FileMakerエンジニア
「長年使ってきた社内システムが使いにくい！なぜなのだろう…」
「社内のシステムが使いにくすぎてイライラする！どうにかしたい！」
と感じていませんか？
社内システムが使いにくくなってしまうのは、
・社内システムが老朽化している
・新しい業務内容に古いシステムが対応していない
・改良・修正・機能追加を繰り返して、社内システムが複雑化している
といった原因があるからです。
こうした原因から使いにくくなってしまった社内システムの問題は、複合的で深刻であるため、「改善しない」という選択肢はありません。
改善しなければ、このまま業務効率は低下したままとなり、生産性は悪くなるばかりです。
そのため、長年使用していた社内システムが使いにくい場合は、改善もしくはリプレースすることを強くおすすめします。
ただし社内システムの改善やリプレースを行う際は、信頼のできるシステム開発会社を選定し、依頼することが重要になります。
ここでシステム会社選びに失敗してしまうと、
・思ったように社内システムが改善されず、結局使いにくいままになってしまう
・改善時はシステムが使いやすくなったとしても、5年後、10年後、と長期目線で見ると、また使いにくい社内システムになってしまう
・かけたコストや時間も無駄になる
といった事態になりかねないのです。
そこでこの記事では、以下の内容をお伝えします。
・社内システムが使いにくい原因
・使いにくい社内システムは改善するべき理由
・改善・リプレースはシステム開発会社へ任せるべき
・優良システム開発会社を選ぶポイント
・使いやすい社内システムにするために行うべき6つのこと
この記事を読むことで、
・長年使用してきた社内システムが使いにくくなってしまった原因を理解できる
・さらには、自社の社内システムを改善すべきかどうか判断できる
といったことが可能になります。
そして改善すべきだと判断した場合は、使いやすい社内システムにするための行動が分かり、改善への第一歩を踏み出せるようになるでしょう。
ぜひ最後までお読みください。
目次
社内システムが使いにくい3つの原因
まずは長年使用してきた社内システムが使いにくくなってしまった原因を、以下3つ解説します。
・社内システムが老朽化している
・新しい業務内容に古いシステムが対応していない
・社内システムが複雑化している
それぞれ見ていきましょう。
原因1:社内システムが老朽化している
社内システムが使いにくくなっている原因の1つとして考えられるのは「社内システムが老朽化している」ことです。
社内システムが老朽化することで、以下のような事態が発生します。
【社内システムが老朽化することで発生すること】
◆要因：メーカーやベンダーのシステム保守やサポートが終了している
・メーカーやベンダーは、次々に新しいバージョンのシステムや新製品を開発している
・そのため、古いシステムは次第にサポートや保守の対象外となってしまう
→事象：ベンダーによる修正や対応が受けられず、不具合を放置することになり、使いにくいシステムとなってしまう
◆要因：新しい技術やソフトウェアとの互換性が低下
・長年使用してきた古いシステムは、新しい技術や環境と互換性がなくなってしまう
→事象：新しいハードウェアや周辺機器との互換性が低下し、スムーズに動かなくなったり、一部の機能が使えなくなったりする
＜例＞
「WindowsXPでの使用を前提に作られたシステム」は、OSをWindows11に移行した場合、以下のように互換性が失われ、使いにくい社内システムになってしまう
（A）ユーザーインターフェースの変化
・WindowsXPからWindows11に移行する場合、ユーザーインターフェースが大きく変更
・古いシステムは新しいユーザーインターフェースに合わせて表示できないため、動作がスムーズではなくなる
（B）機能の変化
・WindowsXPからWindows11に移行する際に、無くなる機能がある
・失われた機能を使用してシステムが組まれていた場合、11に移行した瞬間に一部の機能が使えなくなる
自社の社内システムが老朽化しているかどうか、以下に1つでも当てはまるかどうか、確認しましょう。
【社内システムが老朽化しているかを判断するチェック項目】
以下の項目に1つでも当てはまる場合は、社内システムが老朽化している可能性があります。
□メーカーやベンダーのサポート期間が終了している、または終了が近づいている
□社内システムの処理速度が遅くなっている、レスポンスが悪くなっている
□社内システムの故障や不具合の頻度が増えている
□社内システムを14年以上使っている
こうして社内システムが老朽化すると、以下のようなリスクが発生してしまうでしょう。
【社内システムが老朽化した際のリスク！】
◆業務効率が低下してしまう
・動作が遅かったり、使いたい機能が使えなくなったりすることで、余分な手間や時間がかかり、業務効率が低下してしまう
◆セキュリティリスクが増える
・保守やサポートが終了しているシステムは、システムのアップデートや修正が終わっているため、新しく発見された脆弱性に対応できない
・そのためサイバー攻撃や不正アクセスによる情報漏洩のリスクが高まる
原因2:新しい業務内容に古いシステムが対応していない
社内システムが使いにくくなっている2つめの原因として挙げられるのは「新しい業務内容に古いシステムが対応していない」ことです。
ビジネス環境の変化に伴い、新しい業務内容や業務フロー、ニーズは進化していきます。
それに対し、システムがそれに追いついていない場合があるのです。
その結果、同じ情報を複数の場所で管理することになり、二重作業が発生してしまうため、業務効率が低下してしまいます。
たとえば、10年前に導入した在庫管理システムを例に考えてみましょう。
導入当時は、その時点での製品ラインナップに沿って在庫を管理すれば十分でした。
しかし、現在同じシステムを使用しようとすると、新しい製品が増えていたり、新たにECショップを始めていたりして、システムが新しい業務内容やニーズに対応できない、もしくはスムーズに使用するのが難しくなることがあるのです。
こうして新しい業務内容やニーズに対応できなくなると、システムが一部の業務にしか対応できないため、社員が手動でデータを入力したり、別のツールやシステムを使ったりする必要が出てきます。
新しい業務内容・フロー・ニーズに社内システムが対応していないかどうかは、以下のポイントを参考にしましょう。
【業務内容・フロー・ニーズに社内システムが対応しているかを判断するステップ】
（1）現在の業務内容、業務フローを全て洗い出す
（2）現在の業務内容に対して、社内システムを活用している箇所を明らかにする
→とくに社内システム導入以降に新しく追加された業務については、社内システムを活用しているかどうかを念入りにチェックする
（3）現在の業務に対して社内システムがニーズを満たせているかどうかを確認する
この3ステップを確認し、現在の業務内容・フロー・ニーズに社内システムが対応しているか確認することができる
そのままにすると以下のようなリスクが発生してしまうでしょう。
【新しい業務内容・フロー・ニーズに社内システムが対応していない際のリスク！】
◆業務効率が低下してしまう
・新しい業務プロセスに対応できず、手作業や二重入力などの非効率な作業が増える
◆重要なデータ活用ができなくなる
・重要な経営判断に必要なデータを適切に収集・分析できない
＜例＞
・10年前の在庫管理システムでは、新製品の在庫状況についてデータがない
・新製品がいつどのくらい入荷され、どういうタイミングで出荷されるのかといった重要な情報を収集、分析できない
業務内容やフロー、ニーズに社内システムが対応していない場合は、システムの改善が必要になります。状況によっては、リプレースの可能性もあるでしょう。
ご自身でシステム改善なのか、リプレースが必要なのかは判断が難しいため、まずはシステム開発会社へ相談することをおすすめします。
原因3:社内システムが複雑化している
社内システムが使いにくくなっている3つめの原因として挙げられるのは、「改良・修正・機能追加を繰り返して、社内システムが複雑化しているから」です。
複雑化といっても、企業によって状況はさまざまですが、よくありがちなのは、以下のとおりです。
【改良・修正・機能追加を繰り返して、社内システムが複雑化する例】
◆要因：似たような機能を重複して実装してしまう
＜具体例＞・営業部門が「顧客情報の検索機能」を過去に社内システム実装させて使用している
・しかし別のプロジェクトで新しい担当者が顧客情報の検索機能をゼロから再度実装
・ほぼ同じ検索機能がシステム内に二重に存在している
→事象：ユーザーが混乱し、どちらの機能を使うべきか迷ってしまう
→データの整合性が取れなくなり、情報の信頼性が低下してしまう
→システムの保守や更新が複雑になり、エラーのリスクが高まる
→システムリソースが無駄に消費され、全体的なパフォーマンスが低下する
◆要因：既存機能との整合性に欠けてしまう
＜具体例＞
新しい請求書発行機能が追加されたが、既存の会計システムとの連携が考慮されていない
→事象：データの二重入力が必要になる
→異なるシステム間でデータの不一致が発生し、正確性が損なわれてしまう
◆要因：機能を増やしすぎる
＜具体例＞
メニュー項目が多すぎて、目的の機能にたどり着くまでに時間がかかる
→事象：ユーザーが必要な機能を探すのに時間を浪費する
→誤操作が発生してしまう
◆要因：画面上に多くの情報や操作項目が詰め込まれる
＜具体例＞
データ入力画面に不要な入力項目やボタンが多数表示され、重要項目が埋もれたり、操作しにくくなったりする
→事象：重要な情報や操作項目を見落としてしまう
→データ入力時のエラーが増加してしまう
→画面の理解や操作に時間がかかってしまう
社内システムが複雑化しているかどうかは、シンプルに以下2つのポイントを確認しましょう。
【社内システムが複雑化しているかを判断するためのポイント】
以下を確認することで、社内システムの複雑化の度合いを簡易的に判断できる
（1）社員の声を聞く
システムを実際に使用している社員にアンケートやインタビューを実施し、下記を確認する
・システムの使いやすさ
・必要な機能を見つけるのにかかる時間
・操作の複雑さや分かりにくさ
（2）機能の重複をチェックする
・システムの機能一覧を作成し、似たような機能が複数存在していないか確認
・重複している機能があれば、複雑化の兆候といえる
こうした結果、以下のようなリスクが発生してしまいます。
【社内システムが複雑化している際のリスク！】
◆業務効率が低下する
・データの二重入力が必要になり、作業効率が低下する・必要な機能を探すのに時間を浪費してしまう
・データ入力時のエラーが増加し、時間を無駄にしてしまう
・画面の理解や操作に時間がかかり、業務の時間を圧迫してしまう
◆社内システムがブラックボックス化してしまう
・システムの全体像を把握できる人材が限られ、属人化が進む
◆セキュリティリスクが増える
・複雑化したシステムではセキュリティの脆弱性を見つけにくくなる
・古い技術や脆弱性のあるコードが残ってしまう可能性が高まる
複雑化の兆候が見られる場合は、改善やリプレースを検討しましょう。
先にもお伝えしましたが、システム改善なのか、リプレースが必要なのかは自社での判断が難しいため、まずはシステム開発会社へ相談することをおすすめします。
使いにくい社内システムは今すぐ改善するべき｜損失例
長年使用してきて使いにくくなってしまった社内システムは、基本的に改善するべきです。
なぜなら、使いにくい社内システムをこのまま使用し続ければ、企業全体の生産性を大きく落とし、企業の売上や顧客満足度にまで影響を及ぼす可能性があるからです。
以下にいくつかの具体例をご紹介します。
使いにくい社内システムを使い続けることの恐ろしさが理解できるでしょう。
使いにくい営業支援システムを使い続けている企業のケース
＜状況＞
・営業担当者が顧客からの問い合わせに対応し、迅速に見積を作成・提出するために営業支援システムを使用している
・営業支援システムが老朽化しており、新しい価格設定や製品オプションに対応できていない
・システムが複雑化していて、必要な情報を入力するのに手間がかかってしまう
＜業務への影響＞
・見積作成に通常の2倍の時間がかかり、顧客に迅速な対応ができないため、競合他社に先を越されるケースが増えるおそれがある
・営業担当者がシステム操作に時間を取られ、顧客とのコミュニケーションに時間をしっかりかけられなくなり、結果として、顧客満足度が低下してしまう
・今後もこの状況が続くと、新規顧客の獲得が難しくなり、競争力が低下し、売上が減少してしまうおそれがある
使いにくい在庫管理システムを使い続けている企業のケース
＜状況＞
・倉庫スタッフが商品の入出庫を管理し、迅速に出荷を行うために在庫管理システムを使用している
・在庫管理システムが古く、最新の物流プロセスや増加する商品カテゴリーに対応していない
・システムが複雑で操作が難しく、データの入力や検索に時間がかかっている
＜業務への影響＞
・出荷の遅延が発生し、主要顧客の納期に間に合わず、契約を失う
・クレームが急増し、信頼を失った顧客からのリピート注文が減少してしまう
・手動での在庫調整が頻繁に行われており、これにより在庫管理ミスが発生し、無駄なコストが増加してしまう
・この状況が続けば、主要顧客を失い続け、競争力を失い、売上全体が減少するリスクがある。
使いにくい経費精算システムを使い続けている企業のケース
＜状況＞
・社員が出張や業務で発生した経費を申請し、承認を受けるために、社内の経費精算システムを使用している
・ 経費精算システムが老朽化しており、新しい経費項目や支出ルールに対応できない
・システムが複雑化しており、入力や承認プロセスに多くの時間がかかる
＜業務への影響＞
・社員が経費精算に通常の2倍以上の時間を費やしており、本来の業務に集中できない
・営業担当者が経費精算に時間を取られ、顧客対応の機会を逃している
・月に数時間を経費精算に費やすことで、全社的に見れば数千時間の業務時間が無駄に消費されている
・無駄に消費された時間が有効活用されていれば、営業活動による売上向上や、プロジェクトの早期完了が可能であった
・経費精算の手間で重要業務に支障をきたし、プロジェクトの納期が遅れたことで顧客からの追加発注を逃し、潜在的な売上機会を失ってしまう
このように使いにくい社内システムは、日々の業務効率や会社全体の生産性、ひいては売上や顧客満足度にもつながるような重要な問題なのです。
そのため、長年使ってきた社内システムが使いにくい場合は、改善やリプレースをすることを強くおすすめします。
早めに対策を講じれば、より効率的で使いやすいシステム環境を整え、会社全体の業務パフォーマンスを向上させることができるでしょう。
改善・リプレースはシステム開発会社へ任せるべき｜自社で行うリスク
前章で長年使ってきた社内システムが使いにくくなった場合は、改善・リプレースが必要であるとお伝えしましたが、実際にステップを前に進めていく際には、システム開発会社へ依頼することをおすすめします。
なぜなら、システム開発会社に依頼しないで自社で対応してしまうと、以下2つのリスクがあるためです。
・社内システムの品質が下がるおそれがある
・無駄なコストと時間を浪費してしまう
それぞれ詳しく解説していきます。
リスク1:社内システムの品質が下がるおそれがある
1つめは「社内システムの品質が下がるおそれがある」です。
社内でシステム改善を試みる場合、社内のIT部門が持っている知識や経験が、システム開発会社に比べて足りないケースが多くあります。
具体的には、以下のような知識やノウハウを社内に持っているケースはそれほど多くないでしょう。
【システム開発会社が持つシステムを改善・開発するための知識・ノウハウ・スキル】
・システム内部のどこに原因があるのかを特定、改善するスキル
・将来的な拡張・変更に対応できるシステム構築する方法
・メンテナンス性を向上するための知識
・UIデザインで直感的でわかりやすいユーザーインターフェースの設計をする方法
・RPA（※）を使った業務自動化を組み込む方法
・社内システムのクラウド化にも対応できる方法
・業界の最新動向を把握し、最新のシステムを提案するスキル
・より効率的なシステムを提案するスキル
※RPA：PC上で行われる定型的な業務を、自動化するための技術やツールのこと。
「ソフトウェアのロボット」を使って、人間がコンピュータで行っている繰り返しの作業を代わりに行ってくれる仕組みです。
もし上記のような知識やノウハウがないにもかかわらず、自社で社内システムを改善しようとすると、
・システム内部のどこに原因があるのかわからず、直せない
・社内のIT部門の社員が、改善不要な箇所を操作して、一部の機能が使えなくなる
といったことが発生します。
また、本来の業務と並行して行うため、システム改善に必要な時間が不足し、テスト不足やバグの見落としが発生したり、改善作業が中途半端になり、結果として品質が下がったりするおそれもあるでしょう。
このように、社内での改善は社内システムの品質を落とすことにつながりかねません。
したがって、社内システムの改善を検討する際は、自社での対応に固執せず、専門家の力を借りることを積極的に検討すべきだといえるでしょう。
リスク2:無駄なコストと時間を浪費してしまう
2つめは「無駄なコストと時間を浪費してしまう」です。
社内でシステム改善を行う場合、先にもお伝えしたように、社内のIT部門が持っている知識や経験が、システム開発会社に比べて足りないため、失敗のリスクも高くなります。
その結果、以下のようにコストと時間の無駄な浪費につながってしまうのです。
【コストの浪費】
・社内システムの改善が失敗した場合、最初に投じた開発費用が無駄になる
・新たに外部のシステム開発会社に依頼するための追加費用も発生する
【時間の浪費】
・社内システム改善に失敗すると、システム改善がさらに遅れてしまう
こうしたことから、無駄なコストと時間を浪費しないためにも、システム開発会社に依頼するようにしましょう。
使いやすい＆後悔しないシステム開発会社を選ぶ6つのポイント
使いにくくなってしまった社内システムの改善は、システム開発会社へ依頼すべきですが、依頼先はどこでもいいわけではありません。
使いやすく後悔しないシステム開発会社を選ばなければ、思ったように社内システムが改善されず、結局使いにくいままになってしまうおそれがあります。
また、改善時はシステムが使いやすくなったとしても、5年後、10年後、と長期目線で見ると、また使いにくい社内システムに成り下がってしまうケースもあるのです。
さらには、かけたコストや時間も無駄になってしまうでしょう。
そのため使いやすく後悔しないシステム開発会社を選んで依頼することが重要になります。
そこで4章では、より良いシステム改善・開発を行ってくれるシステム開発会社を選ぶポイントを、以下6つご紹介します。
＜使いやすいシステム会社を選ぶポイント＞
・同じ業界や同じ内容の案件実績があるか確認する
・老朽化したシステムの改善・リプレースに強い会社かどうかチェックする
・UIデザインに強い会社かどうかを確認する
・自社のことを考えた提案をしてもらえるかどうか判断する
＜後悔しないシステム会社を選ぶポイント＞
・納品後のサポート体制が十分かどうか確認する
・セキュリティ対策が万全かどうかチェックする
ちなみに、システム開発会社を選ぶ際には単に安価なシステムを作ることが目的になってしまっては本末転倒であるため、金額の安さだけで選ばないようにしましょう。
それでは、各ポイントを見ていきましょう。
ポイント1:同じ業界・同じ内容の案件実績があるか確認する
1つめは「同じ業界や同じ内容の案件実績があるか確認する」ことです。
同じ業界や同じ内容の案件実績がある会社は、自社の事業や業界、競合などを正確に理解し、改善・開発の意図を適切に汲み取ってくれる傾向があります。
そのため、コミュニケーションがスムーズで、高品質なシステムを提供してもらえる可能性が高くなるのです。
ただし、ここで重要なのは単なる実績の数ではなく、その内容です。
改善・リプレース実績が多かったとしても、自社が改善したいシステムの経験がなければ、対応に期待できない可能性があります。
たとえば、医療や金融系のシステムは特殊な知識や仕組みが必要となるため、その分野での実績が重要となることがイメージできるのではないでしょうか。
そのため、実績の多さだけでなく、以下の点に注目して確認しましょう。
【確認するべき実績の中身】
◆自社が開発したいシステムに類似した開発事例があるかどうか
→公式サイトで「開発事例」「技術ブログ」などの項目を確認する
◆過去にシステム改善・開発した案件で特にこだわった点や成功の要因など、具体的な話があるかどうか
公式サイトだけでは詳細な実績が分からないことも多いので、直接問い合わせてみるのも良いでしょう。
その際、以下のように具体的な質問をすることをおすすめします。
【問い合わせで聞いておくと良い質問例】
◆過去のシステム改善・開発は、クライアント企業の課題をどのように解決したのか
◆数字で示せる具体的な成果はあるか
◆開発プロセスでとくに工夫した点は何か
ポイント2:システムの改善・リプレースに強い会社かどうかチェックする
2つめは「システムの改善・リプレースに強い会社かどうかチェックする」ことです。
システム開発の分野は多岐にわたり、開発実績が豊富な会社でも、必ずしも改善やリプレースが得意とは限りません。
単に実績の多さだけで判断すると、
・期待どおりの改善ができず、使いづらさが解消されない
・高機能なシステムにリプレースしたものの、社内から「結局使いづらい」と不評になる
・既存のデータや業務フローとの整合性が取れず、混乱を招く
といった事態になりかねません。
こうしたリスクを回避するため、以下のポイントを事前にチェックしておくことをおすすめします。
【システムの改善・リプレースに強い会社かどうかチェックするポイント】
□老朽化したシステムの改善・リプレースの具体的な実績
□既存システムの分析や移行に関する専門知識やツールの有無
□ユーザーの使いやすさを重視した設計・開発の経験
□老朽化したシステムとの連携や段階的な移行の実績
ポイント3:UIデザインに強い会社かどうかを確認する
3つめは「UIデザインに強い会社かどうかを確認する」ことです。
UIデザインに強い会社は、直感的に使いやすいインターフェースを設計する力があります。
社内システムが直感的なインターフェースになれば、社員が必要な機能や情報に素早くアクセスできるようになるため、日常業務の効率が大幅に向上し、時間とリソースの節約につながります。
また、分かりやすいインターフェースへと改善できれば、操作について多くの説明は不要になります。その結果、学習コストが低くなり、社員はすぐに使いこなせるようになるのです。
たとえば、製造業A社が在庫管理システムをリプレースした際、UIデザインに強いシステム開発会社に依頼した場合を例に考えてみましょう。
以下のように優れたUIデザインを導入して、社内システムを使いやすく改善することに成功しました。
【優れたUIデザインの導入例】
・ダッシュボード機能（※1）の導入
→重要な情報が一目で把握できるようになった
・直感的なアイコンやカラーリング
→操作ミスが減る
・レスポンシブデザイン（※2）の採用
→PCだけでなくタブレットやスマートフォンからも快適に操作できるようになった
※1 ダッシュボード機能：一つの画面に複数のグラフや表などを一覧で確認できる掲示板のようなもの
※2 レスポンシブデザイン：PCやスマートフォンなどのデバイスの画面サイズに依存しないシステムを構築する方法。デバイスのウィンドウの幅に合わせて、見やすいように自動で切り替える仕組みのデザイン
一方、ここでUIデザインに強くない会社にシステムの改善・リプレースを依頼してしまうと、
【UIデザインに強くない会社にシステムの改善やリプレースを依頼するリスク】
・操作方法を直感的に理解できないデザインになり、日常業務での操作に余計な時間がかかり、生産性が低下する
・メニューや画面遷移が複雑で、必要な機能や情報にたどり着くのに時間がかかり、システム利用率が低下したり、業務効率が低下したりする
といった事態になるおそれがあります。
こうしたリスクを避けるためにも、UIデザインに強い会社を選びましょう。
UIデザインに強い会社かどうかは、公式サイトや問い合わせを行い、以下の項目を確認しましょう。
【UIデザインに強い会社かどうかチェックするポイント】
□類似した業界や規模の企業の事例があるか確認する
□実際に制作したUIデザインのポートフォリオを確認する
□最新のUIデザインのトレンドや技術に精通しているのか確認する
□経験豊富なUIデザイナーが在籍しているか確認する
UIデザインに強い会社は多くありません。
ブリエは使いやすさを重視し、UIデザインに注力してきた数少ないシステム開発会社です。
利用者目線で使いやすいシステムを開発しておりますので、よろしければご検討ください。
【お客様の声】
今までは色んなところを見なければいけなかったのですが、お客様の情報や数字の進捗、現場がどのように動いているかも、ひと目でわかるようになりました！
お客様事例：分散する情報をひとつに。作業の見える化で仕事の精度がグンと上がった。
ポイント4:自社のことを考えた提案をしてもらえるかどうか判断する
4つめは「自社のことを考えた提案をしてもらえるかどうか判断する」ことです。
システム開発会社の担当者の中には、案件獲得を優先するあまり、クライアントの要望に対して安易に同意するケースが少なくありません。
「それでいいんじゃないですか」と相槌を打つだけで、発注者にとって不利になったり、不便になったりしそうな点を指摘しない傾向があり、本当の意味で自社に親身になって考えてくれないことがあるのです。
一方、優秀なシステム開発会社や担当者は、クライアント企業が要望を伝えても、全てを鵜吞みにしません。
「その計画では将来に不安があります」といった率直なアドバイスをし、システムの改善後も見据えてより良い提案をしてくれるのです。
そのため、自社のことを本当の意味で考えてくれる担当者かどうかは、しっかり見極める必要があります。
以下のポイントをチェックして、システム開発会社や担当者が自社のことを真剣に考えてくれるかどうか判断しましょう。
【自社のことを考えた提案をしてくれる企業・担当者どうかを判断するポイント】
□初回面談でしっかりヒアリングしてくれる
□システムを作る目的やゴールを理解してくれる
□プロジェクトを一緒に進めていくうえで熱意を持っている
□専門用語を多用せず、丁寧に説明してくれる
□「～はしない方がいいですよ」と売り込みだけでなく、アドバイスをくれる（言いにくいことも伝えてくれる）
□システムを作った先のことまで提案、アドバイスをしてくれる
ポイント5:納品後のサポート体制が十分かどうか確認する
5つめは「納品後のサポート体制が十分かどうか確認する」ことです。
システム導入後にトラブルが発生することは珍しくありません。
そのため、納品後の修正対応やトラブル対応が迅速に行える体制が整っているかを確認することが重要です。
以下の6点を確認することで、サポート体制の充実度を判断できます。
【システム開発会社のサポート体制が十分かどうかを判断するためのチェックポイント】
（1）サポート範囲と期間
具体的に何をどのくらいの期間サポートしてくれるのか
バグ修正、機能追加、運用支援などの範囲が明確
（2）対応スピードと利用可能時間
問題発生時にどれくらい早く対応してくれるか
営業時間外や休日の対応は可能か
（3）サポート体制
専門知識を持つスタッフが十分にいるか
自社の規模や業務に見合ったサポート体制か
（4）コミュニケーション方法
電話、メール、チャットなど、連絡手段が充実しているか
定期的な報告や会議の仕組みがあるか
（5）資料・ナレッジの共有
操作マニュアルや技術資料が整備されているか
自己解決のためのリソース（FAQ等）が提供されているか
（6）継続的な改善とアップデート
セキュリティパッチや機能更新の提供体制があるか
ただし、上記全てのサポートがあるかを確認するのではなく、まずは自社のニーズに合うサポート内容を上記の中から明らかにすることが重要です。
そして、自社のニーズに合うサポートを提供してくれるシステム開発会社かどうかを判断すると良いでしょう。
ポイント6:セキュリティ対策が万全かどうかチェックする
6つめは「セキュリティ対策が万全かどうかチェックする」ことです。
とくに業務システムや基幹システムの改善・リプレースを依頼する場合、自社の業務フローや内容を詳細に説明する必要があります。
そのため、システム開発会社の情報管理体制がしっかりしていないと、自社の重要な情報が漏洩するリスクがあるのです。
たとえば、ある製造業の会社が生産管理システムのリプレースを依頼した際、以下のような情報をシステム開発会社に共有する必要がありました。
・リプレース中に、自社の製造プロセスの詳細情報を共有
・取引先や原材料の調達先情報もシステムに組み込む必要があった
・社員の個人情報も一部システムに含まれることになった
こうした状況下で、セキュリティ対策が不十分な開発会社を選んでしまうと、競合他社への情報漏洩や個人情報の流出など、深刻な事態へと発展するおそれがあります。
情報セキュリティの管理体制を確認するには、実際に問い合わせたシステム開発会社に以下の項目をチェックするのが有効です。
【情報セキュリティ管理体制のチェック項目】
□社内のセキュリティポリシーの内容
□データの暗号化や定期的なバックアップの実施状況
□社員に対するセキュリティ教育の実施状況
加えて、セキュリティに関する認証を受けているシステム開発会社であればなお良いです。
【システム開発会社が取得しているとなお良し！セキュリティに関する認証2つ】
◆ISO 27001（ISMS）認証：国際規格に基づいた情報セキュリティ管理体制の証
◆Pマーク：日本工業規格に基づいた個人情報保護の体制がある証
こうして、セキュリティ対策にしっかりと取り組んでいる万全なシステム開発会社を選ぶことで、自社の重要な情報を安全に取り扱ってもらえ、安心してシステムの改善・リプレースを依頼できるでしょう。
【システム開発時】使いやすい社内システムにするために行うべき6つのこと
使いやすく後悔しないシステム開発会社を選定できたら、あとは社内システムの改善を丸投げすればいいというわけではありません。
社内システムの改善やリプレースは、両者の強みを活かすことでシステム改善・リプレースの質が最大化されるため、自社と外部のシステム開発会社が協力して取り組むべきです。
自社は自社の業務プロセスや課題を深く理解しています。
一方で、システム開発会社は専門的な知識や技術、自社にはない視点を持っています。
そのため、この両者が協力することで、使いやすいシステムへ改善・リプレースできるのです。
それでは自社が行うべきこととは何なのでしょうか。
5章では、使いやすい社内システムへと改善するために、自社が行うべき行動を以下6つご紹介します。
＜社内システム改善前＞
・現状の課題を明確化すること
・内部のプロジェクトチームを編成する
＜社内システム改善中＞
・定期的にコミュニケーションを取る
・システムの動作テストに参加する
＜社内システム改善後＞
・社員へのトレーニングを行う
・システム改善後も評価を行いフィードバックする
1:現状の課題を明確化すること
1つめは「現状の課題を明確化すること」です。
日々社内システムを使用している自社の社員こそが、最もその課題を感じ取っている当事者です。
自社内で課題を適切に把握していなければ、システム開発会社に正確に伝えることができず、結果として本当に必要な改善点を見逃してしまう可能性があるのです。
そのため、以下3点を明らかにして、現状を正確に把握するようにしましょう。
【現状の課題を明確化する際に明らかにするべきこと5つ】
◆現行システムの問題点や改善すべき点を洗い出す
◆社員から意見やフィードバックを収集する
＜具体例＞
・システムの応答速度が遅く、特に繁忙期にはフリーズすることがある
・新しい生産ラインや製品カテゴリーに対応できず、手動での管理が増えている
・度重なる機能追加により、操作手順が複雑化し、新人教育に時間がかかる
◆現場の業務フローをシステム開発会社と共有する
◆改善後のシステムに求める機能や性能を具体的に定義する
＜具体例＞
・クラウドベースの高速で安定したシステム基盤
・柔軟に新しい生産ラインや製品カテゴリーを追加できる拡張性
・直感的なユーザーインターフェースと、カスタマイズ可能な操作フロー
◆改善後のシステムで達成したい目標を明確にする
＜具体例＞
・システム操作にかかる時間を40%削減
・新規生産ライン導入時のシステム対応時間を70%短縮
・新人の社内システムを使った業務の習熟期間を2ヶ月から1ヶ月に短縮
2:内部のプロジェクトチームを編成する
2つめは「内部のプロジェクトチームを編成する」ことです。
「実際に課題を感じている現場の社員の声」を拾い上げられる体制にすることで、何をどう変えたら使いやすくなるかがより明確化することができます。
また、各部門の意見を取り入れることで、新システムへの理解と協力を得やすくなるのです。
そのため、一部の部門だけで改善を進めないようにしましょう。
具体的には、内部プロジェクトチームを編成するにあたって、以下の行動を実施しましょう。
【内部プロジェクトチームを編成するにあたってすべきこと】
◆社内の各部門から代表者を選出し、横断的なプロジェクトチームを編成する
＜具体例＞
営業部門、人事部門、財務部門、製造部門など、システムを利用する主要な部門から代表者を選出
◆システム開発会社との窓口となる担当者を明確に定める
＜具体例＞
IT部門のマネージャーや、プロジェクト管理の経験が豊富な社員を選出
3:定期的にコミュニケーションを取る
3つめは「定期的にコミュニケーションを取る」ことです。
積極的なコミュニケーションをすることで、自社の要求や意図をシステム開発会社に正確に伝えることができます。
その結果、誤解や認識のずれによるやり直しを最小限に抑えられ、より使いやすいシステムへと改善することができるのです。
定期的にコミュニケーションを取る際には、特に以下の行動を実施することをおすすめします。
【積極的にコミュニケーションするべきシーン】
◆定期的な進捗会議やレビューに積極的に参加する
＜具体例＞
週1回の進捗報告会、月1回の詳細レビュー会議など
◆システム開発会社からの質問や提案に迅速に対応する
＜具体例＞
24時間以内の返答を心がける、緊急の場合はすぐに対応するなど
◆問題点や懸念事項を早期に共有し、解決策を一緒に検討する
＜具体例＞
小さな懸念事項でもシステム開発会社へ報告し、協力して解決策を見出すなど
4:システムの動作テストに参加する
4つめは「システムの動作テストに参加する」ことです。
実際にシステムを使用する立場からの視点は、システム開発会社には気づきにくい問題点や改善点を発見する上で貴重です。
また早い段階でのフィードバックは、改善やリプレースの方向性を修正する機会となり、最終的に使いやすいシステムの実現につながります。
そのため、積極的にシステムの動作テストに参加するようにしましょう。
具体的には、以下のタイミングでテストに参加するのがおすすめです。
【積極的に動作テストに参加すると良いタイミング】
◆ユーザー受け入れテストに積極的に参加する
＜具体例＞
実際の業務シナリオにもとづいた動作テストを作成してもらい、システムの機能や操作性を確認する
◆プロトタイプや中間成果物を実際に使用し、フィードバックを提供する
＜具体例＞
初期段階のユーザーインターフェースデザインを確認し、直感的に操作できるかどうかを評価する
5:社員へのトレーニングを行う
5つめは「社員へのトレーニングを行う」ことです。
使いやすいシステムへと改善・リプレースできたとしても、使用する社員がスムーズに操作できなければ、意味がありません。
そこで適切なトレーニングを行うことで、社員のシステムに対する理解が深まり、操作の効率が向上します。また、新システムへの抵抗感を軽減し、スムーズな移行を促進することができるでしょう。
社員へのトレーニングは、以下の3つのポイントを実施しましょう。
【改善した社内システムの社員向けトレーニングを実施する際のポイント】
◆基本操作の実践的な指導
新システムの基本的な使い方を、実際の業務に即した例を用いて教えるようにする
社員が直接システムを操作しながら学べるよう、実践トレーニングを実施する
◆マニュアルとサポート体制の整備
わかりやすいマニュアルを作成し、必要時にすぐ参照できるようにする
また、質問や問題が発生した際の社内サポート窓口（ヘルプデスクなど）を設置する
◆フォローアップの実施
トレーニング後も定期的に使用状況を確認し、必要に応じて追加のサポートや再トレーニングを行う
6:システム改善後も評価を行いフィードバックする
6つめは「システム改善後も評価を行いフィードバックする」ことです。
というのも、実際の業務で使用してみて初めて気づく問題点や改善点があるケースも多いからです。
また、自社のビジネス環境や業務フローは常に変化していくため、システムもそれに合わせて進化し続ける必要があります。
そのため、システム改善後も評価を続け、システム開発会社にフィードバックを行うことをおすすめします。
具体的には、以下2つを実施しましょう。
【システム改善後も評価を行いフィードバックする際にするべきこと】
◆システム導入後も定期的に使用状況を評価して、改善点を洗い出す
＜具体例＞
四半期ごとに社員向けにアンケートを実施して、システムの使いやすさや効率性を評価する。
◆システム開発会社と定期的にコミュニケーションを取り、継続的な改善を行う
＜具体例＞
半年に一度、システム開発会社との定期ミーティングを設けて、社内での評価の結果を共有し、改善案を検討する。
システムのUIデザインにも強い会社は少ない！社内システム改善ならブリエへご相談ください
長年使用している社内システムが使いにくくなった場合は、ブリエにお任せください。
私たちは業界でも数少ないUIデザインにも強い会社です。
【お客様の声】
お客様からの依頼、案件登録、見積書、契約書、日報、仕入金額、発注書、請求書など最初から最後まで、案件に対しての進捗状況が今回のシステム内だけで知れるようになりました。
今までは色んなところを見なければいけなかったのですが、お客様の情報や数字の進捗、現場がどのように動いているかも、ひと目でわかるようになりました！
使いにくくなってしまった社内システムを、内部的にも、見た目（ユーザーインターフェース）的にも使いやすいシステムへとリプレースさせることができます。
私たちが行う見た目の改善とは、たとえば以下のとおりです。
【ブリエが行う見た目の改善例】
・どのページからでもTOPに戻るボタンが認識しやすい
・テキストリンクの位置や色がユーザーにとって違和感がない
・見やすいフォント、レイアウト
・フォームに入力補助の機能がある
・ユーザーが迷うことなくメニューや申し込みボタンを見つけられる
・システム内の導線がわかりやすい（欲しい情報にすぐ辿り着ける）
・入力フォームでの手順がスムーズ
また、私たちはお客様企業の将来の事業ビジョンが広がるような、先まで見越したご提案を大切にしています。
今すぐにご要望どおりの使いやすい社内システムへと改善することはできます。
しかし5年経過してみると、結局、お客様にとって使いにくい社内システムになってしまうケースがあるのです。
私たちは、長期スパンでお客様の社内システムを考え、ご要望に沿いつつも、お客様のためにならない改善は正直にお伝えしています。
このように私たちブリエは、お客様企業の成功を見据えて伴走していくサービスをご提供しています。
長年使っていた社内システムが使いにくいと感じていらっしゃる場合は、ぜひ一度、ブリエにご相談ください。
圧倒的なデザイン力と、長期を見据えた最善の提案をご提供させていただきます。
まとめ
この記事では、長年使ってきた社内システムが使いにくくなってしまった場合の原因や、改善に向けてするべき行動やポイントなどをお伝えしました。
◆社内システムが使いにくい3つの原因
・社内システムが老朽化している
・新しい業務内容に古いシステムが対応していない
・社内システムが複雑化している
◆使いにくい社内システムは改善するべき
◆改善・リプレースはシステム開発会社へ任せるべき理由
・社内システムの品質が下がるおそれがある
・無駄なコストと時間を浪費してしまう
◆優良システム開発会社を選ぶ6つのポイント
＜使いやすいシステム会社を選ぶポイント＞
・同じ業界や同じ内容の案件実績があるか確認する
・老朽化したシステムの改善・リプレースに強い会社かどうかチェックする
・UIデザインに強い会社かどうかを確認する
・自社のことを考えた提案をしてもらえるかどうか判断する
＜後悔しないシステム会社を選ぶポイント＞
・納品後のサポート体制が十分かどうか確認する
・セキュリティ対策が万全かどうかチェックする
◆使いやすい社内システムにするために行うべき6つのこと
＜社内システム改善前＞
・現状の課題を明確化すること
・内部のプロジェクトチームを編成する
＜社内システム改善中＞
・定期的にコミュニケーションを取る
・システムの動作テストに参加する
＜社内システム改善後＞
・社員へのトレーニングを行う
・システム改善後も評価を行いフィードバックする
使いにくい社内システムに悩む方々にとって、本記事が参考になれば幸いです。
株式会社ブリエ代表取締役。Webデザイン、WordPress、Elementor、DTPデザイン、カメラマンなどを経て、FileMakerエンジニアとなる。企業の経営課題であるDX化、業務効率化、ペーパーレス化、情報の一元管理など、ビジネスニーズの変化に合わせてFileMakerで業務システムを開発し、柔軟に拡張して解決いたします。
