FileMakerエンジニア
システム導入は業務の効率化や生産性の向上を目的としていますが、導入後に「使い勝手が悪い」と感じるケースが少なくありません。
- 操作が煩雑で、マニュアルを見なければ使えない
- データ入力の手間が増え、業務効率が低下する
- 画面遷移が多く、必要な情報にすぐアクセスできない
- システムのレスポンスが遅く、作業が滞る
- 頻繁にエラーやバグが発生し、業務に支障をきたす
中には、システム導入後にデータ入力の手間が増えたり、操作が煩雑になったりすることで、システム導入前よりも業務の負担が増えてしまうケースもあるようです。
- システム導入後に「使い勝手が悪い」と感じる主な原因
- 使い勝手が悪いシステムが業務に与える影響
- システム導入後に起こりがちな問題とその対策
- 使い勝手が悪いシステムを改善するための具体的なアプローチ
- システムのUX（ユーザエクスペリエンス）を向上させる方法
本記事では、システム導入後に使い勝手が悪くなる原因を詳しく解説し、具体的な改善策や対策方法を紹介します。
システムを効果的に活用し、業務の効率化を実現するためのヒントになさってください。
目次
1. システム導入をしたのに使い勝手が悪い
新しいシステムの導入は、業務の効率化や生産性の向上を目的として実施されます。
しかし、実際の運用段階では様々な問題が表面化し、むしろ業務効率が低下してしまうことも少なくありません。
現場では、操作の煩雑さやシステムの応答速度、使用感に関する不満など、多岐にわたる課題が報告されています。
2. システム導入後にありがちな使い勝手が悪い状態
システム導入は業務効率の向上や業務の標準化を目的として行われますが、実際には期待通りに機能せず、かえって業務の負担が増えるケースも少なくありません。
- 業務効率の低下が見られる状態
- ユーザからの不満が多い状態
- システムの機能が十分に活用されていない状態
- エラーや操作ミスが頻発する状態
- 運用コストが予想以上にかかる状態
導入後に発生しがちな「使い勝手が悪い状態」を理解し、事前に対策を講じることがシステムを効果的に活用するための鍵となります。
ここからは、システム導入後によく見られる課題を具体的に紹介します。
2.1. 業務効率の低下が見られる状態
システム導入後、多くの企業でデータ入力の手間が増加し、従来の手作業よりも時間がかかるという問題が発生することがあります。
これは複数項目の入力が必須となったことや、入力フォーマットの制限により、データの整形が必要になったことが主な原因です。
また、バッチ処理による待ち時間の発生や、手作業との二重入力が必要になるケースも見られます。
情報検索で、複数の画面を行き来しなければならない状況も使い勝手が悪いシステムの特徴です。
画面遷移が多く操作が複雑化していることに加え、検索機能が不十分で目的の情報にたどり着きにくい状況が生じるのです。
さらに、データベースの処理負荷が高くなったり、サーバの処理能力が不足したりすることで、業務が滞る事態が発生することもあります。
特に同時アクセスが集中する時間帯では、著しい性能低下が見られます。
- データ入力の手間が増え、従来の手作業より時間がかかる
- 必要な情報を探すのに複数の画面を行き来しなければならない
- システムの処理速度が遅く、業務が滞る
- 業務フローとシステムの設計が合わず、余計な手間が発生する
2.2. ユーザからの不満が多い状態
システムの操作方法が直感的でないことは、ユーザの大きな不満となります。
複雑な操作手順や分かりにくい用語の使用により、頻繁にマニュアルを参照する必要が生じることが少なくありません。
また、適切なヘルプ機能が不足していることも、ユーザの習熟を妨げる要因となっています。
そのような場合は、システムの画面設計に問題が見られる場合が多くあります。
たとえば、ボタンやメニューの配置が分かりにくく、重要な機能へのアクセスが困難になっているケースなどです。
アイコンやラベルの意味が不明確なため、誤操作が頻発する状況も生まれてしまいます。
トラブル発生時の対応も課題となっています。
エラーメッセージが不明確で、具体的な対処方法が示されていないため、ユーザが適切な対応を取れない状況が発生しています。
技術的な用語が多用されていることも、問題解決を困難にする要因です。
- 操作方法が直感的でなく、マニュアルを見ないと分からない
- ボタンやメニューの配置が分かりにくく、誤操作が頻発する
- エラーメッセージが不明確で、トラブル時の対応に困る
- 現場の業務に沿った設計になっておらず、社員が使いたがらない
2.3. システムの機能が十分に活用されていない状態
導入されたシステムの機能の多くが活用されていないという問題も多くあります。
これは機能の認知度不足や操作方法の理解不足が主な原因です。
また、既存の作業方法への固執や、システム機能への不信感から、手作業が残存している状況も見られます。
システムに実装された機能が複雑すぎるため、実際に使用される機能が限定されているケースも多く存在するのです。
必要以上に多くの機能が実装されていることでインターフェースが複雑化し、基本的な機能の使用さえも困難になってしまうこともあります。
- 導入した機能の一部しか使われず、手作業が残っている
- 複雑な機能が多すぎて、実際に使われる機能が限定される
- 業務に必要な機能が不足しており、外部ツールと併用しなければならない
- システムを活用するための教育が不十分で、社員が使いこなせない
2.4. エラーや操作ミスが頻発する状態
システムの設計上の問題により、さまざまなエラーや操作ミスが発生することもあります。
入力フォームが煩雑で入力規則が厳格な場合、データ入力時のミスが頻発することが少なくありません。
また、確認画面や修正機能が適切に実装されていないことで、誤ったデータが送信されるリスクが生じる場合もあります。
さらに、システムの安定性に課題がある場合もあります。
メモリ使用量の最適化が不十分であることや、エラー処理が適切に行われていないことにより、システムが頻繁にフリーズする事態が発生してしまうのです。
特にシステム負荷が集中する時間帯では、業務が中断される事態も報告されることもあります。
- 入力フォームが煩雑で、入力ミスが発生しやすい
- 確認画面がなく、誤ったデータを送信してしまう
- システムが頻繁にフリーズし、業務が中断される
- ログインや権限設定が複雑で、誤ったアクセス制限がかかる
2.5. 運用コストが予想以上にかかる状態
システム導入後の運用において、予想を上回るコストが発生していることも大きな問題です。
要件定義の不足により追加のカスタマイズが必要になるケースが多く、開発費用が増大してしまいます。
業務変更への対応やベンダーロックインの問題により、継続的なコスト増加が発生することもあるようです。
運用コストがかかるケースでは、保守・サポート面でも課題が見られます。
問い合わせ対応の増加やシステム改修の頻発により、保守契約の費用が高額化したり、運用体制の強化に伴う人件費が増加したりして、企業の経営を圧迫することもあります。
継続的な教育の必要性から、研修材料の作成や講師の派遣など、システムの機能追加やアップデートの度に、予想以上のコストがかかることもあるようです。
これらの教育コストは、業務時間の損失という形でも企業に影響を与えています。
- 想定外の追加カスタマイズが必要になり、コストが膨らむ
- 保守・サポート費用が高額で、予算を圧迫する
- 機能追加やアップデートのたびにトレーニングが必要で、教育コストがかかる
- 利用ライセンスの料金体系が複雑で、想定以上の費用が発生する
システム導入時には、業務フローとの整合性を確認し、実際の運用を想定したテストを行うことが重要です。
システム開発会社と連携することでスムーズな導入が可能になるため、相談しながら進めるようにしましょう。
3. なぜシステム導入後に使い勝手が悪くなるのか
システム導入は業務の効率化やデジタル化を目的に行われますが、期待通りに機能せず、むしろ業務の負担が増えるケースも少なくありません。
使い勝手が悪くなる原因は、導入前の計画不足、導入時の準備不足、導入後の運用管理の不備など、さまざまな要因が関係しています。
ここでは、システム導入後に発生しやすい問題とその原因について詳しく解説します。
3.1.導入前の問題
システム導入前の準備段階で、要件定義の不備や現場のニーズの把握不足があると、実際の業務に適合しないシステムが出来上がってしまいます。
コスト削減や導入時期の制約によって必要な機能が削減されることで、導入後の運用に支障をきたすケースもあります。
- 要件定義の不備
- ユーザニーズの把握不足
- 現場の業務フローとの不整合
- コスト優先による機能の制限
- 導入時期の拙速な決定
まずは、導入前の問題について詳しく見ていきましょう。
3.1.1. 要件定義の不備
システム導入プロジェクトの成否を決める重要な要素として、要件定義の質が挙げられます。
多くの場合、導入前の要件整理が不十分なまま開発フェーズに移行してしまい、結果として実際の業務に適合しないシステムが構築されてしまいます。
特に、業務の例外パターンや部門間の連携に関する要件を見落としがちで、これらは運用開始後に大きな問題となって表面化されるものです。
3.1.2. ユーザニーズの把握不足
システムの実際のユーザとなる現場の声を十分に聞かないまま導入を進めることで、深刻な問題が発生します。
経営層や情報システム部門の視点だけでシステムを選定すると、現場の実務者が必要とする機能や使い勝手が考慮されず、結果として業務効率の低下を招くことになります。
日々の業務で実際にシステムを使用する従業員の意見を丁寧に収集し、反映することが重要です。
3.1.3. 現場の業務フローとの不整合
業務プロセスの詳細な分析を怠ると、システムと実際の業務フローの間に大きなギャップが生じます。
特に、部門をまたぐ業務や例外的な処理が必要なケースにおいて、システムが想定する業務の流れと現実の運用が合致せず、かえって作業が煩雑になることがあります。
これは単なる操作性の問題ではなく、業務全体の効率を低下させる要因です。
3.1.4. コスト優先による機能の制限
予算の制約から必要な機能を削減せざるを得ない状況は、多くの企業で発生しています。
初期費用を抑えるために基本的な機能のみを実装し、重要な機能を後回しにすることで、結果的に業務効率が低下し、運用コストの増加を招くことになります。
短期的なコスト削減が、長期的には大きな損失につながるケースが少なくありません。
3.1.5. 導入時期の拙速な決定
経営層からの急な指示や、年度末の予算消化などの理由で、十分な準備期間を確保できないまま導入を進めてしまうケースがあります。
このような拙速な導入は、要件定義の不備、現場との合意形成の不足、教育期間の短縮など、様々な問題を引き起こす原因となります。
導入前の計画段階で、現場の業務フローを十分に分析し、必要な機能を明確に定義することが重要です。
ユーザの意見を積極的に取り入れ、コストと利便性のバランスを取ることで、導入後のトラブルを回避できます。
3.2. 導入時の問題
システムを導入する際、適切なトレーニングや段階的な導入計画がなければ、現場の混乱を招くことになります。
また、旧システムからのデータ移行がスムーズに進まなかったり、サポート体制が不十分だったりすると、業務に大きな影響を与えてしまうでしょう。
- 不十分なユーザトレーニング
- マニュアルの不備
- 段階的導入の失敗
- 旧システムからの移行の問題
- サポート体制の不備
ここからは、導入時の問題について詳しく解説します。
3.2.1. 不十分なユーザトレーニング
新システムの導入時に適切な教育期間を設けないことは、深刻な運用上の問題を引き起こします。
システムの基本的な操作方法から、業務に即した具体的な使用方法まで、段階的な教育プログラムが必要です。
特に、システム導入によって業務プロセスが大きく変更される場合、十分な教育期間の確保が重要となります。
3.2.2. マニュアルの不備
システムの操作マニュアルが不十分な場合、ユーザの日常的な操作に支障をきたします。
特に、技術的な用語が多用されたマニュアルや実際の業務フローに即していない説明は、ユーザの理解を妨げる要因となります。
例外的なケースへの対応方法やトラブル時の対処方法が明確に記載されていないことも、運用上の混乱を招く原因です。
3.2.3. 段階的導入の失敗
一度にすべての機能を導入することで、現場に大きな混乱が生じることがあります。
特に大規模なシステム更新の場合、段階的な導入計画が重要です。
適切な導入計画を立てずに一斉導入を行うと、業務の停滞や重大なエラーの発生リスクが高まります。
3.2.4. 旧システムからの移行の問題
既存システムから新システムへの移行時には、データの移行問題や操作性の違いによる混乱が発生します。
特に、長年使用してきた旧システムのデータ形式や操作感に慣れているユーザにとって、新システムへの移行は大きなストレスとなります。
データ移行時のエラーや欠損は業務に重大な支障をきたす要因となるため、注意が必要です。
3.2.5. サポート体制の不備
システム導入直後は、さまざまなトラブルや問い合わせが集中する時期です。
この時期に適切なサポート体制が整備されていないと、小さな問題が大きな混乱に発展するリスクがあります。
特に、システムベンダーと社内のサポート体制の連携が不十分な場合、問題解決までに時間がかかり、業務効率の低下を招きます。
システムの導入は、単に新しいシステムを設置するだけでなく、ユーザがスムーズに移行できるよう、十分な準備とサポート体制の整備が必要です。
教育や段階的な導入を計画し、現場の負担を軽減することが求められます。
3.3. 導入後の問題
システム導入後も、継続的なメンテナンスやユーザフィードバックの反映がなければ、使い勝手は次第に悪化していきます。
業務変更に対応できないシステムや、ルールが未整備な環境では、せっかくの導入効果も十分に発揮されません。
- システムの更新やメンテナンスの不足
- 業務変更への対応遅れ
- ユーザフィードバックの未反映
- 運用ルールの未整備
- 技術サポートの不足
ここからは、導入後の問題について詳しく解説します。
3.3.1. システムの更新・メンテナンス不足
定期的なシステムの更新やメンテナンスが行われないと、徐々に使い勝手が悪化していきます。
特に、セキュリティアップデートの遅れやバグ修正の先送りは、システムの安定性や信頼性を損なう要因となります。
また、新しい OS やブラウザへの対応遅れも、操作性の低下につながります。
3.3.2. 業務変更への対応遅れ
ビジネス環境の変化に伴う業務プロセスの変更に、システムが迅速に対応できないケースが多く見られます。
特にカスタマイズに時間とコストがかかるシステムの場合、業務の変化にシステムが追いつかず、運用上の問題が発生します。
この状況が続くと、システムの有効性が徐々に低下していきます。
3.3.3. ユーザフィードバックの未反映
システム導入後に現場から寄せられる改善要望や問題点の指摘を適切に反映しないことは、システムの使い勝手を悪化させる大きな要因となります。
日常的な運用の中で発見される問題点や改善案を収集し、継続的にシステムを改善していく体制が必要です。
3.3.4. 運用ルールの未整備
システムの使用方法や運用ルールが明確に定められていないと、部門や個人によって使い方にばらつきが生じます。
これは、データの品質低下や業務効率の悪化の要因の一つです。
新入社員の教育や人事異動時の引き継ぎにも支障をきたす原因にもなり得ます。
3.3.5. 技術サポートの不足
システム運用時に発生する技術的な問題に対して、適切なサポートが得られない状況は、業務の停滞を招きます。
特に、システムベンダーとの保守契約の範囲が限定的な場合や、社内の技術支援体制が不十分な場合、問題解決に時間がかかり、業務効率が低下します。
システムの運用は導入して終わりではなく、継続的な改善が必要です。
定期的な更新や業務の変化に応じた対応を行い、ユーザの意見を反映することで、システムの利便性を向上させることができます。
4. 使い勝手が悪いシステムがもたらす影響
使い勝手が悪いシステムは、企業活動の様々な側面に深刻な影響を及ぼします。
その影響は単なる業務効率の問題にとどまらず、組織全体のパフォーマンスや企業価値にまで波及する可能性があります。
- 業務効率の低下
- 従業員のモチベーション低下
- 人的ミスの増加
- 顧客満足度の低下
- コストの増大
- データ品質の劣化
- セキュリティリスクの増加
ここでは、主要な影響について詳しく解説します。
4.1. 業務効率の低下
システムの使い勝手が悪いことによる業務効率の低下は、企業活動に直接的な影響を与えます。
たとえば、データ入力に通常以上の時間がかかったり、必要な情報の検索に手間取ったりすることで、本来の業務に充てるべき時間が大幅に削られているなどです。
システムの処理速度が遅いことによる待ち時間の発生や、エラー対応に費やす時間の増加なども、業務効率を著しく低下させる要因となっています。
4.2. 従業員のモチベーション低下
日常的に使いづらいシステムと格闘することは、従業員の士気に重大な影響を及ぼします。
特に、以前は円滑に行えていた業務が新システムによって煩雑になった場合、従業員のフラストレーションは急速に蓄積されていきます。
この状況が継続すると、仕事への意欲低下や離職率の上昇にもつながりかねません。
新入社員の教育においても、複雑で使いづらいシステムの存在は、業務習得の大きな障壁となっています。
4.3. 人的ミスの増加
直感的でないインターフェースや複雑な操作手順は、さまざまな人的ミスを引き起こす原因となります。
特に、多忙な時期や疲労が蓄積している状況では、誤入力や誤操作のリスクが著しく高まります。
これらのミスは単純なデータ入力の誤りから重要な業務判断の誤りまで、さまざまなレベルで発生するものです。
エラーメッセージが分かりにくい場合などは、ミスの修正にも余分な時間と労力が必要となります。
4.4. 顧客満足度の低下
システムの使い勝手の悪さは、最終的に顧客サービスの質の低下として表れます。
たとえば、顧客対応時にシステムの反応が遅いことで待ち時間が発生したり、必要な情報にすぐにアクセスできないことで適切な対応が遅れたりするなどです。
また、システム起因のミスにより誤った情報を提供してしまうことで、顧客との信頼関係が損なわれるケースもあります。
4.5. コストの増大
使い勝手が悪いシステムの運用には、予想を上回る追加コストが発生します。
まず、従業員の教育・研修に関する費用が継続的に必要となります。
また、システムの改善や機能追加のための開発費用、運用サポートの強化に伴う人件費の増加なども避けられません。
業務効率の低下による機会損失や、ミス修正のための追加作業に伴うコストなど、目に見えない経済的損失も発生しています。
4.6. データ品質の劣化
使いづらいシステムは、データの品質低下を引き起こします。
入力インターフェースが複雑で分かりにくい場合、データの入力ミスや欠損が増加します。
また、データの修正や更新が煩雑な場合、必要な更新作業が後回しにされたり、省略されたりするケースも多いでしょう。
このようなデータの品質劣化は、正確な業務判断や分析を困難にし、長期的には経営判断にも影響を及ぼす可能性があります。
4.7. セキュリティリスクの増加
システムの使い勝手が悪いことは、セキュリティ面でも大きなリスクとなります。
複雑な操作手順や分かりにくいインターフェースは、意図しない情報漏洩や不適切なデータアクセスを引き起こす原因です。
また、システムの不具合やエラーに対する適切な対応が遅れることで、セキュリティ上の脆弱性が放置されるリスクも高まります。
さらに、使いづらさを回避するために従業員が非公式な運用方法を採用することで、新たなセキュリティ上の欠陥が生まれる場合もあります。
これらの影響は相互に関連しており、一つの問題が他の問題を引き起こす連鎖反応を起こすことも少なくありません。
そのため、システムの使い勝手の改善は、単なる業務効率化の問題としてではなく、企業の競争力や持続可能性に関わる重要な経営課題として捉える必要があります。
システムの使い勝手の悪さは、さまざまな場面に悪影響を及ぼします。
使い勝手の悪さを感じた場合は、早めにシステム開発会社に相談してみましょう。
5. 使い勝手が悪いシステムを改善するための対策
システム導入後に使い勝手の悪さが目立つ場合、適切な対策を講じることで、業務の円滑化や生産性の向上を図ることができます。
改善策には、短期的な修正から中長期的な改革まで、さまざまなアプローチがあります。
ここでは、システムの使い勝手を向上させるための具体的な対策を、短期・中期・長期の3つの視点で解説します。
5.1.短期的な対策
システム改善の初期段階では、即効性のある対策を講じることが求められます。
短期的な対策は、システムの使用に関する障害を早急に解消し、ユーザがすぐに効果を感じられるようにすることが目的です。
- ユーザトレーニングの実施
- マニュアルの改訂
- カスタマイズ範囲の見直し
- ヘルプデスクの強化
- 運用ルールの明確化
具体的な対策を詳しく見ていきましょう。
5.1.1. ユーザトレーニングの実施
システムの使い勝手を即座に向上させる方法として、体系的なユーザトレーニングの実施が効果的です。
基本的な操作方法から応用的な使用方法まで、段階的な教育プログラムを設計することで、従業員のシステム活用能力を高めることができます。
特に、実際の業務シナリオに基づいた実践的なトレーニングは、日常業務での活用に直接つながります。
5.1.2. マニュアルの改訂
実用的で分かりやすいマニュアルの整備は、システムの有効活用を促進する重要な要素です。
技術的な説明に偏ることなく、実際の業務フローに沿った具体的な操作手順を示すことで、ユーザの自主的な学習を支援します。
また、よくある質問（FAQ）や、トラブルシューティングガイドを充実させることで、日常的な問題解決をサポートします。
5.1.3. カスタマイズ範囲の見直し
現場のニーズに合わせてシステムのカスタマイズ範囲を適切に調整することで、操作性を向上させることができます。
不要な機能を非表示にしたり、頻繁に使用する機能へのアクセスを容易にしたりすることで、日常的な業務効率を改善します。
ただし、過度なカスタマイズは将来的な保守性に影響を与える可能性があるため、慎重な判断が必要です。
5.1.4. ヘルプデスクの強化
問題発生時の迅速な対応を可能にするため、ヘルプデスク機能の強化は不可欠です。
社内サポート体制の整備に加え、システムベンダーとの連携を強化することで、技術的な問題にも適切に対応できる体制を構築します。
また、よくある問い合わせ内容をデータベース化し、効率的なサポート提供を実現します。
5.1.5. 運用ルールの明確化
システムの効果的な活用には、明確な運用ルールの設定が重要です。
業務フローとシステムの使用方法を整理し、標準的な操作手順を確立することで、部門間や個人間での運用のばらつきを防ぎます。
特に、データ入力基準や承認フローなど、業務の正確性に関わる部分については、詳細なルールを設定します。
システムの使い勝手を即座に改善するためには、従業員が効率的にシステムを利用できるようにするための短期的な対策が重要です。
短期的な対策は、システムを利用する際の障害を即座に解消し、ユーザの操作ミスやストレスを減らし、業務の円滑化を図ることを目的としています。
対策を適切に実行することで、システムの効果的な活用が促進され、業務の生産性向上に直結します。
また、これらの施策を基盤として、中長期的な改善を目指すステップに進むことができます。
5.2. 中期的な対策
中期的な対策では、システムのパフォーマンスを向上させるための改善施策を実行します。
ここで実施する対策は、システムの効率性を高め、日常業務をよりスムーズに進行させるための重要なステップとなります。
- システムのアップデート
- インターフェースの改善
- 業務フローの見直し
- フィードバック収集の仕組み構築
- 定期的な評価・改善サイクルの確立
どのような方法が有効なのか、詳しく見ていきましょう。
5.2.1. システムのアップデート
定期的なシステムアップデートは、機能の改善や新機能の追加を通じて使い勝手の向上に貢献します。
特に、セキュリティパッチの適用や、パフォーマンスの最適化は、システムの安定性と信頼性を確保する上で重要です。
アップデートの実施に際しては、業務への影響を最小限に抑えるための計画的な展開が必要です。
5.2.2. インターフェースの改善
ユーザインターフェースの改善は、システムの使いやすさを大きく向上させる要因となります。
画面レイアウトの最適化、ボタン配置の見直し、視認性の向上など、UI/UXの観点からの改善を進めることで、操作性を向上させます。
モバイル対応など、新しい利用環境への対応も検討しましょう。
5.2.3. 業務フローの見直し
システムと業務プロセスの整合性を高めるため、既存の業務フローを見直します。
単にシステムに業務を合わせるのではなく、業務そのものの効率化や簡素化を図ることで、全体的な生産性の向上を目指しましょう。
この過程では現場の意見を積極的に取り入れ、実践的な改善を図ります。
5.2.4. フィードバック収集の仕組み構築
継続的な改善を実現するため、ユーザからのフィードバックを定期的に収集する仕組みを構築します。
アンケートやヒアリング、システムログの分析など、多角的な方法でユーザの声を集め、改善に活かします。
収集したフィードバックは、定期的なレビューを通じて具体的な改善施策に反映させましょう。
5.2.5. 定期的な評価・改善サイクルの確立
システムの使用状況を定期的に評価し、改善を進めるPDCAサイクルを確立します。
具体的な評価指標を設定し、定量的な分析を行うことで、改善の効果を測定します。
また、新たな要望や問題点を早期に発見し、迅速な対応を可能にする体制を整えましょう。
中期的な対策では、システムのパフォーマンス向上や業務プロセスの最適化を中心に、効率的な運用を実現します。
インターフェースの改善により、ユーザの操作性を向上させ、業務フローの見直しで全体的な生産性を高めることが目指されます。
定期的な評価・改善サイクル（PDCA）を導入し、システム運用を効果的に進化させる体制を整えましょう。
業務の効率化とシステムの信頼性向上が同時に達成され、より良い運用環境を築いていきます。
5.3. 長期的な対策
長期的な対策は、システムの根本的な改善を目指し、企業全体の成長と競争力強化を支えるものです。
持続的な業務改革を推進する体制を整えるためには特に重要でしょう。
- システムの再構築検討
- 新技術の導入検討
- 組織全体のDX推進
- 人材育成計画の策定
- 投資計画の見直し
具体的な対策について、詳しく解説します。
5.3.1. システムの再構築検討
現行システムの限界を見極め、必要に応じて抜本的な再構築を検討します。
技術の進歩や業務要件の変化に応じて、システムのソフトウェアや基本設計を見直し、より効率的で拡張性の高いシステムへの移行を計画します。
この際、クラウド化やマイクロサービス化など、最新のシステムの採用も検討しましょう。
5.3.2. 新技術の導入検討
AI、RPA、クラウドコンピューティングなど、最新のテクノロジーを活用することも検討しましょう。
これらの技術を適切に組み合わせることで従来の業務プロセスを大幅に改善し、新たな価値創造の可能性を探ります。
ただし、技術導入に際しては、費用対効果や実現可能性を慎重に評価する必要があります。
5.3.3. 組織全体のDX推進
システム改善を単独の課題として捉えるのではなく、組織全体のデジタルトランスフォーメーション（DX）の一環として位置づけます。
業務プロセスのデジタル化、データ活用の高度化、働き方改革など、包括的な視点から改革を推進します。
この過程では、経営層のコミットメントと、全社的な推進体制の確立が重要です。
5.3.4. 人材育成計画の策定
システムを効果的に活用できる人材を育成するため、長期的な視点での教育計画を策定します。
ITリテラシーの向上に加え、デジタル技術を活用した業務改革を推進できる人材の育成を目指します。
また、外部研修の活用や資格取得支援など、多様な学習機会を提供します。
5.3.5. 投資計画の見直し
システム関連投資を戦略的に見直し、より効果的な投資配分を実現します。
短期的な課題対応だけでなく、中長期的な競争力強化につながる投資を計画的に実施することが重要です。
投資効果の測定方法を確立し、継続的な評価と改善を行いましょう。
長期的な対策は、企業が持続的に成長し、競争力を強化するために欠かせないステップです。
システムの再構築や新技術の導入を通じて、最新の技術と効率的なシステム構築を目指し、業務プロセスを大幅に改善します。
人材育成計画を策定し、システムを効果的に活用できる人材を育成することで、技術力の向上と業務改革をリードできる組織を築くことも重要です。
企業の競争力を高め、未来の課題に柔軟に対応できる体制を確立することができます。
6. 使い勝手が悪いシステムを改善するためのステップ
洗い出した問題点のすべてを一度に解決するのは現実的ではありません。
- 問題の洗い出し
- 優先順位の策定
- 具体的な改善策の実施
- システム改善の評価と継続的な見直し
- システム開発会社との連携
すぐに業務に影響を与える問題や、比較的容易に解決できる課題から着手することで、早期の改善効果を実感しやすくなります。
6.1. 問題の洗い出し
システム改善の第一歩として、現場の声を丁寧に収集し、具体的な問題点を明確化します。
ユーザへのヒアリングやアンケート調査、業務観察など、多角的なアプローチで課題を把握しましょう。
システムログの分析やパフォーマンス測定など、定量的なデータも活用して問題の本質を理解することも重要です。
- ユーザインタビューやアンケート調査を定期的に実施して、実際の使用状況を把握する。
- 業務プロセスの観察を行い、どの部分で効率的でない作業が発生しているかを特定する。
システムログを解析し、エラーやパフォーマンスの低下が頻繁に発生している箇所を洗い出す。 - 定量的なデータを収集し、問題点の優先順位を決定するための指標を設定する。
- システムユーザからのフィードバックをもとに、具体的な課題を明文化する。
6.2. 優先順位の策定
特定された問題点について、業務への影響度や改善の難易度、コストなどを総合的に評価し、優先順位を決定します。
特に、日常業務に重大な支障をきたしている問題や、比較的少ない投資で大きな改善効果が期待できる施策を優先的に取り組みます。
- 各問題点について、業務への影響の大きさを評価する。
- 問題の解決にかかるコストとリソースを予測し、最適なリソース配分を考える。
- 改善の難易度を判断し、短期間で解決できる問題を優先的に着手する。
- ユーザや業務のニーズに即した改善施策を優先度に組み込む。
- 短期的な効果が見込まれる改善策と長期的な成果を見込む施策をバランスよく計画する。
6.3. 具体的な改善策の実施
決定された優先順位に基づき、具体的な改善施策を実行します。
インターフェースの改善や機能追加、業務フローの調整など、各施策について詳細な実施計画を立て、段階的に展開しましょう。
実施に際しては、ユーザへの影響を最小限に抑えるよう配慮します。
- 改善策ごとに詳細な計画を作成し、スケジュールを決定する。
- ユーザに配慮したテスト環境を作り、ユーザからのフィードバックを得ながら進める。
- 変更内容を関係者に事前に通知し、影響範囲を把握しておく。
- 変更後のシステムの操作方法やインターフェースの変更点を、マニュアルやガイドで明示する。
- 小規模な改善から始め、段階的に変更を加えていく「段階的改善アプローチ」を採用する。
6.4. 改善の評価と継続的な見直し
実施した改善施策の効果を定期的に評価し、必要に応じて追加の対策を検討します。
定量的な指標による効果測定と、ユーザからのフィードバック収集を組み合わせることで、総合的な評価を行いましょう。
また、新たな問題点や改善要望についても継続的に把握し、対応を検討します。
- 改善施策の効果を定期的にモニタリングし、業務効率やユーザ満足度の向上を評価。
- 作業時間の短縮、エラー数の減少などの定量的な指標と定性的なフィードバックを組み合わせて、総合的に評価。
- 改善後の結果をステークホルダーに報告し、透明性を確保する。
- 新たに発生した問題やユーザからの改善要望を受け入れ、改善策を再検討。
- 定期的なレビューを通じて、システム改善のサイクルを継続的に回す。
6.5. システム開発会社との連携
システムの改善を効果的に進めるため、システム開発会社との良好な関係を構築します。
定期的な協議の場を設け、問題点の共有や改善策の検討を行うとともに、中長期的な開発ロードマップの策定も共同で行うことが重要です。
保守・運用体制の強化や、新技術の導入についても積極的に協議を進めましょう。
- 定期的に開発会社とのミーティングを行い、システム改善の進捗を確認する。
- 改善案に対してフィードバックを受け入れ、開発会社と協力して実行可能な範囲で改善を進める。
- 開発チームとのコミュニケーションを密にし、問題発生時に迅速に対応できる体制を構築する。
- 保守・運用体制の見直しを行い、システムの安定稼働を維持するためのガイドラインを共有する。
- 新技術やツールの導入について、開発会社との共同研究や試験運用を実施する。
7. システム導入後に使い勝手が悪いと感じているなら「ブリエ」
システム導入後、「操作が複雑すぎて業務の効率が落ちた」「画面遷移が多く、情報にたどり着くのに時間がかかる」「エラーが頻発して業務に支障をきたしている」などの課題を感じていませんか？
このような問題を放置すると、現場の生産性が低下するだけでなく、従業員のストレスが増加し、最終的にはシステムが形骸化してしまう恐れがあります。
せっかくのシステム投資を無駄にしないためにも、早急な対応が不可欠です。
「ブリエ」では、システム導入後の課題を根本から解決し、使いやすさを追求した業務システムの改善を支援しております。
システムのUX改善や業務効率化に関するご相談は、ぜひお問い合わせください。
8. まとめ
- 業務効率の低下が見られる
- ユーザからの不満が多く、直感的な操作ができない
- 導入した機能の一部しか活用されず、手作業が残る
- 操作ミスやエラーが頻発し、業務に支障が出る
- 保守・サポート費用が予想以上にかかる
【導入前の問題】
- 要件定義が不十分で業務フローと合っていない
- ユーザニーズを十分に把握できていない
- コスト優先で必要な機能が削減されている
- 拙速な導入スケジュールが決定されていない
【導入時の問題】
- ユーザトレーニングが不十分で、操作が理解できない
- マニュアルの整備が不十分で、トラブル時の対応が困難
- 段階的な導入が失敗し、現場の混乱を招く
- 旧システムからの移行がスムーズに行われていない
- サポート体制が整っておらず、問題発生時の対応が遅れる
【導入後の問題】
- システムのメンテナンスが行き届かず、機能が陳腐化する
- 業務変更に対応できず、現場の業務負担が増大
- ユーザフィードバックが反映されず、改善が進まない
- 運用ルールが曖昧で、使い方が統一されていない
- 技術サポートが不足し、トラブル解決に時間がかかる
【短期的な対策】
- ユーザトレーニングを強化し、スムーズな運用を実現
- 操作マニュアルを改訂し、直感的な操作ができるようにする
- システムのカスタマイズを見直し、必要な機能を優先的に改善
- ヘルプデスクを強化し、問題解決を迅速化
- 運用ルールを明確化し、業務フローとの整合性を向上
【中期的な対策】
- システムのアップデートを定期的に行い、最新の状態を維持
- インターフェースを改善し、ユーザの負担を軽減
- 業務フローを見直し、システムと実際の業務の整合性を高める
- ユーザのフィードバックを収集し、改善施策を策定
- 定期的な評価・改善サイクルを確立し、継続的に改善を行う
【長期的な対策】
- システムの再構築を検討し、最新技術を取り入れる
- AIやRPAなどの新技術を導入し、業務の自動化を推進
- 組織全体のDX（デジタルトランスフォーメーション）を推進
- ITリテラシーを高めるための人材育成を行う
- 戦略的な投資計画を見直し、システムの持続的な成長を実現
システム導入後に「使い勝手が悪い」と感じた場合、その原因を特定し、段階的に改善策を実施することが重要です。
短期・中期・長期の視点で対策を講じ、業務効率の向上と従業員の負担軽減を目指しましょう。
システムの使い勝手に課題を感じている場合は、システム開発会社に相談することをお勧めします。
株式会社ブリエ代表取締役。Webデザイン、WordPress、Elementor、DTPデザイン、カメラマンなどを経て、FileMakerエンジニアとなる。企業の経営課題であるDX化、業務効率化、ペーパーレス化、情報の一元管理など、ビジネスニーズの変化に合わせてFileMakerで業務システムを開発し、柔軟に拡張して解決いたします。
