない文書管理体制を構築できます。
5.5. 質問・回答・対応履歴の蓄積と再利用
バックオフィスには、日々多くの問い合わせが寄せられます。
- 「これってどう処理しますか？」
- 「前回はどう対応しましたか？」
こうした対応が個人の記憶や経験に頼っていると、同じ質問が何度も繰り返され、属人化が進んでいきます。
FileMakerで質問内容や対応履歴を蓄積することで、知識を個人に閉じず、組織の資産として再利用できる状態をつくることが可能です。
6. FileMaker導入でバックオフィスの属人化を防ぐ設計ポイント
FileMakerは柔軟に設計できる反面、設計の考え方を間違えると、属人化を再生産してしまうツールでもあります。
ここでは、FileMakerを導入する際に必ず押さえておきたい、「属人化を防ぐための設計ポイント」を整理します。
6.1. どの業務が属人化しているかを明確にする
属人化していない業務をシステム化しても、バックオフィス全体の課題解決にはつながりません。
属人化が強い業務を見極めることが設計の出発点です。
- 「よく使う業務」ではなく「止まると困る業務」から着手する
- 特定の人しか説明できない業務を洗い出す
- 引き継ぎに時間がかかっている業務を優先する
6.2. 人ではなく業務フローを軸に設計する
人を基準にした設計は、担当変更のたびに修正が必要になり、再び属人化を招きます。
業務フロー基準の設計が長く使える仕組みをつくります。
- 担当者名を前提にしない
- 「誰がやるか」ではなく「どう進むか」で考える
- 業務の開始/分岐/完了を明確にする
6.3. 特定の担当者だけが分かる仕組みにしない
FileMakerの自由度が高いからこそ、分かりやすさを意識しない設計は、新たな属人化の原因になります。
「初めて触る人でも迷わないか」という視点が重要です。
- 画面構成/項目名は直感的に理解できるか
- 操作手順を説明しなくても使えるか
- 「作った人しか触れない」状態になっていないか
6.4. 担当者に依存しない運用体制をつくる
設計時点で運用体制まで考えていないと、FileMakerが「使える人だけのツール」になってしまいます。
属人化しない運用を前提にした設計が不可欠です。
- 権限が一部の人に集中していないか
- 不在/退職時の運用を想定しているか
- 修正/改善を誰が判断するか決まってい
6.5. プロの視点を入れて持続可能な設計にする
目の前の課題だけを解消する設計は、数年後に限界を迎える可能性があります。
業務全体と将来像を見据えた設計が、属人化を繰り返さない鍵になります。
- 今の業務だけで完結する設計になっていないか
- 将来の業務追加/変更を想定しているか
- 部分最適になっていないか
7. FileMakerで属人化しないバックオフィス運用を定着させるコツ
どれだけ丁寧に設計しても、使われなくなった瞬間に、属人化は必ず戻ります。
FileMakerによる属人化解消を成功させるためには、「作ること」よりも使い続けることに目を向ける必要があります。
ここでは、FileMakerをバックオフィスに定着させるための、実践的な運用のコツを整理します。
7.1. 運用ルールを明文化する
属人化が再発する大きな原因は、「使い方が人によって違う状態」が放置されることです。
- どの画面を使うのか
- どこまで入力すれば完了なのか
- 例外が出た場合はどうするのか
FileMaker導入後は、こういった最低限の運用ルールを言語化しておくことで、人に依存しない使われ方を定着させることができます。
- どの業務をFileMakerで行うのかを明確にする
- 「例外対応」を口頭で済ませない
- 更新/確認のタイミングを決めておく
7.2. バックオフィス全員がFileMakerを使える状態
FileMakerが「あの人しか触れないツール」になった瞬間、新たな属人化が始まります。
入力・確認・参照など、役割ごとに関わる設計と運用を意識することで、バックオフィス全体に自然と浸透させることができます。
- 一部の担当者だけに操作を任せない
- 「見るだけ」の人も使える画面設計にす
- 触れる機会を意識的につくる
7.3. 改善・更新を属人化させない運用体制をつくる
業務は必ず変化します。
そのとき、改善や修正が特定の人に依存すると、運用そのものが属人化してしまいます。
改善を前提とした運用体制を整えることで、FileMakerを「一度作って終わり」にしないことが重要です。
- 「直したいときに誰に相談するか」を決めておく
- 改善要望を個人の判断で止めない
- 修正内容を共有・記録する
7.4. FileMakerの利用状況を定期的に見直す
FileMakerが使われなくなる理由の多くは、「業務とズレてきたのに、そのままになっている」ことです。
定期的に利用状況を見直し、現場に合った形へ微調整を続けることで、属人化しない運用を維持できます。
- 使われていない画面/項目を放置しない
- 現場の声を定期的に拾う
- 「使いづらい」を早めに修正する
8. FileMakerで属人化しないバックオフィスを実現したいならブリエ
バックオフィスの属人化は、ツールを導入しただけで解決する問題ではありません。
- どの業務から着手すべきか
- どう設計すれば属人化を繰り返さないか
- 現場にどう定着させ、使い続けられる形にするか
こうした判断を誤ると、「FileMakerを入れたのに、結局人に依存している」という状態になってしまいます。
ブリエでは、FileMakerを単なる業務ツールとして導入するのではなく、属人化しないバックオフィスを実現するための仕組みづくりを重視しています。
- 業務の棚卸しから設計までを一貫して支援
- 属人化が起きやすいポイントを前提にした設計
- 導入後の運用/改善まで見据えたサポート
「今の業務をどう変えるか」だけでなく、「これからも属人化しない状態をどう維持するか」まで含めて考えることを大切にしています。
バックオフィスの属人化は、早めに構造を整理するほど、後戻りのコストが小さくなります。
FileMakerを使って、属人化しないバックオフィスを本気で実現したいと考えているなら、ぜひブリエにご相談ください。
株式会社ブリエ代表取締役。Webデザイン、WordPress、Elementor、DTPデザイン、カメラマンなどを経て、FileMakerエンジニアとなる。企業の経営課題であるDX化、業務効率化、ペーパーレス化、情報の一元管理など、ビジネスニーズの変化に合わせてFileMakerで業務システムを開発し、柔軟に拡張して解決いたします。
