FileMaker開発事例 – 足場仮設事業 業務管理システム
CASE STUDY
書類のデータ化で業務効率化！
保存コストを削減し整理と検索も楽々に。
手書きの書類作成や、ファックスによる問い合わせ、紙やアナログ作業がまだまだ多い足場業界。現場にフィットした業務管理システムで効率もアップ！
スケジュールを画像で管理していた時代。
立花工業様は、創業当時より大きなホワイトボードを2つ使い、今月と来月の現場やスケジュール管理をしていました。そして、そのホワイトボードを写真に撮って、印刷して、ファイリングして人工（にんく）管理をしていました。画像で管理していた時代は、現場が変わったり、日程変更があるごとに書き換えや集計も大変だったそうです。
また、見積書や請求書などの書類作業は、現場から会社へ戻ってこないと作成できないこともあり、このままのやり方では、管理側や現場スタッフの業務に集中する時間を奪ってしまう。危機感をいち早く感じた立花社長は、業務をシステム化するためにすぐに動き始めました。
解決すべき様々な問題。
そこからの立花社長の行動は早く、ご縁を頂き当社へFileMakerでの開発をご依頼を頂きました。
- バラバラだった見積書や請求書をひとまとめにする
- 会社に戻らなくても、外で時間の空いた時に書類を作成できるようにする
- 現場の指示書や仕様書、現場で必要な図面が外でも見れるようにする
- 工程表や予定表を一括管理できるようにする
スピーディーな対応と密なコミュニケーション。
システム開発のご依頼の前にホームページや印刷物のデザインのお仕事もいただいており、すでにチャットワークで連絡用のグループを作成していました。立花工業様とブリエで合計10名が参加していて常日頃よりスピーディーにご対応させていただいておりました。
「正直、初めは足場業界のことは良く分からなかったと思います。打合せをする中で、開発することだけを目指して進めるのではなく、業界やその背景を理解しながら、提案をしてくれました。」（立花社長）
当社ではしっかりとしたヒアリング調査で、要件定義を明確にし、知識のない方にもわかりやすいデザイン性・機能性・操作性に優れた柔軟なシステム開発をご提案いたします。
Windows, Mac, iPad, iPhone に対応
見積書や請求書は印刷して、郵送やFAXで送っていましたが、システム内で作成してそのままメールで送ってしまうので、いつもデスクの上に山のようにあった書類も、スッキリなくなりました。
また、紙ではなくデータで管理するようになって変わったことは、検索しやすくなったこと。「何月何日頃に送った書類」を手掛かりにファイリングした書類から探すのは時間がかかりますが、データ化したことで、すぐに見つかるようになりました。
現場スタッフが会社へ戻って来なくても良くなった。
今までは、現場が終わると書類を作成や、明日の現場の説明のために会社へ戻って来ていた社員やスタッフの皆さん。戻ってくると言っても、現場はエリアが関東一円なので、そのためだけに戻ってくるのは結構大変なことです。
iPadに対応したシステムを導入したことで、空いた時間に現場や社外での書類の作成はもちろん、仕様書や指示書、地図などの情報を印刷して渡す手間もなくなり、そのためだけに会社へ戻ってくることがなくなり、遅い時間までオフィスにいるということがなくなりました。
バラバラだったフォーマットも揃い、リアルタイムで一元管理。顧客管理も楽になった。
今まで個々のフォーマットで作成していた見積書や請求書ですが、システムを導入することで、フォーマットが揃い、デザインをすっきりと統一することができました。作成された帳票や入力されたデータは即反映され、リアルタイムで作業確認をすることができるようになりました。
また、別々で何度も同じ企業を入力する必要がなくなり、煩雑化していた顧客情報もすべて一括で管理できると同時に、いつ誰が何の書類を作成したのかも可視化されました。
導入にあたっての社内外の反応
業務の効率化や、紙資料の削減にはなりましたが、社内外の反応はどうだったのでしょうか？反対はありませんでしたか？
「特に反対はなかったですね。もともと社員からも、外で資料が見れるようにしたいという要望もありましたし、実際に使ってみて便利さの実感があったからかもしれないですね。また、社外でもFAXだと無くしてしまったと、また書類を再送することもありましたが、メールだと個人に送ることができ、その履歴も残るので二度手間もなくなりました。今後は請求書関係も郵便で送らない時代になってくるのではないでしょうか。」（立花社長）
開発の打合せについて
立花工業様の地元にある企業ではないため、ZoomやMeetでの打ち合わせや、Chatworkでのやりとりでしたが、やりにくさはありませんでしたか？
「違和感なく進められたと思います。地元がどこかは関係ないと思いますよ。対応もスピーディでしたし、Webでしっかり打合せをしながらだったので、うちの業務にあわせたオリジナルのシステムになり、使いやすいですし、操作性もわかりやすいです。」（立花社長）
導入メモ
- Windows、iPad、iPhone対応
- クラウドサイン API連携
- DropBox API連携
- 是正書手書き機能（PC、iPad）
- 工程表、予定表、月別売上表、現場管理、伝票、注文書、売掛・買掛管理、資金繰り表、取引先・自社管理、車両管理、他
- 支払管理（FBデータ出力、マネーフォワード用出力）
