FileMakerエンジニア
企業のDX（デジタルトランスフォーメーション）が進む中で、ペーパーレス化は必須ともいえる要素です。
紙の使用を減らすことで業務の効率化を図るだけでなく、環境負荷の軽減やセキュリティ強化、法令対応の強化といった多くのメリットが期待できるのもペーパーレス化の魅力でしょう。
しかし、ペーパーレス化には初期導入コストやシステムトラブルのリスクなどの課題も伴います。
- 初期導入コストがかかる
- システムトラブルのリスクがある
- デジタルツールへの適応が必要
- セキュリティ対策を強化する必要がある
このようなリスクがあるからこそ、適切なパートナー選びが重要なのです。
本記事では、ペーパーレス化のメリット・デメリットや成功のポイント、さらにはシステム開発会社の選び方まで詳しく解説します。
- ペーパーレス化のメリットとデメリット
- ペーパーレス化の効果的な導入手順
- ペーパーレス化を成功させるためのポイント
- システム開発会社に依頼することのメリット
自社に最適なペーパーレス化を実現するためのヒントを得るために、ぜひ最後までご覧ください。
目次
1. ペーパーレス化とは？
ペーパーレス化とは、企業の業務において使用する紙媒体をデジタル化し、電子データを活用することで、業務の効率化やコスト削減を図る取り組みを指します。
ペーパーレス化によって、文書管理の効率化、情報の共有・検索の迅速化、環境負荷の軽減などが期待されています。
- 紙の書類をPDFやWordなどの電子データに変換し、クラウドストレージに保存
- 電子契約サービスを導入し、契約書類の印刷や郵送を不要にする
- デジタルワークフローを活用し、社内の承認プロセスをオンライン化する
- ペーパーレス会議を実施し、議事録や資料を電子化する
ペーパーレス化を導入することで、業務全体のスピードアップが可能になり、紙ベースの業務の煩雑さが解消できるのです。
2. ペーパーレス化を進めるメリット
ペーパーレス化には多くのメリットがあります。
業務の効率化やコスト削減だけでなく、セキュリティ対策や環境負荷の軽減、さらには法令対応の強化にもつながります。
企業の競争力を向上させるためにも、ペーパーレス化は積極的に検討すべきでしょう。
- 業務効率の向上が見込める
- コスト削減につながる
- 環境負荷の軽減ができる
- セキュリティ強化につながる
- 法令対応の強化
ここからは、ペーパーレス化の主要なメリットを詳しく解説します。
2.1. 業務効率の向上が見込める
電子データを活用することで情報の検索や共有がスムーズになり、業務のスピードアップが図れます。
従来の紙ベースの業務では、必要な資料を探すのに時間がかかることが多く、業務の停滞を招く原因になっていました。
- 情報検索の迅速化
デジタル化により、検索機能を活用して必要な情報を即座に見つけられる。 - リモートワーク対応の強化
クラウドストレージを利用することで、どこからでも資料の閲覧や編集が可能になる。 - タスクの自動化
RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）を活用して、定型業務の自動化を促進する。
ペーパーレス化によって業務のスピードが向上し、働き方の柔軟性も高まります。
特に、リモートワークが進む現代において、業務の効率化を図る上で不可欠な施策となるでしょう。
2.2. コスト削減につながる
ペーパーレス化を進めることで紙の使用量が削減され、コストの大幅な節約につながります。
電子データ化することで書類の管理が容易になったり書類の紛失リスクを低減できたりするため、業務のやり直しや再発行にかかるコストも削減できます。
印刷にかかる費用やリース代の削減
印刷用紙、コピー用紙などの消費が大幅に減ることで、維持管理費用が削減できる。人件費の削減
情報の検索や閲覧にかかる時間が削減できることで生産性向上し、人件費の削減につながる。契約書や請求書などの郵送費
電子契約や電子請求書の導入により、郵送の手間やコストが不要になる。書類の保管スペースの賃料
オフィスの省スペース化につながり、賃貸費用の圧縮ができる。
紙のコストだけでなく、印刷や郵送、保管にかかるコストまで幅広く削減できるのがペーパーレス化の大きなメリットです。
長期的な経費削減に寄与することが見込めるため、企業の経営基盤を強化する要素となるでしょう。
2.3. 環境負荷の軽減ができる
ペーパーレス化は、企業の環境意識の向上にも貢献します。
最近ではSDGs（持続可能な開発目標）の観点から、企業の環境対策が消費者や投資家の評価に影響を与えるケースも増えています。
森林資源の保護
紙の消費量を減らすことで、森林伐採を抑制し、環境保全に貢献できる。二酸化炭素（CO2）排出量の削減
紙の製造・輸送・廃棄には大量のエネルギーが必要だが、デジタル化によってCO2排出を抑えられる。廃棄物の削減
不要になった書類の処分が不要になり、オフィスのゴミ削減につながる。インクやトナーの使用量削減
印刷の機会が減ることで、インクやトナーの消費を減らし、有害な化学物質の排出抑えられる。
環境負荷を軽減することは、企業の社会的責任（CSR）としても重要視されています。
ペーパーレス化を進めることで、環境に優しい企業としてのブランド価値向上にもつながるでしょう。
2.4. セキュリティ強化につながる
電子データは、アクセス権限を設定することで、不正な閲覧やデータの持ち出しを防ぐことが可能です。
データの暗号化
外部に流出しても解読できないようにすることで、情報の保護を強化できる。アクセスログ管理
誰が、いつ、どのデータにアクセスしたかを記録し、不正アクセスを防止できる。バックアップ機能の実装
災害やサーバーダウン時に迅速に復旧できるようデータを定期的に保存できる。
ペーパーレス化により、情報の管理がより厳格になり、セキュリティリスクを低減できます。
特に機密情報を扱う企業では、デジタル管理の重要性が高まっています。
2.5. 法令対応の強化
2022年1月の電子帳簿保存法の改正により、一定の条件を満たせば電子データによる保存が認められるようになりました。
電子文書のタイムスタンプ付与
データの改ざんを防止し、信頼性を確保する。適正なフォーマットで保存
国税庁のガイドラインに準拠した電子帳簿の整備を行うデータの長期保存
法律で定められた保存期間を満たすクラウドストレージを活用する。
法令に適合した形でペーパーレス化を進めることで、監査時の負担軽減やコンプライアンスの強化が可能になります。
特に会計・税務の分野では、デジタルデータによる管理が標準となるでしょう。
3. ペーパーレス化を進めるデメリット
ペーパーレス化には多くのメリットがある一方で、いくつかのデメリットも存在します。
導入前にこれらの課題を理解し、適切な対策を講じることが重要です。
- 初期導入コストがかかる
- システムトラブルのリスクがある
- デジタルツールに慣れる必要がある
- セキュリティ対策の徹底が求められる
- 紙の方が効率的な業務もある
ここからは、ペーパーレス化における主なデメリットについて詳しく解説します。
3.1. 初期導入コストがかかる
ペーパーレス化のためにシステムの導入などが必要な場合は、初期導入コストがかかります。
スキャナーや電子契約ツールの導入費用
紙の書類をデジタル化するための設備投資が必要になる。クラウドストレージやセキュリティ対策費用
データの安全性を確保するためのシステム導入が求められる。従業員の教育コストや研修コスト
新しいシステムの使い方を学ぶためのトレーニングが必要になる。
初期導入には一定のコストがかかりますが、長期的に見ればコスト削減効果が期待できます。
自社の業務に適したシステムを選び、無理のない範囲で段階的に導入することが成功のカギとなります。
3.2. システムトラブルのリスクがある
ペーパーレス化によりデータ管理がオンライン化するため、システム障害やサーバーダウンによる業務停止のリスクが生じます。
ネットワーク障害によるデータアクセスの停止
社内ネットワークのトラブルで業務ができなくなる可能性がある。クラウドサーバーのダウンによる業務停止
サーバーがダウンすると、必要なデータにアクセスできなくなる。システムトラブルによるデータ消失
システムトラブルにより、大切なデータが消失するリスクがある。
システムトラブルを完全に防ぐことは難しいため、定期的なバックアップやデータの複製を行うことが重要です。
万が一の際にも業務が継続できる体制を整えておくことが、ペーパーレス化を成功させるポイントです。
3.3. デジタルツールに慣れる必要がある
従業員が新しいツールを使いこなせるようになるまでには、時間がかかる場合があります。
パソコン操作に不慣れな従業員が多い職場
デジタルツールの利用に抵抗を感じる人がいる場合は研修が必須になる。新システム導入による業務フローの変更
従来の業務プロセスと異なる作業が発生することで、混乱を招く可能性がある。各部門間で異なるツールが導入される場合
システムの統一が不十分だと、業務の流れが複雑になる。
従業員がスムーズに移行できるように、十分な研修やサポートを行うことが重要です。
システムを選定する際には、シンプルで使いやすいインターフェースのものを導入することで、負担を軽減できます。
3.4. 従来とは異なるセキュリティ対策が求められる
デジタル化に伴い、紙媒体の時とは異なるセキュリティリスクが発生します。
そのため、従来とは異なる対策を新たに行う必要があります。
ハッキングやマルウェア感染による情報漏洩
外部からの攻撃によって機密情報が流出するリスクがある。不適切なアクセス管理やヒューマンエラーによる情報流出
誤った権限設定により、不要な人が機密情報にアクセスできる可能性がある。従業員によるデータの持ち出しや改ざん
悪意のある行動によって、社内データが不正に利用されるリスクがある。
ペーパーレス化を進める際には、セキュリティ対策を最優先事項として考える必要があります。
暗号化やアクセス制限や定期的な監査を行い、情報が適切に保護される環境を整えることが求められます。
3.5. 紙の方が効率的な業務もある
すべての業務がデジタル化に適しているわけではありません。
ペーパーレス化しない方がよい業務があることも理解しておきましょう。
デザインスケッチ、図面作成などの手描きが必要な作業
クリエイティブな作業では、紙の方が柔軟に対応できる場合がある。対面での契約書のやりとり
紙の書類で契約を交わした方が、相手に安心感を与えるケースがある法的に原本が必要な書類の保管
法律上、紙での保存が求められる書類があり、デジタル化ができない場合がある。
ペーパーレス化を検討する場合には、業務の特性を考慮しながら適用範囲を決めることが重要です。
無理にデジタル化を進めるのではなく、紙とデジタルの両方を上手に活用するハイブリッドなアプローチが求められます。
ここで紹介したデメリットは、専門的な知識があれば対策できるものばかりです。
ペーパーレス化に対する懸念がある場合は、システム開発会社に相談してみましょう。
4. ペーパーレス化の進め方
ペーパーレス化を成功させるためには、計画的なアプローチが必要です。
ただ単に紙の使用を減らすのではなく、業務フローを見直し、最適なツールを導入することが重要です。
- 現状の課題を洗い出す
- ペーパーレス化の目的を明確にする
- デジタル化する対象を決める
- 必要なツール・システムを導入する
- 社内ルールを決める
- 社員への教育
- 定期的な見直しと改善
ここでは、ペーパーレス化を円滑に進めるための具体的なステップを解説します。
4.1. 現状の課題を洗い出す
まずは、社内のどの業務で紙が使用されているのかを調査し、ペーパーレス化を妨げる要因を明確にしましょう。
- 紙の使用頻度が高い業務を特定する
- ペーパーレス化を妨げる要因を分析する
- 紙で行われている業務プロセスの可視化を行う
- 業務ごとの紙の利用状況をリスト化する
- 紙の削減による業務効率の向上を試算する
- ペーパーレス化に対する懸念点を把握する
4.2. ペーパーレス化の目的を明確にする
ペーパーレス化を進めるには、目的を明確にすることも重要です。
ただ紙を減らすだけではなく、「なぜペーパーレス化を進めるのか？」を組織全体で共有することで、導入の効果を最大化できます。
- 印刷費、郵送費、保管費などの削減のため
- データ検索や情報共有のスピード向上のため
- 企業のSDGs（持続可能な開発目標）に貢献するため
- 電子帳簿保存法などの法令対応が必要なため
- 各部門ごとにペーパーレス化の目的を整理する
- 目的に沿った導入計画を策定する
- 目的を社内で共有し、全員が理解できるようにする
4.3. デジタル化する対象を決める
すべての紙をデジタル化するのではなく、ペーパーレス化の効果が大きい文書を優先してデジタル化することが重要です。
- 契約書：電子契約サービスの導入
- 請求書や領収書：クラウド会計システムの活用
- 報告書や会議資料：オンライン共有ツールの利用
- 紙の使用頻度が高い業務をリスト化する
- 重要度が高く、社内外で共有する必要があるものを洗い出す
- 法的に電子化が認められているものを選定する
4.4. 必要なツール・システムを導入する
ペーパーレス化を進めるためには、業務に適したデジタルツールを導入する必要があります。
- クラウドストレージ：社内外での資料共有がスムーズになる
- 電子契約サービス：契約書のデジタル化を行う
- 文書管理システム：文書の検索や管理を効率化する
- 既存の業務システムとの連携が可能か確認する
- 社員が使いやすいインターフェースのツールを選定する
- セキュリティ対策がしっかりしているかチェックする
4.5. 社内ルールを決める
ペーパーレス化をスムーズに進めるためには、電子データの保存方法や管理ルールを明確にすることが不可欠です。
- 電子文書のフォルダ管理ルールを設定する
- データごとに管理する部署を決める
- 紙の書類を残す場合の基準を明確にする
- 書類の保存期間や廃棄ルールを明確にする
- アクセス権限を適切に設定し、不正な閲覧を防ぐ
- 社内の運用ルールとツールの機能を統一する
- 定期的にルールを見直し、業務の変化に対応する
4.6. 社員への教育
ペーパーレス化を円滑に進めるためには社員の理解と協力が不可欠です。
新しいシステムやツールの操作方法を教育し、スムーズな移行を図りましょう。
- ペーパーレス化の目的とメリットの周知
- 導入したツールやシステムの基本操作
- 電子文書の管理ルールやフォルダ整理の方法
- 情報漏えい防止、適切なアクセス管理などのセキュリティ対策
- 研修を実施し、ツールの使い方をレクチャー
- 実際の業務フローに即したマニュアルを作成
- 定期的にフィードバックを受け、運用の課題を把握
4.7. 定期的な見直しと改善
ペーパーレス化の運用を開始した後も定期的に効果を検証し、問題点を改善することが大切です。
- ペーパーレス化の効果を定量的に測定する
- 実際の運用上の課題をヒアリングし、改善策を講じる
- 必要に応じてツールや運用ルールをアップデートする
- ルールや手順を見直し、実態に即したものにする
- 社員の意見を取り入れ、使いやすさを重視した改善を行う
- 業務プロセスの追加時には、ペーパーレス運用を前提に設計する
- 法改正や技術の進化に応じて最新のツールやシステムを導入する
5. ペーパーレス化を成功させるためのポイント
ペーパーレス化を成功させるためには、計画的な導入が不可欠です。
単に紙の使用を減らすだけではなく、業務プロセスの見直し、社員の意識改革、適切なツールの選定など、多方面からのアプローチが必要になります。
- 無理なく段階的に進める
- 業務フローをシンプルにする
- 社員の理解と協力を得る
- セキュリティ対策を強化する
ここでは、ペーパーレス化をスムーズに進め、効果を最大化するためのポイントを解説します。
5.1. 無理なく段階的に進める
ペーパーレス化を進める際、一気に全社導入を行うのではなく、段階的に進めることが重要です。
急激な変化は業務の混乱を招き、かえって現場の負担が増加する場合があります。
そのため、まずは特定の業務や部署で試験導入を行い、効果を検証しながら徐々に範囲を拡大していくのが理想的です。
パイロット運用
まずは特定の部署や業務で試験導入を実施し、現場の意見を収集する。効果測定と改善
パイロット運用の結果を分析し、課題を洗い出した上で運用ルールを見直す。全社展開
成功したフローを基に全社へ展開し、必要に応じて追加のツールを導入する。
- 紙の使用量が多い業務から優先的に取り組む
- 社員の負担を軽減するため、研修やサポート体制を整備する
- 必要に応じて外部の専門家の支援を受ける
5.2. 業務フローをシンプルにする
ペーパーレス化を成功させるためには、業務フローを見直し、無駄なプロセスを削減することが欠かせません。
紙をデジタルに置き換えるだけではなく、より効率的なワークフローを構築することで、業務全体の生産性向上につながります。
デジタル化の優先順位を決める
契約書の管理、申請・承認プロセス、会議資料の配布など、紙の使用頻度が高い業務を特定する。不要な手続きを削減し、業務をシンプルにする
電子承認システムを導入して書類の回覧を簡素化したり、クラウドストレージを活用してファイルの共有をスムーズにしたりする。自動化できる部分を自動化し、業務負担を軽減する
AIやRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）を活用して定型業務を効率化する。
- ムダな書類を削減する
- 情報共有をデジタル化する
- 業務プロセスを標準化する
5.3. 社員の理解と協力を得る
ペーパーレス化を成功させるには、社内全体の協力が必要不可欠です。
どれだけ優れたシステムやツールを導入しても、社員が適切に活用できなければ効果は限定的になります。
ペーパーレス化は企業の方針として進めるものですが、社員一人ひとりの意識と行動が成功のカギを握ります。
ペーパーレス化の目的とメリットを社内に共有
コスト削減や業務効率化、企業ブランドの向上など、導入の意義を伝える。従業員の不安を解消するための説明会を開催
ITツールに不慣れな社員向けに実践的なトレーニングを実施し、質問や相談がしやすいサポート窓口も設置する。成功事例を社内で共有してモチベーション向上
既にペーパーレス化に成功した部署の事例を紹介し、改善されたポイントや業務の効率化の効果を可視化する。
- 社員の意見を積極的に取り入れる
- 使いやすいツールを選定する
- 導入後も定期的なフォローアップを実施する
5.4. セキュリティ対策を強化する
ペーパーレス化により、企業の重要な情報がデジタルデータとして扱われるようになります。
情報漏洩やサイバー攻撃などのリスクを最小限に抑えるためのセキュリティ対策が不可欠です。
アクセス制限を設定して不要なデータ閲覧を防止
ユーザーごとの権限管理を徹底したり、社外アクセスを制限したりして、機密情報を保護する。定期的なバックアップを実施してデータの復元体制を整備
クラウドバックアップやオンプレミスのデータ保存を併用し、万が一のトラブルに備える。サイバー攻撃対策を強化してデータ保護を徹底
ウイルス対策ソフトやファイアウォールを導入するだけでなく、社員へのセキュリティ教育を実施して意識を向上する。
- 最新のセキュリティトレンドを把握し、対策をアップデート
- 定期的な監査やセキュリティチェックを実施
- 法令や社内規程に準拠したデータ管理を徹底
ペーパーレス化を成功させるためには、計画的な導入と継続的な改善が不可欠です。
無理のない導入計画を立て、段階的に進めるようにしましょう。
より正確な運用のために、システム開発会社の協力に求めることも検討してみてください。
なお、株式会社ブリエでは無料相談を承っております。
ペーパーレス化にお困りの場合は、お気軽にご相談ください。
6. ペーパーレス化をシステム開発会社に依頼するメリット
ペーパーレス化を進める際、自社で全てのデジタル化を行うのは難しいケースが多いです。
そこで、専門的な知識を持つシステム開発会社に依頼することで、スムーズかつ効果的に導入を進めることが可能になります。
- 自社業務に最適なシステムを開発できる
- 既存システムとスムーズに連携
- セキュリティ強化が可能
- 入後のサポートも受けられる
- 業務の自動化や効率化が進む
ここでは、システム開発会社に依頼するメリットについて詳しく解説します。
6.1. 自社業務に最適なシステムを開発できる
システム開発会社に依頼する最大のメリットは、自社業務に最適なシステムを開発できる点です。
ペーパーレス化の方法は業界や企業ごとに異なるため、一般的なソフトウェアでは対応しきれない場合はカスタマイズを検討しましょう。
- 見積書や請求書などの帳票類の管理
- 承認フローのデジタル化（ワークフロー管理）
- 業務プロセスの可視化と自動化
- 紙の書類をスキャンしてデータベース化
こうした業務の特性に合わせて、オリジナルのシステムを開発すれば、無駄なくスムーズにペーパーレス化を進められます。
6.2. 既存システムとスムーズに連携
企業によっては、すでにERP（基幹業務システム）やCRM（顧客管理システム）など、さまざまなITツールを導入している場合があります。
これらの既存システムと連携できるようにペーパーレス化を進めることが重要です。
- 会計システムと連携して請求書をデジタル処理
- 電子契約システムと連携して契約管理をペーパーレス化
- 文書管理システムと連携して社内文書の一元管理
特に、異なるシステム間のデータ移行やAPI連携など、専門的な知識が必要な作業もスムーズに進められるため、業務の効率化が期待できます。
6.3. セキュリティ強化が可能
紙ベースでの業務に比べるとセキュリティ対策を強化できるのは大きなメリットですが、デジタルデータも不正アクセスや情報漏洩のリスクにさらされる場合があります。
そのため、ペーパーレス化の際には徹底したセキュリティ対策が必要です。
- アクセス制限：機密情報にアクセスできるユーザーを限定
- データ暗号化：外部からの盗難や漏洩を防止
- ログ管理：誰がいつどのデータにアクセスしたかを記録
- バックアップ：災害やシステム障害に備えたデータ保存
システム開発会社に依頼することで必要不可欠なセキュリティ対策を確実に講じることができるため、安心してデジタル化を推進できます。
6.4. 導入後のサポートも受けられる
システム導入は、導入時だけでなく、運用開始後のサポートも重要です。
企業ごとに使い方のコツや運用の課題が出てくるため、システム開発会社からのサポートを受けることで、トラブル対応や改善提案が受けられます。
- システムトラブル時の迅速な対応
- 新しい業務ニーズに応じたカスタマイズ
- 社員向けの研修やマニュアルの提供
ペーパーレス化を長期的に成功させるためには、導入後の運用支援が欠かせません。
6.5. 業務の自動化や効率化が進む
単に紙をなくすだけでなく、システムの導入によって業務の自動化が進むことで、さらなる効率化が可能になります。
業務プロセスに応じて幅広く対応してもらえるのは、システム開発会社に依頼するメリットでしょう。
- ワークフローの自動処理
- AIを活用したデータ入力の自動化
- 電子契約による契約書の管理効率化
業務全体の生産性向上につながるシステムの構築を目指しましょう。
7. システム開発会社を選ぶ際のポイント
システム開発会社を選ぶ際には、導入後の運用も考慮し、慎重に検討する必要があります。
適切な開発会社を選ぶことで、スムーズなペーパーレス化が実現し、業務の効率化やコスト削減が期待できます。
- 業務改善の提案力があるか？
- カスタマイズ対応が可能か？
- セキュリティ対策がしっかりしているか？
- 導入後のサポートが充実しているか？
- 他社システムとの連携が可能か？
ここでは、ペーパーレス化を成功させるために重要なポイントを解説します。
7.1. 業務改善の提案力があるか？
開発会社を選ぶ際には、単にシステムを作るだけでなく、業務全体の効率化や改善を提案できるかどうかが重要です。
ペーパーレス化は、単に紙をデジタル化するだけではなく、業務プロセスそのものを見直す機会でもあります。
業務の流れを細かく分析し、より効率的な運用方法を提案できる開発会社を選ぶことで、最適なシステム設計が可能になります。
・ペーパーレス化に伴う業務フローの最適化を提案できるか
・自社の業務内容に沿った具体的な改善策を示せるか
・他社の導入事例や実績が豊富か
7.2. カスタマイズ対応が可能か？
企業ごとに業務内容やワークフローは異なるため、標準的なソフトウェアでは対応できないケースもあります。
そのため、業務に合わせたカスタマイズが可能なシステム開発会社を選ぶことが重要です。
将来的に業務が拡張した場合にも柔軟に対応できるシステムを提供できる会社を選ぶことがポイントです。
- 既存のシステムに対して、柔軟なカスタマイズが可能か
- 将来的な拡張や変更に対応できるか
- 特定の業界向けのカスタマイズ実績があるか
7.3. セキュリティ対策がしっかりしているか？
デジタルデータを扱う以上、セキュリティ対策は必須です。
システム開発会社がどのようなセキュリティ対策を提供しているかを確認しましょう。
企業の機密情報や顧客データを扱うため、データの保護が徹底されているかどうかをチェックすることが重要です。
- データの暗号化処理がされているか
- アクセス権限の設定が細かくできるか
- システムのログ管理機能が備わっているか
- 不正アクセスや情報漏洩対策が施されているか
- 定期的なセキュリティアップデートが提供されるか
7.4. 導入後のサポートが充実しているか？
システムは導入して終わりではなく、運用しながら改善していくことが求められます。
そのため、導入後のサポートが充実しているかを確認することが重要です。
システム運用中にトラブルが発生した際に、迅速な対応を受けられるかどうかがポイントになります。
新機能の追加やシステムアップデートなど、長期的にサポートを受けられるシステム開発会社を選ぶことが望ましいでしょう。
- 定期的なシステムメンテナンスの提供があるか
- 操作マニュアルや研修の実施があるか
- トラブル発生時のサポート体制が整っているか
- 24時間365日のサポート対応が可能か
- 新機能追加やカスタマイズ対応が柔軟に行えるか
7.5. 他社システムとの連携が可能か？
ペーパーレス化を進める際、既存の業務システムとの連携がスムーズにできるかどうかを確認しましょう。
API（アプリケーションプログラミングインターフェース）の提供があるかどうかなどを確認し、柔軟なシステム連携ができるシステム開発会社を選ぶとスムーズに運用できます。
- 既存の会計ソフトやERPとの連携が可能か
- APIの提供があるか
- データ移行がスムーズに行えるか
- クラウド型システムとの連携が容易か
ペーパーレス化を成功させるためには、適切なシステム開発会社を選ぶことが重要です。
紹介したポイントをしっかりチェックして、最適なパートナーを選定しましょう。
8. ペーパーレス化に悩んだら「ブリエ」
ペーパーレス化を進める際、「どのシステムを選べばよいかわからない」「社内の業務フローにフィットするのか不安」「導入後にしっかり運用できるか心配」といった悩みを抱える企業は少なくありません。
ペーパーレス化は、単に紙を減らすだけでなく、業務効率の向上やセキュリティ強化、データ管理の最適化など、多岐にわたるメリットがあります。
しかし、以下のような課題が導入の障壁になることもあるでしょう。
- システムが複雑で使いづらい
- 情報がバラバラで、探すのに時間がかか
- 社内の抵抗感が強く、導入が進まな
- セキュリティ対策が十分か不安
- 既存の業務システムとの連携が難しい
ペーパーレス化を進める上で、システムの使いやすさは極めて重要です。
どれだけ優れた機能を持つシステムでも、ユーザーが直感的に操作できなければ、活用されず形骸化してしまいます。
私たちは、目先の使いやすさだけでなく 「5年後、10年後も快適に使えるシステム」 を提供することを大切にしています。
ブリエは、企業の成功を支える 「長期的なパートナー」 として、持続可能なペーパーレス化をサポートします。
「ペーパーレス化を進めたいけれど、どこから手をつければいいかわからない…」
「現在のシステムが複雑で、結局紙に戻ってしまう…」
「社内のデジタル化をもっと効率的に進めたい…」
このようなお悩みにも、豊富な知識と業務改善のノウハウを活かした最適なソリューションをご提案します。
無料相談も承っておりますので、ぜひお気軽にお問い合わせください。
9. まとめ
- 業務効率化につながる
- セキュリティ強化につながる
- 法令対応が強化できる
- ブランドイメージの向上につながる
- 初期導入コストがかかる
- システムトラブルリスクがある
- デジタルツールへの適応に不安がある
- セキュリティ対策の強化が必要になる
- 紙の使用状況を可視化する
- コスト削減や業務効率化、法令対応などの目的を明確にする
- 契約書や請求書、報告書などの優先度を設定する
- 業務効率化につながるツールを選択する
- データ管理方法や保存基準の策定を行う
- ツールの操作方法やセキュリティ教育を徹底する
- 運用状況を確認し、最適化を図る
- 自社の業務に最適化したシステムを構築できる
- 既存システムとの連携がスムーズにできる
- セキュリティ強化が可能になる
- 導入後のサポートやメンテナンスを受けられる
- 業務の自動化や効率化が進む
ペーパーレス化は環境負荷の軽減、セキュリティ強化、業務の効率化といった多くのメリットをもたらしますが、導入には慎重な計画が必要です。
まずは、自社の課題を明確にし、適切なツールを選定することが成功のカギとなります。
もし、ペーパーレス化の進め方に悩んでいる場合は、システム開発会社に相談するのがおすすめです。
企業に最適なペーパーレス化の方法を見つけ、スムーズな導入を目指しましょう。
株式会社ブリエ代表取締役。Webデザイン、WordPress、Elementor、DTPデザイン、カメラマンなどを経て、FileMakerエンジニアとなる。企業の経営課題であるDX化、業務効率化、ペーパーレス化、情報の一元管理など、ビジネスニーズの変化に合わせてFileMakerで業務システムを開発し、柔軟に拡張して解決いたします。
