FileMakerエンジニア
日々の業務に追われ、「もっと効率的にできたら……」と感じていませんか？
社内業務の効率化は、今や多くの企業にとって喫緊の課題です。
アナログな作業が残っていたりツールが増えすぎて混乱していたり、情報が社内で分断されていたりするなどの課題が積み重なると、業務の属人化が進み、組織全体のパフォーマンスは低下します。
- 紙で行っている申請・承認フロー
- 電話やFAX中心の受発注業務
- 複数の表計算ソフトで管理している在庫や勤怠
- メールや口頭のみで共有されている業務連絡
- 担当者ごとのノウハウに依存した業務進行
本記事では、なぜ社内業務の効率化が必要なのか、非効率になる原因、改善のための具体的なアプローチ、そしてシステム導入による業務改善のステップまでを徹底解説します。
- 業務効率化が必要な理由
- 非効率な業務の特徴とその原因
- 業務効率化の進め方とシステム導入の手順
- 効率化を成功させる開発パートナーの選び方
業務効率化に失敗しないためのポイントや、自社に最適なシステム開発についても詳しく紹介しますので、最後までお読みください。
目次
1. なぜ、社内業務の効率化が必要なのか？
企業が継続的に成長していくためには、日々の業務の無駄を減らし、的確に遂行できる体制づくりが欠かせません。
ここでは、そもそもなぜ社内業務の効率化が重要なのか、その背景や必要性を解説します。
1.1. 働き方改革の促進
政府の働き方改革により、多様で柔軟な働き方が求められるようになりました。
テレワークやフレックスタイム制の導入が進む中、場所や時間に縛られない業務運用が必要とされています。
非効率な業務フローでは在宅勤務の浸透も難しく、結果として働き方改革に逆行してしまうことがあります。
- 稟議書、経費精算など、紙ベースの申請や承認業務
- 出社を前提とした押印、書類提出フロー
- 勤怠管理やシフト管理のアナログ運用
- 会議資料の印刷/配布、紙での議事録管理
- オンライン共有ができないファイル管理体制
1.2. 人手不足の解消
少子高齢化による労働人口の減少で、多くの企業が人手不足に直面しています。
その影響で1人あたりの業務負担が増加し、ミスや離職の原因にもなっていることが少なくありません。
人手不足を根本的に解消するのは難しいため、既存の人員でいかに効率的に業務を回せるかが重要な視点となります。
- 手作業で行っている在庫管理、発注管理
- 電話やFAXによる受発注業務
- 紙で管理している納品・出荷記録
- 重複する入力作業
- 業務日報や報告書の手書き、手入力
1.3. 属人化の防止
特定の人しか業務のやり方を知らない状態は、大きなリスクとなります。
社員の急な退職や欠勤が発生すると、業務がストップしたり、品質が低下したりする恐れがあります。
業務効率化は、こうした属人化による弊害を解消する重要な手段です。
- 特定の担当者しか扱えないExcelファイル
- 口頭や経験でしか伝えられない業務手順
- 引き継ぎ書類がない、もしくは更新されていない業務
- 過去の問い合わせ対応やトラブル対応の記録が未共
- 担当者のノウハウに依存した顧客対応や提案業務
2. 社内業務が非効率になる原因とは？
社内業務を効率化するには、まず「今の業務の何が非効率なのか？」という原因を知ることが不可欠です。
現場で見過ごされがちな小さな無駄や積み重なった運用上の課題が、生産性の低下を引き起こしているケースも多くあります。
- アナログ作業の多さ
- 重複業務や確認漏れ
- 情報の分断
- 業務のブラックボックス化
- ツールの乱立による混乱
ここでは、社内業務が非効率になる主な原因について、具体的に解説していきます。
2.1. アナログ作業の多さ
現在でも多くの企業では、紙の書類や手書きのメモ、対面での伝達など、アナログな手段に頼っている場面があります。
これらは一見、昔からのやり方で安心と思われがちですが、情報の共有や検索性、処理スピードに大きな差が出ます。
- 紙の申請書や契約書を手渡し・郵送で回覧している
- 手書きの記録をあとで手入力している
- 電話・口頭での業務連絡に依存している
- 保管された書類から探し出すのに時間がかかっている
- 情報がデジタル化されておらず、検索や集計ができない
2.2. 重複業務や確認漏れ
業務フローが整理されていないと、同じ作業を複数の担当者が行ってしまったり、誰も対応していなかったりするなどが起こります。
無駄な手間が発生するだけでなく、重大なミスやクレームにもつながりかねません。
- 同じ顧客への連絡を複数部署で行っている
- 納期確認が担当者任せで、管理されていない
- 情報の最新状態がわからず、何度も確認作業が必要になる
- 依頼事項が口頭のみで共有され、伝達漏れが多発している
- 修正依頼や進捗管理が紙・メールに分散していて煩雑になっている
2.3. 情報の分断
部門ごとに情報を個別に管理していると、全社的な連携が取りにくくなります。
営業、経理、製造、カスタマーサポートなど、部署間での情報共有がうまくいかないことで、業務の遅延や二重対応が発生することもあります。
- 顧客情報が営業部とカスタマー部で別管理されている
- 案件の進捗が共有されず、フォロータイミングを逃してしまう
- 社内ポータルやチャットが使いこなされていない
- データの保管場所が部署ごとにバラバラになっている
2.4. 業務のブラックボックス化
さまざまな理由によって、誰が、いつ、どのような手順で業務を進めているのかが不明瞭になることがあります。
こうした状態は「ブラックボックス化」と呼ばれ、業務改善のための分析ができず、問題が起きても原因を特定しにくくなります。
- 業務を担当者の個人的なノウハウに依存している
- マニュアルが存在せず、引き継ぎができない
- 各作業の進捗状況が管理されていない
- トラブル時の対応履歴や判断基準が残っていない
- 今まで通りのやり方に固執している
2.5. ツールの乱立による混乱
便利さを求めて導入したさまざまなツールが、かえって業務の混乱を招くことがあります。
部署ごとに異なるツールを使っていたり、連携されていないシステムが複数存在していたりすると、操作ミスや情報の抜け漏れが起こりやすくなります。
- チャットツール、グループウェア、メール、電話など連絡手段が多すぎる
- 同じ情報を複数のツールに入力している
- 過去の記録がどこにあるかわからない
- 新人教育時にツールの使い分けが難しくなる
- 連携されていないツールが個別に乱立している
社内業務が非効率になる背景には、アナログ作業の残存や情報の分断、ツールの使いすぎなど、企業規模や業種を問わず共通する課題が存在します。
こうした課題は放置すればするほど、現場のストレスや業務負担、ミスのリスクを増大させます。
まずは、自社のどこに無駄があるのか？を洗い出し、原因を明確にすることが、社内業務を効率化させる第一歩です。
原因の特定には、システム開発会社などの専門家の視点が役立つこともあります。
社内業務の効率化を検討している場合は、相談してみるのもよいでしょう。
3. 社内業務の効率化の主なアプローチ
非効率の原因が明らかになったら、次は具体的にどう改善していくかを考えるフェーズです。
やみくもにツールを導入するのではなく、業務全体を見渡したうえでの戦略的なアプローチが求められます。
- 業務の見える化
- 無駄の排除
- 業務の標準化
- システムの導入による自動化
ここでは、社内業務の効率化を実現するために有効な手法を紹介します。
3.1. 業務の見える化
業務の効率化を始める第一歩は、「誰が・どの業務を・どう進めているか」を明確にすることです。
業務の流れや役割分担が見えるようになると、改善ポイントが明確になります。
- 業務フロー図（プロセスマップ）の作成
- 各業務の所要時間・頻度の可視化
- タスク管理ツールの活用
- 各部署で日次・週次の業務報告を標準化
業務内容の透明性が高まりチーム全体で状況を共有できれば、改善提案も生まれやすくなります。
3.2. 無駄の排除
「そもそも必要な業務か？」という視点で既存の業務を見直すことで、大幅な効率化が図れます。
無駄な業務を見つけ、排除することから始めてみましょう。
- 無意味な会議や報告資料の作成
- 承認ステップが多すぎる決裁フロー
- 顧客の要望と関係のない帳票出力
- 担当者の確認待ちによる作業の停滞
- 同じデータを別システムに再入力する作業
やらなくていい作業が減ることで、本来注力すべき業務に集中できるようになります。
3.3. 業務の標準化
業務を特定の人任せにするのではなく、誰でも同じように実行できるようにすることで、安定した品質と再現性を確保できます。
これにより属人化が解消され、業務の引き継ぎもスムーズになります。
- 業務マニュアルや手順書の整備・定期更新
- オペレーションの動画マニュアル化
- チェックリストによる作業手順の統一
- 返信テンプレートなどの用意
- 教育制度やトレーニングプログラムの整備
担当者が変わっても同じ品質で業務が遂行できるようになり、育成や引き継ぎの手間も軽減できるでしょう。
3.4. システムの導入による自動化
属人化・無駄・作業負荷の課題を根本から解決するには、システムによる業務の自動化が最も効果的です。
ルーチン作業や集計・転記業務をシステムに任せることで、業務のスピードと正確性が大きく向上します。
- 経費精算や交通費申請の自動処理
- 勤怠データの集計と給与計算
- 顧客対応チャットボットの導入
- 書類作成やファイル名の自動生成
- 受発注データの連携・同期（基幹システム×ECサイト）
人の作業負担を大幅に減らしつつヒューマンエラーも防ぐことで、生産性向上と働き方の柔軟化を同時に実現できます。
4. 社内業務の効率化にシステムを導入するメリット
業務効率化にシステムを導入すると、単に作業スピードが上がるだけでなく、組織運営や働き方の質自体を大きく変えることができます。
- 自社の業務フローにフィットする設計ができる
- 複数業務の統合ができる
- 属人化が解消できる
- ナレッジ共有の促進される
- 既存ツールとの連携ができる
- データの一元管理できる
- セキュリティの強化ができる
ここでは、自社の業務に合わせたシステムを導入によって得られる主なメリットを詳しく紹介します。
4.1. 自社の業務フローにフィットする設計ができる
業務内容に合わせて設計されたシステムは、現場のストレスや使いづらさを軽減し、早期に定着しやすくなります。
「市販ソフトだと使いにくい」という現場の声にも柔軟に対応できます。
市販のソフトを導入したものの、業務に必要な項目がなく、使いづらさから現場が手作業に逆戻り。
結果として、効率化どころか混乱が増していた。
現場ヒアリングをもとに、受発注〜在庫管理〜報告まで一連の流れを一本化したシステムを構築。
操作も直感的で、誰でも迷わず使えるため習熟もスムーズになった。
4.2. 複数業務の統合ができる
システム導入により、これまで部署ごとにバラバラだった業務やツールが一元化され、情報の分断や入力の手間を大幅に削減できます。
営業、経理、製造などの部署がそれぞれ別のツールを使用。
情報共有に時間がかかり、同じ内容を何度も入力する無駄な作業が発生していた。
業務を一つのシステムに集約。入力は一度だけで済み、各部署が同じデータをリアルタイムで共有できるようになった。
業務の連携とスピードが飛躍的に向上した。
4.3. 属人化が解消できる
システム上で業務手順や履歴を可視化・共有することで、「この人しかできない」というリスクを回避し、チーム全体で業務を担える体制をつくれます。
請求書の作成やクライアント対応がベテラン社員に集中。
他の社員では対応が難しく、休暇や退職の場合に混乱が発生していた。
業務フローや操作マニュアルをシステムに組み込み、履歴も全て記録。
誰が担当しても同じ対応ができるようになり、属人化から脱却できた。
4.4. ナレッジ共有が促進される
対応履歴、成功事例、ノウハウなどの知見をシステム上に蓄積・共有することで、組織全体のレベルアップと教育の効率化を実現します。
ベテラン社員のノウハウが頭の中にあり、新人はその都度聞き回るしかなく、育成にも時間がかかっていた。
営業日報や問い合わせ履歴が蓄積され、検索可能になった。
新人も過去の事例を参考にしながら対応できるようになり、教育期間も短縮できた。
4.5. 既存ツールとの連携ができる
今使っている業務ツールと連携できるシステムを導入すれば、操作を大きく変えずに効率化を実現できます。
現場の抵抗も少なく、スムーズな移行が可能です。
申請や報告に複数のツールを使い分けていたため、情報が分散し、処理が遅れることが多かった。
作業ミスの原因にもなっていた。
チャットツールやGoogleスプレッドシートなどと連携するシステムを導入。
使い慣れた環境のまま、通知・承認・管理の全てが自動化され、作業時間が大幅に削減できた。
4.6. データの一元管理ができる
部門や担当者に散らばっていた情報を一つのシステムに集約し、常に最新・正確なデータに基づいた判断が可能になります。
報告や分析の精度とスピードの向上が期待できるでしょう。
売上データや在庫状況が複数のファイルに分かれ、集計に時間がかかるうえにミスも頻発していた。
すべてのデータをクラウド上で一元管理。リアルタイムで数値を確認できるため、会議資料作成も短時間で済み、経営判断のスピードも向上。
4.7. セキュリティの強化ができる
アクセス制限や操作ログ、クラウド保存などの機能により、情報漏えいや内部不正のリスクを軽減できます。
安心してデジタル業務を展開できる環境が整うでしょう。
顧客情報が個人のPCやUSBに保存され、退職時や紛失時の情報漏えいリスクが常に付きまとっていた。
クラウド上でのアクセス権管理とログ追跡が可能になり、情報の管理レベルが飛躍的に向上。万が一のトラブル時にも迅速に対応できる体制を構築。
システム導入は単なる効率化ではなく、業務を見える化することで情報を共有し、組織として成長できる仕組みづくりの土台といえます。
導入前と後の変化をしっかりイメージすることで、自社に必要なシステム像が明確になるでしょう。
現在使用しているシステムが使いにくい、新たにシステムを導入したいという場合は、システム開発会社に相談してみてはいかがでしょうか。
なお、株式会社ブリエでは無料相談を承っておりますので、お気軽にお問い合わせください。
5. 社内の業務効率化に失敗する原因
業務効率化のためにシステムを導入したものの、使いにくかったり現場に定着しなかったりするなどの失敗も少なくありません。
- 目的が明確になっていない
- 全社での理解・協力体制が整っていない
- 現場とのギャップがある
- 運用フェーズを見据えていない
ここでは、よくある失敗パターンとその背景を、具体的な事例とともに紹介します。
5.1. 目的が明確になっていない
目的が曖昧なまま導入が進められると現場にとってなぜ必要なのかが伝わらず、導入効果を実感できません。
- 「とりあえず効率化したい」という曖昧な理由で導入
- 上層部の判断のみで導入が決まり、現場の納得感がない
- 効果測定の指標がなく、改善に活かせない
- 何をどう改善したいかを明確にする
- 全社メール・ミーティングで「どう効率化されるのか」を説明する
- 経営層から現場レベルまで目的を共有する
- 部署ごとの目的シートを作成して可視化
- 数値的な成功基準を用意し、導入前に「成功のゴール」を設定する
5.2. 全社での理解・協力体制が整っていない
一部の部門だけが導入を主導すると他部署が置き去りになり、全社での活用が進みません。
- システム部門主導で導入したが、現場は蚊帳の外
- 部門間で温度差があり、情報共有がうまくいかない
- 「ITの話でしょ」と他部署が関心を持たない
- 現場メンバーを巻き込んだプロジェクトチームを編成する
- システム導入を現場主体で進める体制をつくる
- 説明会・意見交換会を複数回実施し、現場の協力意欲を高める
- 経営層が「自分ごと」としてメッセージを発信する
- 「導入して終わりではない」と社内文化に訴える
5.3. 現場とのギャップがある
現場の実態に即していないシステム設計では、使いづらかったり余計な手間が増えたりして敬遠されてしまいます。
- 多機能すぎて、現場が使いこなせない
- 操作画面が複雑で、教育コストがかかる
- 実際の業務フローと合わず、入力や確認の手間が増える
- 業務フロー図を作成してどこに無駄があるかを見える化する
- 各業務の時間・頻度・担当者を洗い出し、ニーズを整理する
- 開発前に簡単な画面設計やモックを現場に提示し、操作感を確認する
- フィードバックをもとに改善、再提示のサイクルをつくる
- 管理部門ではなく“実際に操作する人”にとって直感的なUIを重視する
- 不要な機能は削り、慣れてから段階的に拡張する方針にする
5.4. 運用フェーズを見据えていない
導入しただけで終わったつもりになると、マニュアル・サポート体制・改善プロセスが整わず、活用されなくなるケースが多く見られます。
- 導入初期しかサポートがなく、現場が困ってもフォローされない
- マニュアルがなく、習熟に時間がかかる
- アップデートや改善要望の窓口がない
- 定期的な質問会・勉強会を実施する
- 運用状況のヒアリング、改善提案を随時受け付ける
- FAQ＋動画マニュアルを作成し、迷わず使える設計にする
- チャットボットや問い合わせ窓口を設けてサポートを継続する
- 「使われていない機能は何か？」「操作負担はないか？」を分析する
- 社内アンケートで現場の声を回収し、次回アップデートに反映する
社内業務の効率化を目的としてシステムは、導入して終わりではなく導入してからが本番です。
失敗例の多くは、導入前の準備不足や、現場との連携不足に起因しています。
- 目的の明確化
- 全社での巻き込み
- 現場に寄り添った設計
- 運用支援
トラブルを防ぐためには、このような視点が不可欠なのです。
6. 社内業務の効率化に向けたシステム開発のステップ
システムで社内業務を効率化しようと思っても、何から始めればいいかわからず手が止まってしまう……。
そんな企業は少なくありません。
- 現状把握
- 課題の整理
- 要件定義
- 開発パートナーの選定
- 開発
- テスト
- 導入
- 運用
- 改善
ここでは、社内業務の効率化を成功させるために必要なシステム開発のステップを、順を追って解説します。
現場の理解と協力を得ながら、スムーズに導入・運用できる流れをつかみましょう。
6.1. 現状把握
自社の業務全体を見える化し、どの業務にどれだけの時間・人手・コストがかかっているかを把握しましょう。
改善すべき本当の課題をあぶり出すことが、第一歩です。
- 部署ごとの業務フローを図式化する
- 各業務の所要時間、頻度、担当者を可視化する
- ボトルネックや無駄な作業を洗い出す
- 「属人化」「手作業」「情報の分断」などの課題を明確にする
6.2. 課題の整理
現場から出てきた悩みや非効率の声を分類し、優先順位を付けましょう。
「どの課題から着手すべきか」「解決すれば最も効果が大きい部分はどこか」を明確にすることが重要です。
改善すべき本当の課題をあぶり出すことが、第一歩です。
- 「重要度×緊急度」で課題を分類する
- 営業・製造・総務など各部門の要望をまとめる
- 本質的な課題と表面的な課題を切り分ける
- コスト削減や時間短縮など解決によって得られる効果を数値化する
6.3.要件定義
どんな機能が必要か、どのような使い方を想定するか、を明確にします。
ここを曖昧にすると、思っていたものと違う開発が進むという事態が起こりがちです。
- 使う人を具体的に設定し、利用シーンを洗い出す
- 必須機能/あれば便利な機能を分けて整理する
- 「どんな業務を」「どう改善したいか」を1機能ずつ言語化する
- 会計ソフト、チャット、勤怠など他システムとの連携要件も定義する
6.4.開発パートナーの選定
自社の業務や目的を深く理解し、開発から運用まで一緒に並走してくれる信頼できるパートナーを見つけることは特に重要です。
価格や機能面だけでなく、提案力や対応力も含めて選びましょう。価格や機能面だけでなく、提案力や対応力も含めて選びましょう。
- 複数社に見積や提案を依頼し、比較検討する
- 実績や得意分野、過去の開発例をチェックする
- 現場ヒアリングや業務理解の姿勢があるか確認する
- 保守・運用サポートの有無や、コミュニケーションの取りやすさも重視する
6.5.開発
現場との連携を保ちつつ、柔軟に調整を行うことが重要です。
要件に基づいて、現場の実務に沿った機能を実装しましょう。
開発中も現場の意見を反映しながら、現場との連携を保ちつつ柔軟に調整を行うことが大切です。
- 開発中も定期的に中間レビューを実施
- 操作画面のUIや用語の使い方など、現場視点で確認
- スモールスタート（限定範囲での先行導入）を取り入れる
6.6.テスト
完成したシステムが日常業務の中で実際に機能するか、現場が無理なく操作できるかを実環境で検証します。
不具合・改善点を事前に洗い出すと、実際の運用がスムーズになるでしょう。
- 社内ユーザーによるテストを実施する
- テストケースは「いつ・誰が・何を使うか」を具体的に設定する
- バグ・操作性の問題・改善点をフィードバックシートで整理する
- 「現場で問題なく使えるか」を最優先でチェックする
6.7. 導入
現場の混乱を最小限に抑えながら、新システムを本番環境に組み込みます。
社員が迷わず使い始められるよう、十分なサポート体制を整えてスムーズな定着を図りましょう。
- 操作マニュアル・動画マニュアルを事前に配布する
- 導入初日は立ち会いやリアルタイムQ&Aで対応する
- 操作説明会を複数回開催し、疑問点を解消する
- 初期導入は一部の部署や機能からスタートする
6.8 運用
日常業務の中で安定してシステムを使い続けられるよう、サポート・改善対応を行いましょう。
現場の声を拾いながら、継続的な活用と浸透を促すことが重要です。
- 利用ログ、アンケートなどで定着率を可視化
- チャットやヘルプデスクを用意し、即時対応できる体制を構築する
- 利用マニュアルをアップデートし続ける
- 社内担当者をシステム管理者として育成する
6.9. 改善
実際の運用データ・利用者の声をもとに、必要なアップデートや機能改善を繰り返し行うことで、より使いやすく成果につながるシステムに進化させます。
- 月1回など定期的に改善ミーティングを実施する
- 機能追加・操作性改善の要望をリストアップする
- 利用状況や成果データをもとにROIを分析する
- 使われていない機能や評価の高い機能を明確にし、改善へ活かす
社内業務を効率化するシステム導入には、思いつきや即決は禁物です。
ひとつひとつのステップを丁寧に進めることで、成果の出るシステムが実現します。
7. 自社に合った開発パートナーの選び方
業務効率化のためのシステム導入を成功させるには、どのシステム会社に依頼するかが非常に重要なポイントです。
開発の技術力だけでなく、業務理解力や対応力、そして長期的なパートナーとして信頼できるかどうかも判断基準になります。
- 自社業務を深く理解してくれるか
- 提案力はあるか
- 過去に開発実績があるか
- コミュニケーションはとりやすいか
- サポート体制が充実しているか
ここでは、後悔しないパートナー選びのための視点と具体的な見極め方を解説します。
7.1. 自社業務を深く理解してくれるか
開発パートナーには、業種ごとの業務構造に対する理解や、現場のリアルな課題感に共感してくれる姿勢が必要です。
初回打ち合わせで、パートナーがどれだけ“業務に関する質問”をしてくるかに注目しましょう。
作って終わりではなく、業務の改善を一緒に考えるスタンスがあるかどうかが重要です。
- 単なるシステム設計ではなく、業務フローそのものに踏み込んでくれるか
- 「なぜこの業務が非効率なのか？」を一緒に考えてくれるか
- ヒアリング時に業務の背景や現場の動きを細かく確認してくれるか
7.2. 提案力はあるか
要望どおりに作るだけでは不十分です。自社が気づいていない課題や、さらに効率化できる余地についても提案してくれるパートナーを選びましょう。
要望どおりに作るだけでは不十分です。
打ち合わせでは「御社ならこういった仕組みも合うのでは」といった＋αの視点があるかどうかに注目してください。
- 課題に対する代替案や改善策を能動的に提案してくれるか
- システム導入後の活用方法まで提案してくれるか
- UI設計/段階導入など現場に負担がかからない工夫があるか
7.3. 過去に開発実績があるか
実績は信頼の裏付けになります。依頼前に「どんな企業の、どんな課題を、どう解決したのか」を確認しましょう。
提案資料の中に事例が載っていなくても、同じような業務で対応したことがあるかを聞くことで、柔軟な対応力があるかを見極められます。
できれば自社と同じような業種・業態・従業員規模での経験がある開発会社を選ぶのが理想です。
- 自社と近い業界・規模の開発実績があるか
- 過去のプロジェクトで得た知見を具体的に説明できるか
- 類似課題への対応事例や成果を話してくれるか
7.4. コミュニケーションはとりやすいか
システム導入は長期にわたるプロジェクトになるため、日々のやり取りがストレスにならないことも重要です。
初期対応のスピード感や、質問に対する回答の明確さは、プロジェクトが本格化したときの信頼度に直結します。
一緒に仕事しやすい相手かどうか、感覚やリズムが合うかも立派な判断基準です。
- 専門用語をかみ砕いて説明してくれるか
- スピード感のある対応をしてくれるか
- 打ち合わせやメールが丁寧で、話の食い違いがないか
7.5.サポート体制が充実しているか
システムは導入して終わりではなく、むしろそこからがスタートです。
導入直後は、小さなつまずきや混乱が必ず起こります。
導入初期の手厚いフォローやチャット・電話・訪問など複数のサポートチャネル、将来的な改善に応じる柔軟性があるかを確認しましょう。
何かあったときにすぐ相談できるという安心感は、現場の定着度に直結します。
- 問い合わせ対応やマニュアル提供など、導入後の運用支援があるか
- 改善要望に対する対応方針やフローが決まっているか
- 長期的な保守・運用に対応できる体制があるか
信頼できる開発パートナーは単にシステムを作る人ではなく、業務改善の伴走者です。
業務理解・提案力・実績・対応力・サポート体制、これらすべてをバランスよく備えたパートナーを選ぶことで、システム導入の成果を最大化できます。
知名度や料金の安さばかりにとらわれず、信頼感をもてるシステム開発会社を選びましょう。
8. 社内業務の効率化をしたいなら「ブリエ」
社内業務の効率化をしたいとは考えているものの、「どこから手をつければいいか分からない」と感じていることはないでしょうか。
そんなときは、社内業務の見える化からシステム開発・導入・運用までをトータルで支援できる「ブリエ」にご相談ください。
ブリエは、現場の声に寄り添った課題整理と業務にフィットするシステム設計に定評があります。
業種・規模を問わず、これまで数多くの企業の業務改善を支援してきた実績があり、相談しやすさと丁寧な対応に高い評価をいただいています。
「効率化の目的があいまいで、うまく進まなかった」
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9. まとめ
- 紙や口頭に頼るアナログな業務フローが残っている
- 情報が部門ごとに分断され、全社的な共有ができていない
- 特定の社員に業務が集中し、属人化が進んでいる
- ツールが乱立し、操作ミスや重複作業が発生している
- 業務手順がブラックボックス化し、改善の糸口が見えない
- 業務の見える化：業務フローや作業量を把握し、改善点を洗い出す
- 無駄の排除：不要な手順や重複作業をなくす
- 業務の標準化：誰でも同じ手順で業務ができるように整備する
- システムの導入：手作業を自動化し、情報を一元管理する仕組みを構築する
- 属人化の解消：業務手順の共有・履歴管理が可能に
- 情報の一元管理：部門間の連携がスムーズになり、ミスや無駄を削減
- 自動化による効率化：入力・集計などのルーチン作業を削減
- セキュリティ強化：アクセス管理・操作ログの活用により安全性向上
- 目的やゴールが曖昧なまま導入してしまう
- 現場の理解や協力体制が不十分で浸透しない
- 実務に合わない設計で、操作が煩雑になる
- 運用・改善フェーズを見据えた体制がないため、形骸化する
- 自社の業務や課題を深く理解してくれる開発会社を選ぶ
- 課題に対して積極的に提案してくれる姿勢があるか
- 導入後も伴走し続けてくれるサポート体制があるかどうかが重要
社内業務の効率化は、単に作業を早くするだけでなく、企業の成長スピード・従業員の働きやすさ・組織の強さすべてに直結する重要な取り組みです。
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株式会社ブリエ代表取締役。Webデザイン、WordPress、Elementor、DTPデザイン、カメラマンなどを経て、FileMakerエンジニアとなる。企業の経営課題であるDX化、業務効率化、ペーパーレス化、情報の一元管理など、ビジネスニーズの変化に合わせてFileMakerで業務システムを開発し、柔軟に拡張して解決いたします。
